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「GMOサインのフォルダ情報を定期的に確認して一覧にまとめる作業、地味に時間がかかって面倒…」
「手作業での確認や転記は、抜け漏れやミスが発生しそうで不安…」
このように、電子契約サービス上のフォルダ管理に関する手作業に、手間や課題を感じていませんか？
もし、指定した日時にGMOサイン内のフォルダ一覧を自動で取得し、管理用のシートなどに記録できる仕組みがあれば、こうした手作業による手間やヒューマンエラーから解放されます。
契約管理の正確性を担保しつつ、より重要な契約内容の確認といったコア業務に集中する時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはGMOサインのフォルダ一覧を取得する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから、指定した日時にGMOサインのフォルダ一覧を自動で取得し、Google スプレッドシートに記録するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：GMOサイン／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
今回のフローで使用するGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携方法についてもナビ内で解説しているので、こちらを参考にYoomとの連携を進めてみてくださいね！
GMOサインのマイアプリ連携
アプリ一覧の検索窓からGMOサインを検索し、クリックします。
最後に「追加」を押してください。
マイアプリにGMOサインが表示されていれば、連携完了です。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
※オペレーション数が5つを越えるフローボットは、ミニプラン以上のプランで作成可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
テンプレートをコピーすると、Yoom管理画面に追加されます。
OKを押して設定を進めましょう。
ここからはフローボットの設定を進めていきます。
まず、「スケジュールトリガー」をクリックしてください。
「スケジュール設定」の画面が表示されます。
ここでは、フローボットが起動する日時を指定していきましょう。
今回のテストでは【全曜日】の【9時】に指定するので、下図のように設定しました。
曜日指定以外にも、日付指定やCron設定を使用して自由に設定することができます。
▼日付指定
▼Cron設定
より詳しい設定方法については「スケジュールトリガーの設定方法」をご確認ください。
最後に「完了」を押して次へ進みましょう。
「アクセストークンの生成」を、クリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Yoomと連携するGMOサインのアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
ここでは、アクセストークンの生成を行います。
『GMOサインとの連携について』を確認して、「シークレットキー」と「顧客ID」を設定してください。
※アクセストークンの有効期限は30分です。
設定が完了したら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると、取得した値に生成されたアクセストークンが表示されます。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「完了」を押して次に進みましょう！
「フォルダ情報の一覧の取得」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
再度、Yoomと連携するGMOサインのアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
「シークレットキー」と「顧客ID」は、ステップ4と同様の設定をしてください。
「アクセストークン」は、アクセストークン生成オペレーションで取得した値を設定しましょう。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
全ての設定が完了したら「テスト」を押してください。
テストに成功すると、フォルダ情報一覧が取得されます。
確認し「完了」をクリックしましょう。
既存で入力してある値を削除する設定を行います。
もし、フォルダ情報の管理用シートが無い場合は、Google スプレッドシートで作成しておきましょう。
作成する内容は、架空の情報（「テストフォルダ」など）でOKです。
作成が完了したら設定を進めていきます。
「値を削除する」を、クリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Yoomと連携するGoogle スプレッドシートのアカウントに間違いがないかを確認し「次へ」進みましょう。
「スプレッドシートID」と「スプレッドシートのタブ名」は、入力欄をクリックして表示される候補から、管理用シートを選択してください。
「テーブル範囲」は、シートに合わせ削除対象の範囲を直接入力してください。
設定が完了したら「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
また、実際に値が削除されるので、Google スプレッドシートを確認してみましょう。
確認できたら、Yoomに戻り「完了」を押してください。
取得したレコードの数だけループ処理を行って、Google スプレッドシートに記録するよう設定していきます。
「同じ処理を繰り返す」をクリックしてください。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。
フリープラン・ミニプランではエラーになってしまうためご注意ください。
有料プランには、2週間の無料トライアルができ、期間中は通常は制限されるアプリや機能（オペレーション）も使えますので、この機会にぜひお試しください。
繰り返し対象の取得した値を設定します。
「オペレーション」はプルダウンから「フォルダ情報の一覧の取得」を選択。
「取得した値」には、ループ処理で用いるレコードの項目（フォルダーIDのリスト、フォルダ名称のリスト）を設定しましょう。
設定ができたら最後に「完了」をクリックしてください。
取得したフォルダ一覧をGoogle スプレッドシートに自動記録する設定を行います。
【Google スプレッドシート】データベースを操作するオペレーションについてもあわせてご確認ください。
「レコードを追加する」を、クリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
再度、連携するGoogle スプレッドシートのアカウントに間違いがないかを確認しましょう。
次に、データベースの連携を行います。
「スプレッドシートID」と「スプレッドシートのタブ名」は、ステップ6と同様のシートを設定しましょう。
「テーブル範囲」は、作成したシートに合わせ直接入力してください。
設定が完了したら「次へ」をクリックします。
追加するレコードの値を、取得した値から【ループ変数】を引用し設定しましょう。
『日付』から設定することもできます。
必要に応じて活用してみてください。
全ての設定が完了したら、「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
また、実際にレコードが追加されるので、Google スプレッドシートを確認してみましょう。
※今回はテストフローのため、１列しか反映されませんが、実際のフロー起動時には同じ処理を繰り返し、GMOサインのフォルダ一覧を自動で取得します。
確認できたら、Yoomに戻り「完了」を押してください。
これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう！お疲れさまでした。
以上が、指定した日時にGMOサインのフォルダ一覧を自動で取得し、Google スプレッドシートに記録するフローの連携手順になります！
Salesforceやフォーム等の情報をトリガーにGMOサインで契約・署名依頼を自動送付できます。
また、締結後はOneDrive等への自動保管、Microsoft Excelやシートの台帳更新、通知ができるため、契約業務の全工程を自動化し、事務工数を削減します。
GMOサインのフォルダ一覧取得と記録を自動化することで、これまで手作業で行っていた定期的な確認や転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、契約管理の担当者は最新のフォルダ情報を正確に把握でき、管理業務の負担を軽減して、より戦略的な業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Google スプレッドシート以外のツールにも記録できますか？
A：
はい、記録可能です。
Yoomでは業務内容に合わせてフローボットを自由に作成・カスタマイズできるため、普段お使いのツールとも連携できます。
詳しくは基本的なフローボットの作成方法をご確認ください。
なお、連携できるアプリの詳細は連携可能なアプリからご確認ください。
Q：フォルダ名以外にどんな情報を取得できますか？
A：
フォルダ名に加えてフォルダIDも取得できます。
フォルダIDをあわせて記録しておくことで、名称変更時の識別や後からの確認がしやすくなり、管理性が向上します。
Q：エラー発生時、どのように検知できますか？
A：
エラーが発生した場合、Yoomに登録したメールアドレスに通知が届きます。
また、Yoom画面上に「認証に失敗しました」「設定内容に誤りがある」などのエラーメッセージが表示されます。
エラーが起きた際の対応方法については下記のサイトをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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