Google Driveの特定フォルダにファイルが作成されたら、OCRを行い結果を新規Googleドキュメントに追加する

■概要

Google Driveにアップロードされた請求書や申込書などの内容を、一つひとつ手作業で確認し転記していませんか？こうした定型的なデータ入力作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。

このワークフローを活用すれば、煩雑なデータ入力作業の自動化を実現し、Google Driveにファイルが追加されるだけでOCRでテキストを読み取り、その結果を自動でGoogleドキュメントに記録します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveに保存した請求書等の内容を手作業で転記している方
• OCRを活用したデータ入力の自動化を検討している業務効率化担当者の方
• Googleドキュメントへの記録作業を効率化し、ヒューマンエラーをなくしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• ファイルアップロードから転記までの一連のデータ入力の自動化が実現でき、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
4. 次に、オペレーションで「OCR機能」を選択し、「OCRで文字を抽出」アクションでダウンロードしたファイルを読み取ります。
5. 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「新しいドキュメントを作成する」アクションを設定します。
6. 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、OCRで抽出したテキストデータを指定してドキュメントに追記します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダを任意のフォルダIDで指定してください。
• Google Driveのファイルダウンロード設定では、トリガーで取得したファイルIDを変数として設定することで、動的にファイルを処理できます。
• OCR機能では、読み取り対象のファイルから抽出したい項目を任意でカスタマイズすることが可能です。
• Googleドキュメントを作成する際に、ドキュメントのタイトルを任意のテキストや変数を用いて設定できます。
• Googleドキュメントへテキストを追加する際に、OCRで取得した情報と固定のテキストなどを組み合わせて任意のフォーマットで追記できます。

■注意事項

• Google Drive、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。