Google DriveにファイルがアップロードされたらOCRで読み取り、Zoho Mailに通知する

■概要

Google Driveにアップロードされた請求書や申込書などの書類を確認し、その内容をZoho Mailで関係者に通知する作業を手動で行っていませんか？この定型的な業務は、確認漏れや通知ミスが発生しやすいだけでなく、コア業務の時間を圧迫する要因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google DriveとZoho Mailの連携を自動化し、ファイルがアップロードされた際にOCRで内容を読み取り、指定の宛先に通知する一連の流れを自動で完結させることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveに保存されるファイルの確認と通知を手作業で行っている方
• Zoho Mailを使った定型メールの作成と送信を効率化したいと考えている方
• Google DriveとZoho Mailを連携させ、書類関連業務の自動化を検討している方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveへのファイルアップロードを起点に、内容の読み取りからZoho Mailでの通知までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 手作業によるファイルの確認漏れや、メール作成時の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとZoho MailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから必要な情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでZoho Mailの「メールを送信」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を本文に含めて送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダを任意で指定してください。また、ファイルをダウンロードするアクションでは、対象のファイルIDを固定値や前のステップで取得した情報をもとに設定することが可能です。
• OCR機能では、読み取り対象のファイルの中から、請求書番号や金額、日付といった特定の抽出項目を任意でカスタマイズできます。
• Zoho Mailでメールを送信するアクションでは、宛先や件名、本文などを固定値で設定したり、前のステップで取得したOCRの読み取り結果などを変数として設定したりすることが可能です。

■注意事項

• Google Drive、Zoho MailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  ‍https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。