Chatworkでメッセージが投稿されたら、契約書を作成してBoxに格納する

■概要

Chatworkで契約締結の依頼を受けた後、手作業で契約書を作成しBoxへ格納する業務は手間がかかるのではないでしょうか？特に、依頼内容の転記ミスや複数アプリを往復する作業は非効率になりがちです。このワークフローを活用すれば、Chatworkへのメッセージ投稿をきっかけに契約書の作成からBoxへの格納までを自動化し、手作業によるミスや手間を解消して業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Chatworkで契約依頼を受け、手作業での書類作成に課題を感じている法務・営業担当者の方
• 契約書作成から保管までを自動化し、業務の属人化を防ぎたいチームリーダーの方
• Boxを活用した文書管理フローを構築しており、さらなる効率化を目指す情報システム担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Chatworkへの投稿からBoxへの格納までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた一連の作業時間を短縮できます。
• AIがメッセージから必要な情報を抽出して書類を作成するため、手作業による転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. Chatwork、Googleドキュメント、BoxをYoomと連携します。
2. トリガーでChatworkを選択し、「新しいメッセージがルームに投稿されたら」というトリガーアクションを設定します。
3. オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、投稿されたメッセージから契約情報を抽出するように設定します。
4. オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、事前に用意したテンプレートと抽出した情報をもとに書類を作成します。
5. オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成された書類を指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Chatworkのトリガー設定で、契約依頼の投稿を監視するルームを任意で設定してください。
• AI機能のオペレーションで、メッセージから抽出したい項目に合わせてプロンプトを自由に設定できます。
• Googleドキュメントのオペレーションで使用するひな形を、作成したい書類に合わせて用意してください。
• Boxのオペレーションで、作成したファイルをアップロードするフォルダを任意で設定可能です。

■注意事項

• Chatwork、Google ドキュメント、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleドキュメントで契約書が発行される際に、Google Driveに自動格納されます。