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「GMOサインのフォルダ情報を定期的に確認して一覧にまとめる作業、地味に時間がかかって面倒…」
「手作業での確認や転記は、抜け漏れやミスが発生しそうで不安…」
このように、電子契約サービス上のフォルダ管理に関する手作業に、手間や課題を感じていませんか？
もし、指定した日時にGMOサイン内のフォルダ一覧を自動で取得し、管理用のシートなどに記録できる仕組みがあれば、こうした手作業による手間やヒューマンエラーから解放されます。
契約管理の正確性を担保しつつ、より重要な契約内容の確認といったコア業務に集中する時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはGMOサインのフォルダ一覧を取得する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
GMOサインで契約書などを管理しているものの、フォルダの一覧情報を定期的に取得する作業に手間を感じていませんか？手作業での確認は時間がかかるだけでなく、抜け漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、指定した日時にGMOサインのフォルダ一覧を自動で取得し、Google スプレッドシートに記録できるため、手作業による確認業務から解放され、契約管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■ 注意事項
それではここから、指定した日時にGMOサインのフォルダ一覧を自動で取得し、Google スプレッドシートに記録するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：GMOサイン／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
GMOサインで契約書などを管理しているものの、フォルダの一覧情報を定期的に取得する作業に手間を感じていませんか？手作業での確認は時間がかかるだけでなく、抜け漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、指定した日時にGMOサインのフォルダ一覧を自動で取得し、Google スプレッドシートに記録できるため、手作業による確認業務から解放され、契約管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■ 注意事項
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
今回のフローで使用するGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携方法についてもナビ内で解説しているので、こちらを参考にYoomとの連携を進めてみてくださいね！
GMOサインのマイアプリ連携
アプリ一覧の検索窓からGMOサインを検索し、クリックします。
最後に「追加」を押してください。
マイアプリにGMOサインが表示されていれば、連携完了です。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
※オペレーション数が5つを越えるフローボットは、ミニプラン以上のプランで作成可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
■概要
GMOサインで契約書などを管理しているものの、フォルダの一覧情報を定期的に取得する作業に手間を感じていませんか？手作業での確認は時間がかかるだけでなく、抜け漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、指定した日時にGMOサインのフォルダ一覧を自動で取得し、Google スプレッドシートに記録できるため、手作業による確認業務から解放され、契約管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■ 注意事項
テンプレートをコピーすると、Yoom管理画面に追加されます。
OKを押して設定を進めましょう。
ここからはフローボットの設定を進めていきます。
まず、「スケジュールトリガー」をクリックしてください。
「スケジュール設定」の画面が表示されます。
ここでは、フローボットが起動する日時を指定していきましょう。
今回のテストでは【全曜日】の【9時】に指定するので、下図のように設定しました。
曜日指定以外にも、日付指定やCron設定を使用して自由に設定することができます。
▼日付指定
▼Cron設定
より詳しい設定方法については「スケジュールトリガーの設定方法」をご確認ください。
最後に「完了」を押して次へ進みましょう。
「アクセストークンの生成」を、クリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Yoomと連携するGMOサインのアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
ここでは、アクセストークンの生成を行います。
『GMOサインとの連携について』を確認して、「シークレットキー」と「顧客ID」を設定してください。
※アクセストークンの有効期限は30分です。
設定が完了したら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると、取得した値に生成されたアクセストークンが表示されます。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「完了」を押して次に進みましょう！
「フォルダ情報の一覧の取得」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
再度、Yoomと連携するGMOサインのアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
「シークレットキー」と「顧客ID」は、ステップ4と同様の設定をしてください。
「アクセストークン」は、アクセストークン生成オペレーションで取得した値を設定しましょう。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
全ての設定が完了したら「テスト」を押してください。
テストに成功すると、フォルダ情報一覧が取得されます。
確認し「完了」をクリックしましょう。
既存で入力してある値を削除する設定を行います。
もし、フォルダ情報の管理用シートが無い場合は、Google スプレッドシートで作成しておきましょう。
作成する内容は、架空の情報（「テストフォルダ」など）でOKです。
作成が完了したら設定を進めていきます。
「値を削除する」を、クリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Yoomと連携するGoogle スプレッドシートのアカウントに間違いがないかを確認し「次へ」進みましょう。
「スプレッドシートID」と「スプレッドシートのタブ名」は、入力欄をクリックして表示される候補から、管理用シートを選択してください。
「テーブル範囲」は、シートに合わせ削除対象の範囲を直接入力してください。
設定が完了したら「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
また、実際に値が削除されるので、Google スプレッドシートを確認してみましょう。
確認できたら、Yoomに戻り「完了」を押してください。
取得したレコードの数だけループ処理を行って、Google スプレッドシートに記録するよう設定していきます。
「同じ処理を繰り返す」をクリックしてください。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。
フリープラン・ミニプランではエラーになってしまうためご注意ください。
有料プランには、2週間の無料トライアルができ、期間中は通常は制限されるアプリや機能（オペレーション）も使えますので、この機会にぜひお試しください。
繰り返し対象の取得した値を設定します。
「オペレーション」はプルダウンから「フォルダ情報の一覧の取得」を選択。
「取得した値」には、ループ処理で用いるレコードの項目（フォルダーIDのリスト、フォルダ名称のリスト）を設定しましょう。
設定ができたら最後に「完了」をクリックしてください。
取得したフォルダ一覧をGoogle スプレッドシートに自動記録する設定を行います。
【Google スプレッドシート】データベースを操作するオペレーションについてもあわせてご確認ください。
「レコードを追加する」を、クリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
再度、連携するGoogle スプレッドシートのアカウントに間違いがないかを確認しましょう。
次に、データベースの連携を行います。
「スプレッドシートID」と「スプレッドシートのタブ名」は、ステップ6と同様のシートを設定しましょう。
「テーブル範囲」は、作成したシートに合わせ直接入力してください。
設定が完了したら「次へ」をクリックします。
追加するレコードの値を、取得した値から【ループ変数】を引用し設定しましょう。
『日付』から設定することもできます。
必要に応じて活用してみてください。
全ての設定が完了したら、「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
また、実際にレコードが追加されるので、Google スプレッドシートを確認してみましょう。
※今回はテストフローのため、１列しか反映されませんが、実際のフロー起動時には同じ処理を繰り返し、GMOサインのフォルダ一覧を自動で取得します。
確認できたら、Yoomに戻り「完了」を押してください。
これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう！お疲れさまでした。
以上が、指定した日時にGMOサインのフォルダ一覧を自動で取得し、Google スプレッドシートに記録するフローの連携手順になります！
Salesforceやフォーム等の情報をトリガーにGMOサインで契約・署名依頼を自動送付できます。
また、締結後はOneDrive等への自動保管、Microsoft Excelやシートの台帳更新、通知ができるため、契約業務の全工程を自動化し、事務工数を削減します。
■概要
GMOサインで契約が完了したらMicrosoft Excelの情報を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GMOサインで帳票類の管理を行う方
・契約書の管理を効率的にするために使用している方
・契約内容の可視化によって業務効率を上げている方
2.Microsoft Excelでデータの管理を行う方
・取引や顧客の情報を蓄積している方
■このテンプレートを使うメリット
GMOサインは作成した契約書に関連する業務をスムーズに行うために活用できるツールです。
しかし、GMOサインで契約が完了後、Microsoft Excelの情報を手作業で毎回更新するのは、情報共有の遅延を引き起こす可能性があります。
このフローを活用することで、GMOサインで契約完了後Microsoft Excelの情報を自動で更新し、手作業による手間を省きます。
また手入力によるヒューマンエラーを回避することで、共有する情報の正確性を高く保つことができます。
これまで手作業に欠けていた時間を他の業務に充てることで、業務進行を円滑にし効率化に繋げます。
■注意事項
・GMOサイン、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
GMOサインで書類の締結が完了したら、ファイルをGoogle Driveに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GMOサインを使用して契約業務を担当している方
・GMOサインを導入している企業
・GMOサインを使用して契約業務を担当している方
2.Google Driveでファイル管理を担当している方
・GMOサインで作成されたファイルをGoogle Driveに都度蓄積している方
・バックオフィス業務でGoogle Driveを使用している企業
3.手動によるGoogle Driveへのファイルの格納を自動化したいと考えている方
・日常的にGoogle Driveへのファイルの格納を担当している方
・業務の自動化を目指している中小企業の経営者
・GMOサインとGoogle Driveを連携して効率化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
・GMOサインで書類の締結が完了したら、ファイルを自動的にGoogle Driveへ格納できるため、業務の効率化を図ることができます。
・ファイル格納を自動化することで、格納先の誤り、格納漏れといったヒューマンエラーの防止に効果があります。
・Google Driveへファイル格納後にコミュニケーションツールから通知を出すことで、締結された書類の確認を特定のメンバーへ依頼することもできます。
■注意事項
・GMOサインとGoogle Driveを連携させてください。
・GMOサインでの署名依頼方法はこちらをご参照ください
■概要
GMOサインで契約書の署名が完了した際、関係者への通知を手作業で行っていませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、重要な通知の漏れといったリスクも伴います。このワークフローは、GMOサインのAPIなどを活用することで、署名完了と同時に指定した宛先へGmailで自動通知し、手作業による連絡業務をなくして契約関連業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
GMOサインで管理している多数の文書情報について、変更があるたびに手作業で更新するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。特に、一括で情報を更新したい場合には、情報の確認や入力作業に時間がかかり、ミスが発生する可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートにまとめた情報をもとに、GMOサインの文書情報を毎朝自動で一括更新できるため、こうした定型業務を効率化し、より重要な業務に集中することが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■ 注意事項
■概要
Google スプレッドシートで管理している契約ステータスが更新されるたびに手作業でGMOサインから契約書を送付する業務は、手間がかかり送付ミスなどの懸念もあるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートのステータス更新をきっかけに、契約書の作成からGMOサインでの送付までを自動化できるため、こうした課題をスムーズに解消し、契約業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Yoomの入力フォームの情報からGMOサインで契約書を作成し、署名依頼を送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Yoomの入力フォームを使用して回答内容の分析・活用をしている方
・業務でYoomの入力フォームを使用している企業
・入力フォームで回答された内容をインプットにして業務で活用している方
2.GMOサインで契約業務を行っている方
・人事部の採用担当者や事務職員
・企業の法務担当者
・取引先とのやり取りをする営業担当者
3.手動によるGMOサインによる契約書の送付を自動化したいと考えている方
・日常的にGMOサインによる契約書の送付を担当している方
・業務の自動化を目指している中小企業の経営者
・Yoomの入力フォームとGMOサインを連携して効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
・Yoomの入力フォームの情報からGMOサインで契約書を作成し、署名依頼を送付することができるため、業務の効率化を図ることができます。
・GMOサインによる署名依頼の送付を自動化できるため、入力誤り、宛先誤りといったヒューマンエラーの防止に効果があります。
・GMOサインによる契約書作成、署名依頼の送付を手作業で行う必要が無くなり、他の重要な作業に時間を充てることができます。
・承認フローを設けることで担当部署の上長への連絡も自動化でき、依頼漏れ、承認漏れといった事象が削減されます。
■注意事項
・GMOサインとYoomを連携させてください。
・GMOサインのマイアプリ連携はこちらをご参照ください。
・GMOサインでの署名依頼方法はこちらをご参照ください
■概要
フォームに回答されたら契約書類を用いてGMOサインを送付し、その書類をDropboxにも格納するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.オンラインフォームを活用している企業やチーム
2.GMOサインを利用している企業やチーム
3.Dropboxを利用している企業やチーム
4.ファイル保存までのプロセス自動化を推進している方
■このテンプレートを使うメリット
・フォーム、GMOサイン、Dropboxを連携することによって、契約業務を効率化しビジネススピードを加速させることが可能になります。
・契約書が自動的にDropboxに保存されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、法務文書の管理がシンプルでスムーズになり、迅速な対応や効果的なリソース管理が可能で業務全体の生産性向上が期待できます。
■概要
楽楽販売の情報をもとにGoogleドキュメントで契約書を作成して、GMOサインで契約書を送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.契約書の作成・送付を頻繁に行う担当者
2.業務効率化を図りたい方
3.楽楽販売、Googleドキュメント、GMOサインを使用している方
■このテンプレートを使うメリット
・手動での契約書作成・送付の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。
・デジタルツールを活用することで、契約書の作成・送付が迅速かつ正確に行え、契約プロセス全体の透明性と信頼性も向上します。
■注意事項
・楽楽販売、Googleドキュメント、GMOサインそれぞれとYoomを連携してください。
・楽楽販売でhttp送信を実行し、Yoomのフローボットを起動する方法：https://intercom.help/yoom/ja/articles/6704601
・GMOサインとの連携方法：https://intercom.help/yoom/ja/articles/6168734
・GMOサインでの署名依頼方法：https://intercom.help/yoom/ja/articles/6168847
・楽楽販売はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
GMOサインのフォルダ一覧取得と記録を自動化することで、これまで手作業で行っていた定期的な確認や転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、契約管理の担当者は最新のフォルダ情報を正確に把握でき、管理業務の負担を軽減して、より戦略的な業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Google スプレッドシート以外のツールにも記録できますか？
A：
はい、記録可能です。
Yoomでは業務内容に合わせてフローボットを自由に作成・カスタマイズできるため、普段お使いのツールとも連携できます。
詳しくは基本的なフローボットの作成方法をご確認ください。
なお、連携できるアプリの詳細は連携可能なアプリからご確認ください。
Q：フォルダ名以外にどんな情報を取得できますか？
A：
フォルダ名に加えてフォルダIDも取得できます。
フォルダIDをあわせて記録しておくことで、名称変更時の識別や後からの確認がしやすくなり、管理性が向上します。
Q：エラー発生時、どのように検知できますか？
A：
エラーが発生した場合、Yoomに登録したメールアドレスに通知が届きます。
また、Yoom画面上に「認証に失敗しました」「設定内容に誤りがある」などのエラーメッセージが表示されます。
エラーが起きた際の対応方法については下記のサイトをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
