Gmailでメールを受信したらSmartsheetに行を追加する
試してみる
■概要
Gmailで受信した重要なメールの内容を、手作業でSmartsheetに転記する業務に時間を取られていませんか。こうした手作業は手間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや入力漏れの原因にもなりがちです。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信したお問い合わせや依頼内容をSmartsheetで管理している方 Smartsheetへのデータ入力作業を手作業で行っており、時間と手間を削減したいと考えている方 GmailとSmartsheetを連携させ、入力ミスなく迅速な情報共有体制を構築したいチームリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailで特定のメールを受信すると自動でSmartsheetへ行が追加されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます 手動での転記作業がなくなることで、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データ管理の正確性が向上します ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとSmartsheetをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでSmartsheetの「行を追加」アクションを設定し、自動化したい処理を完了させます。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定で、どのラベルが付与されたメールを受信した際にフローボットを起動させるか、任意のラベルを指定してください Smartsheetのオペレーション設定で、どのシートに行を追加するかを指定します。また、シートの各列に、Gmailの件名、本文、送信者など、どの情報を反映させるかを任意で設定してください ■注意事項
GmailとSmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「Gmailで受信した問い合わせ内容を、Smartsheetの管理表に毎回手作業で転記している…」データ連携に関する手作業に課題を感じていませんか？
もし、Gmailで受信した特定のメール情報を、自動でSmartsheetの行として追加する仕組み を構築できれば、こうした面倒な定型業務から解放されるだけでなく、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーも未然に防げそうです。
また、より付加価値の高い業務に集中できる貴重な時間を創出できるかもしれません。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても驚くほど簡単に設定可能です。日々の反復作業を効率化し、業務をもっと楽に進めていきましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGmailとSmartsheetを連携するためのテンプレート が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Gmailでメールを受信したらSmartsheetに行を追加する
試してみる
■概要
Gmailで受信した重要なメールの内容を、手作業でSmartsheetに転記する業務に時間を取られていませんか。こうした手作業は手間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや入力漏れの原因にもなりがちです。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信したお問い合わせや依頼内容をSmartsheetで管理している方 Smartsheetへのデータ入力作業を手作業で行っており、時間と手間を削減したいと考えている方 GmailとSmartsheetを連携させ、入力ミスなく迅速な情報共有体制を構築したいチームリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailで特定のメールを受信すると自動でSmartsheetへ行が追加されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます 手動での転記作業がなくなることで、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データ管理の正確性が向上します ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとSmartsheetをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでSmartsheetの「行を追加」アクションを設定し、自動化したい処理を完了させます。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定で、どのラベルが付与されたメールを受信した際にフローボットを起動させるか、任意のラベルを指定してください Smartsheetのオペレーション設定で、どのシートに行を追加するかを指定します。また、シートの各列に、Gmailの件名、本文、送信者など、どの情報を反映させるかを任意で設定してください ■注意事項
GmailとSmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
GmailとSmartsheetを連携してできること
GmailとSmartsheetのAPIを連携させれば、これまで手動で行っていた多くの情報連携作業を自動化できます。
ここでは、Yoomで実現できる具体的な自動化の例を複数ご紹介します。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Gmailでメールを受信したらSmartsheetに行を追加する
この連携により、メールを確認して手動でデータを転記するという一連の作業が不要になり、対応の抜け漏れや反映の遅れを減らす ことができます。
タイムリーに情報が更新されるため、常に最新の状態でタスク管理や進捗確認を行えます。
Gmailでメールを受信したらSmartsheetに行を追加する
試してみる
■概要
Gmailで受信した重要なメールの内容を、手作業でSmartsheetに転記する業務に時間を取られていませんか。こうした手作業は手間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや入力漏れの原因にもなりがちです。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信したお問い合わせや依頼内容をSmartsheetで管理している方 Smartsheetへのデータ入力作業を手作業で行っており、時間と手間を削減したいと考えている方 GmailとSmartsheetを連携させ、入力ミスなく迅速な情報共有体制を構築したいチームリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailで特定のメールを受信すると自動でSmartsheetへ行が追加されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます 手動での転記作業がなくなることで、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データ管理の正確性が向上します ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとSmartsheetをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでSmartsheetの「行を追加」アクションを設定し、自動化したい処理を完了させます。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定で、どのラベルが付与されたメールを受信した際にフローボットを起動させるか、任意のラベルを指定してください Smartsheetのオペレーション設定で、どのシートに行を追加するかを指定します。また、シートの各列に、Gmailの件名、本文、送信者など、どの情報を反映させるかを任意で設定してください ■注意事項
GmailとSmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailでメールを受信したら、AIで要約してSmartsheetに行を追加する
メールの全文を読まなくても要点を素早く把握できるため、情報確認にかかる時間を短縮し、次のアクションに迅速に移る ことが可能です。
特に、日々大量のメールを処理する必要がある場合に効果を発揮し、チーム全体の生産性を高められそうです。
Gmailでメールを受信したら、AIで要約してSmartsheetに行を追加する
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■概要
Gmailで受信した重要なメールの内容を、手作業でSmartsheetに転記する業務に手間を感じていませんか。特に長文のメールから要点だけを抜き出してまとめる作業は、時間がかかる上に抜け漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をトリガーとして、AIが自動で本文を要約しSmartsheetに行として追加します。GmailとSmartsheet間の情報連携を自動化し、業務の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信した問い合わせや連絡をSmartsheetで管理しているチームの方 GmailとSmartsheet間の手作業による情報転記や要約を効率化したい方 AIを活用して、メールの内容把握からデータ入力までを自動化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailでのメール受信からSmartsheetへの記録までが自動化され、これまで手作業での転記や要約に費やしていた時間を削減します 人の手を介さずに処理が実行されるため、コピー＆ペーストのミスや転記漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとSmartsheetをYoomと連携します 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、自動化の対象としたいメールを特定します 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「要約する」アクションを設定して、トリガーとなったメールの本文を指定した内容で要約します 最後に、オペレーションでSmartsheetを選択し、「行を追加」アクションを設定します。AIが要約したテキストやメールの件名などを指定のシートに追加するように設定します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能でメール本文を要約する際に、出力するテキストの文字数を任意で設定可能です。用途に応じて簡潔にしたり、詳細を残したりと調整してください Smartsheetの行に追加する情報は、AIによる要約テキストだけでなく、メールの件名、送信者アドレス、受信日時など、管理に必要な項目を自由に設定できます ■注意事項
GmailとSmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
GmailとSmartsheetの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にGmailとSmartsheetを連携したフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードでGmailとSmartsheetの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちら
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Gmailでメールを受信したらSmartsheetに行を追加する」フローを作成していきます！
GmailとSmartsheetをマイアプリ連携
該当のテンプレートをコピー
Gmailのトリガー設定およびSmartsheetのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Gmailでメールを受信したらSmartsheetに行を追加する
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■概要
Gmailで受信した重要なメールの内容を、手作業でSmartsheetに転記する業務に時間を取られていませんか。こうした手作業は手間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや入力漏れの原因にもなりがちです。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信したお問い合わせや依頼内容をSmartsheetで管理している方 Smartsheetへのデータ入力作業を手作業で行っており、時間と手間を削減したいと考えている方 GmailとSmartsheetを連携させ、入力ミスなく迅速な情報共有体制を構築したいチームリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailで特定のメールを受信すると自動でSmartsheetへ行が追加されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます 手動での転記作業がなくなることで、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データ管理の正確性が向上します ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとSmartsheetをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでSmartsheetの「行を追加」アクションを設定し、自動化したい処理を完了させます。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定で、どのラベルが付与されたメールを受信した際にフローボットを起動させるか、任意のラベルを指定してください Smartsheetのオペレーション設定で、どのシートに行を追加するかを指定します。また、シートの各列に、Gmailの件名、本文、送信者など、どの情報を反映させるかを任意で設定してください ■注意事項
GmailとSmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：マイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
Gmailの連携 検索ボックスにGmailと入力し、対象のアイコンをクリックします。
下記の画面となりますので「Sign in with Google」をクリックしてください。
連携したいアカウントを選択し、次へを押します。
Yoomがアクセスできる情報の選択を求められるので「すべて選択」をクリックします。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
Smartsheetの連携 検索ボックスにSmartsheetと入力し、対象のアイコンをクリックします。
下記のような画面になるので、任意の方法でサインインしてください。
すると、アクセスの許可を求められるので「許可」をクリックします。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ステップ2：テンプレートをコピー
ここからいよいよフローを作っていきます！簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Gmailでメールを受信したらSmartsheetに行を追加する
試してみる
■概要
Gmailで受信した重要なメールの内容を、手作業でSmartsheetに転記する業務に時間を取られていませんか。こうした手作業は手間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや入力漏れの原因にもなりがちです。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信したお問い合わせや依頼内容をSmartsheetで管理している方 Smartsheetへのデータ入力作業を手作業で行っており、時間と手間を削減したいと考えている方 GmailとSmartsheetを連携させ、入力ミスなく迅速な情報共有体制を構築したいチームリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailで特定のメールを受信すると自動でSmartsheetへ行が追加されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます 手動での転記作業がなくなることで、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データ管理の正確性が向上します ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとSmartsheetをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでSmartsheetの「行を追加」アクションを設定し、自動化したい処理を完了させます。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定で、どのラベルが付与されたメールを受信した際にフローボットを起動させるか、任意のラベルを指定してください Smartsheetのオペレーション設定で、どのシートに行を追加するかを指定します。また、シートの各列に、Gmailの件名、本文、送信者など、どの情報を反映させるかを任意で設定してください ■注意事項
GmailとSmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
ステップ3：Gmailのトリガー設定
それでは、最初の設定を始めましょう！まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
連携アカウントとアクションの選択画面になるので、タイトルは任意でわかりやすい名前に変更してOKです。
アプリトリガーのAPI接続設定の画面になります。ラベルの条件に合致するようにメールを送信してください。 まだ、ラベルを作成していない人は、こちら
Gmailのテストメール送信が完了したら、Yoom画面に戻りましょう。下記を参考にそれぞれの項目を入力してください。
トリガー起動間隔：トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プラン によって設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
ラベル：入力欄をクリックすると候補が表示されるので、その中から選択しましょう。
設定が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。テストが成功すると「テスト成功」の画面が表示され、下記のようなアウトプットが表示されます。先ほどテスト送信をしたGmailのメール内容が反映していればOKです!
ステップ4：Smartsheetのアクション設定
続いて、GmailのデータをSmartsheetに追加する設定を行います。下記の赤枠をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを選択する画面になるので、タイトルは前のステップと同様に修正・確認をし、「次へ」を押して進みましょう。
API接続設定の画面になったら、Smartsheetに追加したい行を具体的に設定していきます。
Smartsheetの準備ができたら、Yoom画面に戻りましょう。
シートID：入力欄をクリックし、候補から選択しましょう。
カラムID：こちらも入力欄をクリックし、候補からデータを反映させたいカラムを選びましょう。
値：入力欄を選択し、前のステップで取得したアウトプットを選びましょう。こちら
セルに反映させたい情報の数だけ、カムラIDと値を入力してください。(ページ最下部の「セル情報を追加」を押せば、入力欄を増やすことが出来ます)
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。成功すると、Smartsheetにデータが反映しているはずなので確認してみましょう。下記のようにデータが反映していればOKです!
ステップ5：トリガーをONにして動作確認
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
SmartsheetのデータをGmailに連携したい場合
今回はGmailからSmartsheetへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にSmartsheetでのアクションをきっかけにGmailへ情報を連携したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Smartsheetで行が追加されたら、Gmailでメールを送信する
新しいタスクの割り当てやプロジェクトの更新情報を手動で連絡する手間が省け、情報共有の漏れや遅れをなくす ことができます。
チーム内でのスムーズな連携を促進し、プロジェクトの円滑な進行をサポートします。
Smartsheetで行が追加されたら、Gmailでメールを送信する
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■概要
Smartsheetでプロジェクトのタスクや進捗を管理しているものの、更新があるたびに手動で関係者にGmailで連絡するのは手間がかかるのではないでしょうか。特に、重要な更新の連絡漏れは、プロジェクトの遅延にも繋がりかねません。
このワークフローは、SmartsheetとGmailを連携させることで、Smartsheetに新しい行が追加された際に、指定した内容のメールをGmailから自動で送信し、こうした課題を解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
Smartsheetでタスク管理を行い、更新内容をGmailで手動通知している方 SmartsheetとGmailを連携し、プロジェクトのコミュニケーションを効率化したい方 定型的なメール送信業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Smartsheetに行が追加されると自動でGmailからメール送信されるため、手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます。 手動でのメール作成や送信による宛先間違い、連絡漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報共有を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、SmartsheetとGmailをYoomと連携します 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「行が作成されたら」というアクションを設定します 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定することで、Smartsheetに追加された行の情報を引用したメールを自動で送信できます ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailでメールを送信するアクションを設定する際に、メールの件名や本文、送信先アドレスを任意の内容に設定してください。Smartsheetから取得した情報を本文に含めることも可能です。 ■注意事項
GmailとSmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Smartsheetで特定条件に合う行が追加されたらGmailでメールを送信する
Smartsheetの行が更新され、「ステータス」が「完了」になったり、「優先度」が「高」に設定されたりした場合など、特定の条件に合致した時のみ、Gmailから自動で通知メールを送信します。
この連携は、全ての更新通知を送るのではなく、重要かつ緊急性の高い情報だけを絞って関係者に確実に伝える 場合に非有効です。
不要な通知を減らし、本当に必要な情報だけをタイムリーに共有できます。
Smartsheetで特定条件に合う行が追加されたらGmailでメールを送信する
試してみる
■概要
プロジェクト管理などでSmartsheetをご利用の際に、特定の更新があった場合に都度Gmailで関係者に連絡する作業は、手間がかかるだけでなく、対応漏れのリスクも伴います。特に、SmartsheetとGmailを連携させる方法を探している方にとっては、手作業での運用が大きな負担となりがちです。
■このテンプレートをおすすめする方
Smartsheetでの情報更新時に、Gmailを使った手動での通知業務に手間を感じている方 SmartsheetとGmailを連携させ、プロジェクトの進捗共有を自動化したいと考えている方 定型的な通知業務を自動化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Smartsheetで条件に合う行が追加されるとGmailから自動でメールが送信されるため、手作業での通知にかかっていた時間を短縮できます 手動でのメール作成時に発生しがちな、宛先の間違いや通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します ■フローボットの流れ
はじめに、SmartsheetとGmailをYoomと連携します 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「行が作成されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、Smartsheetの特定の列の値などをもとに、後続のGmailでのメール送信アクションを実行するかどうかの条件を設定します 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、宛先や件名、本文などを指定してメールを送信します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
分岐機能の設定では、Smartsheetのどの列がどのような値になった場合にメールを送信するのか、といった条件を任意で設定してください Gmailでメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレスや件名、本文の内容などを自由にカスタマイズしてください。本文にはSmartsheetから取得した情報を差し込むことも可能です ■注意事項
GmailとSmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
GmailやSmartsheetを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、GmailやSmartsheetのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、こちらも試してみてください！
Gmailを使った便利な自動化例
添付ファイル受信時のチャット通知や、特定の条件に合致するメールの自動通知を実現。
Gmailで添付ファイルを受信したら、Google Chatに通知する
試してみる
■概要
Gmailに届く重要な添付ファイル付きのメールを、都度Google Chatでチームに共有する作業は、地味ながらも手間がかかるものです。手作業による共有は、対応の遅れや共有漏れにつながる可能性もあります。このワークフローは、特定のキーワードを含むメールをGmailで受信した際に、その内容を自動でGoogle Chatに通知するものです。この連携により、手作業による情報共有の手間を省き、迅速で確実なチーム連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信した請求書や各種書類を、チームで迅速に確認したいと考えている方 Google Chatを主要な連絡ツールとしており、Gmailとの連携をよりスムーズにしたい方 手作業によるメールの転送や通知の共有漏れを防ぎ、業務の確実性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
Gmailの受信トレイを常に確認する手間がなくなり、Google Chatへの自動通知によって情報共有にかかる時間を短縮できます。 重要な添付ファイル付きメールの見落としや、チームへの共有忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の信頼性を向上させます。
■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle ChatをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。ここで、通知したいメールに含まれるキーワード（例：請求書、発注書など）を指定します。 次に、オペレーションの分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ、後続の処理に進むようにします。 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、指定したスペースにメールの件名や送信者などの情報を通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、通知のきっかけとしたいキーワード（件名や本文に含まれる特定の文言など）を任意で設定してください。 Google Chatへメッセージを送信するアクションでは、通知を送りたいスペースを任意で設定することが可能です
■注意事項
Gmail、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちら を参照ください。
Googleスプレッドシート上のリストそれぞれにメールを送信する
試してみる
Zoomウェビナー終了後、Gmailでフォローメールを自動送信する
試してみる
■概要
ウェビナー開催後のフォローメールは重要ですが、参加者リストをもとに手作業で対応するのは時間がかかり、送信漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Zoomでのウェビナー終了をきっかけに、参加者情報をもとにGmailでフォローメールを自動で送信できます。この自動化により、迅速で確実なフォローアップが実現し、煩雑な手作業から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
Zoomウェビナー後のフォローメールを手作業で送信し、手間を感じている方 ウェビナー参加者への迅速なフォローで、エンゲージメントを高めたい担当者の方 手作業によるメールの送信漏れや宛先間違いなどのヒューマンエラーをなくしたい方 ■このテンプレートを使うメリット
ウェビナー終了後、参加者リストを基にしたメール送信が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業による宛先間違いや送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、参加者全員へ確実なフォローアップが可能です。 ■フローボットの流れ
はじめに、ZoomとGmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでZoomの「ウェビナー登録者の一覧を取得」アクションを設定し、終了したウェビナーの参加者情報を取得します。 次に、オペレーションで「繰り返し」機能を利用し、取得した参加者一人ひとりに対して後続の処理を実行するよう設定します。 最後に、繰り返し処理の中でGmailの「メールを送る」アクションを設定し、各参加者にフォローメールを送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Yoomと連携するZoomアカウントおよびGmailアカウントは、実際に業務で使用しているアカウントに設定してください。 Gmailの「メールを送る」アクションでは、送信するメールの件名や本文を自由に設定できます。Zoomから取得した参加者の氏名などの情報を差し込むことも可能です。 フォローメールを送信する対象のウェビナーは、トリガー設定で任意に指定してください。
問い合わせメールへの返信内容をChatGPTで生成し、Gmailで返信する
試してみる
■概要
日々多くの問い合わせメールが届き、一件ずつ内容を確認して返信する作業に時間を取られていませんか？定型的な問い合わせへの返信は、手間がかかる一方で迅速な対応が求められます。このワークフローは、特定のメール受信をきっかけにChatGPTが返信文案を自動で生成し、Gmailから返信するまでの一連の流れを自動化するため、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
ChatGPTを活用して、問い合わせメールへの一次対応を効率化したい方 Gmailでの返信作成や送信の手作業を減らし、対応漏れを防ぎたい方 定型的なメール対応業務から解放され、より重要な業務に集中したい方 ■このテンプレートを使うメリット
ChatGPTがメール内容に基づいた返信文案を自動生成するため、返信作成にかかる時間を短縮し、迅速な顧客対応を実現します。 手動でのコピー＆ペーストや宛先設定のミスを防ぎ、メールの誤送信といったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、ChatGPTとGmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでメールトリガー機能を選択し、「メールが届いたら」というアクションを設定して、フローを起動させたいメールアドレスを指定します。 次に、オペレーションでChatGPTを選択し、受信したメール内容を基に「返信メールを作成」するアクションを設定します。 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「返信メールを送る」アクションを設定し、ChatGPTが生成したテキストを本文に含めて送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailでメールを返信するアクションでは、本文や件名などを自由に設定できます。トリガーで受信したメールの情報や、前段のChatGPTで生成したテキストなどを変数として埋め込むことで、より柔軟な返信内容の作成が可能です。 ■注意事項
ChatGPTとGmailそれぞれとYoomを連携してください。 ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
本文やタイトルが特定の条件にマッチしたGmailのメール内容をSlackに通知する
試してみる
■概要
日々の業務で大量に届くメールの中から、問い合わせやシステムアラートといった重要なメールを探すのに手間がかかっていませんか。他のメールに埋もれてしまい、対応が遅れてしまうことも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した特定のメールを自動でSlackに通知できるため、重要な連絡の見落としを防ぎ、迅速な初動対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信する重要なメールを、チームで利用しているSlackに共有したいと考えている方 メールの手動確認による見落としや、対応漏れなどの人的ミスを防ぎたい方 メールチェックの時間を削減し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
特定のキーワードを含むメールだけが自動でSlackに通知されるため、手動で確認する手間を省き、業務時間を短縮することができます。 重要なメールの見落としや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、担当者への迅速な情報共有と対応を可能にします。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとSlackをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、通知の条件となるキーワードなどを指定します。 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、受信したメール情報（件名、本文、送信者など）を任意のチャンネルに通知するよう設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、通知したいメールの件名や本文に含まれるキーワードを自由にカスタマイズしてください。 Slackへの通知設定では、通知先のチャンネルを任意で設定できます。また、通知するメッセージには、固定のテキストに加え、Gmailで受信したメールの件名や送信者といった情報を変数として埋め込み、自由にカスタマイズすることが可能です。 ■注意事項
GmailとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Smartsheetを使った便利な自動化例
行の追加をトリガーとしてチャットツールやメールへの自動通知を実現します。
Google Workspaceでユーザーが登録されたらSmartsheetにも追加する
試してみる
■概要
Google Workspaceに新しいユーザーを登録する際、Smartsheetにも同じ情報を手作業で入力するのは手間がかかる作業です。また、手作業による二重入力は、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google Workspaceへのユーザー登録をきっかけに、Smartsheetへも自動でユーザー情報が追加されるため、こうした情報管理の課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google WorkspaceとSmartsheetでユーザー情報を個別に管理している方 手作業によるアカウント情報の登録作業で、入力ミスや対応漏れを防ぎたい方 新メンバーのオンボーディングプロセスを効率化したいと考えている管理者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Workspaceへのユーザー登録だけでSmartsheetへ自動で情報が追加されるため、これまで手作業で行っていた登録業務の時間を短縮することができます。 手作業によるデータ転記が不要になることで、担当者による入力間違いや登録漏れなどのヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な情報管理を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google WorkspaceとSmartsheetをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定して、フローが起動するきっかけを作ります。 続いて、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、登録されたユーザーの詳細情報を取得します。 次に、AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、取得した情報の中からSmartsheetの項目に必要なデータを整形します。 最後に、オSmartsheetの「ユーザーを追加」アクションを設定し、整形したデータを基にユーザーを追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションでは、Smartsheetに追加したい情報に合わせて、抽出する条件や項目を自由に設定することが可能です。 例えば、Google Workspaceのユーザー情報に含まれる氏名から「姓」と「名」を分割して抽出したり、メールアドレスからドメイン部分を除外したりといったカスタマイズ可能です。 ■注意事項
Google Workspace、SmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。 Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Googleフォームの回答内容をSmartsheetに登録する
試してみる
■概要
Googleフォームで収集したアンケート回答や問い合わせ情報を、Smartsheetに一件ずつ手作業で転記していませんか？この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されたタイミングで、その内容を自動的にSmartsheetへ登録し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームで集めた回答をSmartsheetに手作業で入力している担当者の方 フォーム回答の転記作業に時間がかかり、本来の業務に集中できていない方 手作業による入力ミスや対応漏れを防ぎ、データ管理の精度を高めたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームへの回答送信をトリガーに、自動でSmartsheetに行が追加されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮します。 システムが自動で処理を行うため、手作業による入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GoogleフォームとSmartsheetをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、自動化の起点となるフォームを指定します。 最後に、オペレーションでSmartsheetの「行を追加」アクションを設定し、トリガーで取得したフォームの回答内容を指定のシートに追加するように設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のフォームを指定してください。 Smartsheetに行を追加する設定では、登録先のシートはもちろん、どの列にGoogleフォームのどの回答内容を反映させるかを自由に設定できます。また、特定のテキストを固定値として入力することも可能です。 ■注意事項
Meta広告（Facebook）でリードが登録されたらSmartsheetに行を追加する
試してみる
■概要
Meta広告で獲得したリード情報を、一件ずつSmartsheetに手作業で入力するのは時間がかかり、対応の遅れや入力ミスにつながる可能性があります。このワークフローを活用すれば、Meta広告（Facebook）で新しいリードが登録されると、自動でSmartsheetの指定したシートに行が追加されます。手作業によるデータ転記の手間を省き、迅速かつ正確なリード管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Meta広告（Facebook）で獲得したリード情報を手作業で管理しているマーケティング担当者の方 Smartsheetを顧客管理やタスク管理に利用しており、入力作業を自動化したいと考えている方 リード獲得から次のアクションまでの時間を短縮し、営業機会の損失を防ぎたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Meta広告（Facebook）でのリード獲得からSmartsheetへの情報反映が自動化されるため、これまでデータ入力に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるコピー＆ペーストが不要になるため、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことにつながります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Meta広告（Facebook）とSmartsheetをYoomと連携します。 次に、トリガーでMeta広告（Facebook）を選択し、「リード情報が作成されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでSmartsheetの「行を追加」アクションを設定し、トリガーで取得したリード情報を任意のシートに追加するように設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Smartsheetの「行を追加」アクションを設定する際、どのシートにリード情報を追加するかを指定するために、対象となるシートのIDを任意で設定してください。 ■注意事項
・Meta広告（Facebook）、SmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Smartsheetで行が作成されたら、Outlookでメールを送信する
試してみる
■概要
プロジェクト管理ツールとしてSmartsheetをご利用の際、新しいタスクや行が追加されるたびに、関係者へOutlookで通知する作業に手間を感じていませんか。この手作業は重要な一方で、連絡漏れや遅延のリリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Smartsheetに行が追加されると自動でOutlookからメールを送信できるため、smartsheetとoutlookを連携させた効率的な情報共有体制を構築し、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Smartsheetでのタスク更新をOutlookを使い手動で関係者に通知している方 smartsheetとoutlook間での転記や連絡作業におけるミスや漏れをなくしたい方 定型的な通知業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Smartsheetに行が作成されると自動でメールが送信されるため、これまで手作業で行っていた通知業務にかかる時間を短縮できます 手作業による連絡漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現することで、業務の信頼性を高めます ■フローボットの流れ
はじめに、SmartsheetとOutlookをYoomと連携します 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「行が作成されたら」というアクションを設定し、対象のシートを選択します 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションを設定します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Outlookでメールを送信するアクションを設定する際に、送信先のメールアドレスや件名、本文の内容を任意で設定してください Smartsheetのトリガーで取得した情報を本文に含めることで、より具体的な通知が可能です ■注意事項
SmartsheetとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Smartsheetで行が追加されたらSlackに通知する
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■概要
Smartsheetでプロジェクトの進捗やタスクを管理しているものの、更新があるたびに手動でSlackに通知するのは手間ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Smartsheetに新しい行が追加された際に、指定したSlackチャンネルへ自動で通知できます。これにより、確認漏れを防ぎ、チーム全体の情報共有を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
Smartsheetでの更新内容の共有に、手間や時間をかけているプロジェクト管理者の方 Smartsheetの重要な更新をリアルタイムで把握し、迅速な対応をしたいと考えている方 チーム内の情報共有を自動化し、コミュニケーションの漏れをなくしたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Smartsheetに行が追加されると自動で通知が飛ぶため、手動での共有作業や確認の手間を省き、本来の業務に集中できます。 システムが自動で通知を行うことで、重要な更新の共有漏れや確認忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、SmartsheetとSlackをYoomと連携します。 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「新しい行が追加されたら」というアクションで、通知のきっかけとなるシートを設定します。 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを投稿する」アクションを設定して、通知内容を作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Smartsheetのトリガー設定では、行が追加されたことを検知するシートを任意で指定できます。 Slackへの通知は、送信先のチャンネルやメッセージ本文を自由にカスタマイズ可能です。Smartsheetで追加された行のデータを含めて通知することもできます。 ■注意事項
Smartsheet、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
GmailとSmartsheetの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたGmailとSmartsheet間のデータ転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、メールの確認やデータ入力といった定型業務に費やしていた時間が解放され、担当者はより迅速かつ正確な情報に基づいて、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うはず！
今回ご紹介したような業務自動化は、専門的なノーコードツール「Yoom」 を使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。こちら
