■概要
Gmailに届く重要な添付ファイル付きのメールを、都度Google Chatでチームに共有する作業は、地味ながらも手間がかかるものです。手作業による共有は、対応の遅れや共有漏れにつながる可能性もあります。このワークフローは、特定のキーワードを含むメールをGmailで受信した際に、その内容を自動でGoogle Chatに通知するものです。この連携により、手作業による情報共有の手間を省き、迅速で確実なチーム連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信した請求書や各種書類を、チームで迅速に確認したいと考えている方
- Google Chatを主要な連絡ツールとしており、Gmailとの連携をよりスムーズにしたい方
- 手作業によるメールの転送や通知の共有漏れを防ぎ、業務の確実性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信トレイを常に確認する手間がなくなり、Google Chatへの自動通知によって情報共有にかかる時間を短縮できます。
- 重要な添付ファイル付きメールの見落としや、チームへの共有忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の信頼性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。ここで、通知したいメールに含まれるキーワード（例：請求書、発注書など）を指定します。
- 次に、オペレーションの分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ、後続の処理に進むようにします。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、指定したスペースにメールの件名や送信者などの情報を通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、通知のきっかけとしたいキーワード（件名や本文に含まれる特定の文言など）を任意で設定してください。
- Google Chatへメッセージを送信するアクションでは、通知を送りたいスペースを任意で設定することが可能です
■注意事項
- Gmail、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらを参照ください。
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