■概要
Wrikeで新しいタスクを作成するたびに、関係者へ手動でメール通知を行う作業に手間を感じていませんか。こうした手作業は、本来の業務を圧迫するだけでなく、通知の漏れや遅延といったミスを引き起こす原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Wrikeでタスクが作成されると、Gmailから関係者へ自動で通知メールが送信されるため、タスク共有の迅速化と効率化を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- WrikeとGmailを使い、タスク作成時の通知業務を効率化したいと考えている方
- 手動でのメール連絡による通知漏れや遅延を防ぎ、確実な情報共有を行いたい方
- チーム内の情報伝達をスムーズにし、プロジェクト管理の質を高めたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Wrikeでタスクが作成されると自動でGmailから通知が送信されるため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うため、通知の送り忘れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、WrikeとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでWrikeを選択し、「タスクが作成されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでWrikeの「タスク情報を取得」アクションを設定し、トリガーで検知したタスクの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得したタスク情報を含んだメールを自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailの「メールを送る」アクションでは、通知メールの宛先（To, Cc, Bcc）や件名、本文の内容を自由に設定することが可能です。
- 件名や本文には、固定のテキストに加え、前段のオペレーションで取得したWrikeのタスク情報を変数として埋め込めるため、タスク内容に応じた具体的な通知を自動で作成できます。
■注意事項
- Wrike、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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