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「Gmailで受信した問い合わせ内容を、Smartsheetの管理表に毎回手作業で転記している…」
「大量のメールから必要な情報だけを抜き出してSmartsheetにまとめるのが大変で、ミスも起こりがち…」
日々の業務でGmailとSmartsheetを活用する中で、このようなデータ連携に関する手作業に課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Gmailで受信した特定のメール情報を、自動でSmartsheetの行として追加する仕組み</span>を構築できれば、こうした面倒な定型業務から解放されるだけでなく、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーも未然に防げそうです。
また、より付加価値の高い業務に集中できる貴重な時間を創出できるかもしれません。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても驚くほど簡単に設定可能です。
これまで自動化を諦めていた方でもすぐに実践できるので、ぜひこの機会に日々の反復作業を効率化し、業務をもっと楽に進めていきましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">GmailとSmartsheetを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
GmailとSmartsheetのAPIを連携させれば、これまで手動で行っていた多くの情報連携作業を自動化できます。
例えば、Gmailで受信したメールの情報をトリガーとして、Smartsheetの特定のシートに新しい行を自動で追加するといったことが可能になり、業務の正確性とスピードを格段に向上させます。
ここでは、Yoomで実現できる具体的な自動化の例を複数ご紹介します。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
この連携により、<span class="mark-yellow">メールを確認して手動でデータを転記するという一連の作業が不要になり、対応の抜け漏れや反映の遅れを減らす</span>ことができます。
タイムリーに情報が更新されるため、常に最新の状態でタスク管理や進捗確認を行えます。
メールの全文を読まなくても要点を素早く把握できるため、<span class="mark-yellow">情報確認にかかる時間を大幅に短縮し、次のアクションに迅速に移る</span>ことが可能です。
特に、日々大量のメールを処理する必要がある場合に効果を発揮し、チーム全体の生産性を高められそうです。
それでは、さっそく実際にGmailとSmartsheetを連携したフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードでGmailとSmartsheetの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Gmailでメールを受信したらSmartsheetに行を追加する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
検索ボックスにGmailと入力し、対象のアイコンをクリックします。
下記の画面となりますので「Sign in with Google」をクリックしてください。
連携したいアカウントを選択し、次へを押します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
Yoomがアクセスできる情報の選択を求められるので「すべて選択」をクリックします。
チェックボックスに青いチェックが入ったらページ下部の「続行」を選択しましょう。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
検索ボックスにSmartsheetと入力し、対象のアイコンをクリックします。
下記のような画面になるので、任意の方法でサインインしてください。
すると、アクセスの許可を求められるので「許可」をクリックします。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ここからいよいよフローを作っていきます！簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
それでは、最初の設定を始めましょう！まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
連携アカウントとアクションの選択画面になるので、タイトルは任意でわかりやすい名前に変更してOKです。
アクションは、テンプレート通りに「特定のラベルのメールを受信したら」のままにしてください。
設定が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。
アプリトリガーのAPI接続設定の画面になります。
こちらの設定の前に、ラベルの条件に合致するようにメールを送信してください。
まだ、ラベルを作成していない人は、こちらのページを参考に設定しておきましょう。
今回は、テストとして以下のようなメールを送信しています。
Gmailのテストメール送信が完了したら、Yoom画面に戻りましょう。下記を参考にそれぞれの項目を入力してください。
設定が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。テストが成功すると「テスト成功」の画面が表示され、下記のようなアウトプットが表示されます。先ほどテスト送信をしたGmailのメール内容が反映していればOKです!
確認ができたら、「保存する」をクリックするのを忘れないようにしましょう！
続いて、GmailのデータをSmartsheetに追加する設定を行います。下記の赤枠をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを選択する画面になるので、タイトルは前のステップと同様に修正・確認をし、「次へ」を押して進みましょう。
API接続設定の画面になったら、Smartsheetに追加したい行を具体的に設定していきます。
まだ、追加したいSmartsheetのシート準備ができていない場合はこのタイミングで作成しましょう。
今回は、下記のようなシートを作成したので、こちらにデータを反映させていきたいと思います!
Smartsheetの準備ができたら、Yoom画面に戻りましょう。
下記を参考にそれぞれの項目を入力してください。
セルに反映させたい情報の数だけ、カムラIDと値を入力してください。(ページ最下部の「セル情報を追加」を押せば、入力欄を増やすことが出来ます)
今回は、下記のように反映したい情報を入力しました。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。成功すると、Smartsheetにデータが反映しているはずなので確認してみましょう。下記のようにデータが反映していればOKです!
最後に、Yoom画面に戻り「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
今回はGmailからSmartsheetへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にSmartsheetでのアクションをきっかけにGmailへ情報を連携したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
<span class="mark-yellow">新しいタスクの割り当てやプロジェクトの更新情報を手動で連絡する手間が省け、情報共有の漏れや遅れをなくす</span>ことができます。
チーム内でのスムーズな連携を促進し、プロジェクトの円滑な進行をサポートします。
Smartsheetの行が更新され、「ステータス」が「完了」になったり、「優先度」が「高」に設定されたりした場合など、特定の条件に合致した時のみ、Gmailから自動で通知メールを送信します。
この連携は、<span class="mark-yellow">全ての更新通知を送るのではなく、重要かつ緊急性の高い情報だけを絞って関係者に確実に伝える</span>場合に非常に有効です。
不要な通知を減らし、本当に必要な情報だけをタイムリーに共有できます。
今回ご紹介した連携以外でも、GmailやSmartsheetのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、こちらも試してみてください！
添付ファイル受信時のチャット通知や、特定の条件に合致するメールの自動通知を実現。
顧客リストへの一括メール送信や、AIを活用した問い合わせへの返信生成、ウェビナー後のフォローメール自動送信も可能です。
これにより、手動対応を大幅に削減し、コミュニケーションの迅速化と情報共有の効率を向上させられるでしょう。
行の追加をトリガーとしてチャットツールやメールへの自動通知を実現します。
さらに、フォームの回答内容、新たなユーザー登録情報、リード情報などを自動でSmartsheetに登録することも可能です。
これまで手動で行っていたデータ入力や通知に伴う手間を削減し、情報管理の精度と業務全体の効率を向上させましょう。
GmailとSmartsheetの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたGmailとSmartsheet間のデータ転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、メールの確認やデータ入力といった定型業務に費やしていた時間が解放され、担当者はより迅速かつ正確な情報に基づいて、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うはず！
今回ご紹介したような業務自動化は、専門的なノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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