Microsoft Teamsでファイルが送信されたらOCRで読み取り、ChatGPTで要約しZoho Mailで通知する

■概要

Microsoft Teamsで共有される請求書や報告書などのファイル、その都度内容を確認し、要約して関係者に共有する作業は手間がかかるものではないでしょうか。
このワークフローは、Microsoft Teamsへのファイル投稿を検知し、OCR機能でテキストを抽出、さらにChatGPTがその内容を要約し、結果をZoho Mailで自動通知します。Zoho MailとChatGPTを連携させることで、これらの定型業務を自動化し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsで共有されるファイルの確認や要約作業に時間を取られている方
• ChatGPTとOCRを活用し、ドキュメント関連の業務を効率化したいと考えている方
• Zoho Mailへの情報集約を通じて、チーム内の情報共有をスムーズにしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsへのファイル投稿からZoho Mailでの通知までが自動処理されるため、内容確認や要約作成といった手作業の時間を削減できます
• ChatGPTが要約を生成するため、手作業による転記ミスや要約の抜け漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報共有の精度を高めることに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft Teams、Zoho Mail、ChatGPT、Microsoft SharePointをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します
3. ファイルが添付されたメッセージのみを対象とするため、分岐機能で後続の処理に進む条件を設定します
4. オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、投稿されたファイルをダウンロードします
5. 次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します
6. 続いて、ChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、抽出したテキストを要約するよう指示します
7. 最後に、Zoho Mailの「メールを送信」アクションで、生成された要約を指定の宛先に送信します

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能では、ファイルの種類に応じて、全文を抽出するか、特定の項目のみを抽出するかを任意で設定することが可能です
• Zoho Mailのメール送信アクションでは、送信先アドレスを任意で設定できます。また、件名や本文には、固定のテキストだけでなく、前段のChatGPTで生成した要約結果などを変数として埋め込むカスタマイズが可能です

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■注意事項

• Zoho Mail、ChatGPT、Microsoft、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
• ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
  https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
• ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上、OCRオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。