Google DriveにアップロードされたファイルをOCRして、OpenAIで分析する
試してみる
「Google Driveにアップロードした書類の内容を、毎回手動でOpenAIに貼り付けて分析している…」
このように、Google DriveとOpenAI間での手作業による情報連携に非効率さや限界を感じていませんか？
もしGoogle Driveに特定のファイルをアップロードするだけで、その内容がOpenAIによって自動で分析・要約される仕組み があればこれらの悩みから解放されますね。情報活用のスピードを向上させながら、より重要な戦略的意思決定に集中する時間を生み出すことができます。
今回ご紹介する自動化フローは、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できる方法を使います。
とにかく早く試したい方へ YoomにはGoogle DriveとOpenAIを連携するためのテンプレート が用意されています。
今すぐ試したい方は以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！
Google DriveにアップロードされたファイルをOCRして、OpenAIで分析する
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Google DriveとOpenAIを連携してできること Google DriveとOpenAIのAPIを連携すれば、Google Driveに保存されたファイル情報をトリガーとしてOpenAIによるテキスト分析や生成処理を自動で実行できます。
ここでは具体的な自動化例をご紹介しますので、気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
Google DriveにアップロードされたファイルをOCRして、OpenAIで分析する Google Driveの指定フォルダに請求書や議事録などのファイルをアップロードするだけで、自動でOCR（光学的文字認識）処理によってテキストを抽出し、その内容をOpenAIが要約・分析するフローです。
この仕組みにより手作業での内容確認やデータ入力の手間を省き、大量の書類からでも迅速に必要な情報を取得 できます。
Google DriveにアップロードされたファイルをOCRして、OpenAIで分析する
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Google DriveとOpenAIの連携フローを作ってみよう それでは早速、実際にGoogle DriveとOpenAIを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用してノーコードで連携を進めていきます。登録フォーム
※今回連携するアプリの公式サイト：Google Drive OpenAI
[Yoomとは]
フローの作成方法 今回はGoogle DriveにアップロードされたファイルをOCRして、OpenAIで分析する フローを作成していきます！
Google Drive、OpenAI、Googleドキュメントのマイアプリ連携
該当のテンプレートをコピー
Google Driveのトリガー設定およびアクション設定、OCR設定、OpenAIのアクション設定、Googleドキュメントのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Google DriveにアップロードされたファイルをOCRして、OpenAIで分析する
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ステップ1：Google Drive、OpenAI、Googleドキュメントのマイアプリ連携 ここではYoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
Google Drive、GoogleドキュメントとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
OpenAIとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。OpenAIのマイアプリ登録方法
ステップ2：テンプレートをコピー Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
Google DriveにアップロードされたファイルをOCRして、OpenAIで分析する
試してみる
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
ステップ3：Google Driveのトリガー設定 準備として、Google Driveの特定フォルダにテスト用ファイルをアップロードしてください。
今回は例として「営業部資料」フォルダを作成し、提案資料を格納しました。
用意できたらYoomの設定画面に戻り「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」のまま「次へ」をクリックします。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、まずトリガーの起動間隔をプルダウンから選択しましょう。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プラン
次に、先ほどファイルを格納したフォルダを候補から選択してテストしてください。
成功したら保存しましょう。ここで取得した値を次以降のステップで活用します。
※取得した値
トリガーやオペレーション設定時に「テスト」を実行して取得した値のことです。
ステップ4：Google Driveのアクション設定 先ほど取得した情報をもとに、ファイルをダウンロードします。
ステップ3と同様、アクションは「ファイルをダウンロードする」のまま「次へ」をクリック。
ファイルIDの欄にはGoogle Driveの「ファイルID」の値が予め入力されているので、そのままテストしましょう。
※以下のように取得した値を設定することで、トリガーが実行されるたびに最新の情報を反映できます。
※ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。
成功したら保存しましょう。ファイルがダウンロードされました！
ステップ5：OCR設定 ※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン サクセスプラン
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
先ほどダウンロードしたファイルの内容を、テキストとして読み取る設定をします。
上記2記事も併せてご参照ください。
ステップ3・4と同様、アクションは「【v2】任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）」のまま「次へ」をクリックします。
詳細設定に入ります。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。
抽出したい項目は今回「全文」としていますが、一部だけ読み取りたい場合は必要事項をカンマ区切りで入力しましょう。使用するAI
成功したら保存しましょう。
ステップ6：OpenAIのアクション設定 ※ChatGPT（OpenAI）を使ったアクションを動かすには、OpenAIのAPI有料プランに契約しておく必要があります。https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
ChatGPT/OpenAIと連携して出来ること
先ほど読み取ったファイルの内容をOpenAIの解析にかけます。
これまでのステップと同様、アクションは「テキストの生成（Chat completion）」のまま「次へ」をクリック。
ステップ4と同じく、メッセージコンテンツは予め設定されている通りで大丈夫です。
以降の項目については、必須項目以外は任意なので選択しなくても問題ありません。
ロール…「ユーザーと対話する際にChatGPTがどのような立場から回答を出力するか」という役割
推論努力…推論モデルに対する努力度合い
など、必要に応じて設定してください。
設定が完了したらテストしましょう。
成功したら保存してください。
ステップ7：Googleドキュメントのアクション設定 これまで取得してきた内容をもとに、書類を自動で発行する設定をします。
※「書類を発行する」の設定方法
用意したらYoomの設定画面に戻り「書類を発行する」をクリック。
書類の連携をします。
次に雛形となる書類を連携します。
同様に格納先のGoogle DriveフォルダIDを選択しましょう。
最後に出力ファイル名を設定して「次へ」をクリックしてください。
置換条件の設定に移るので「設定方法」に従って設定を進めていきましょう。
まずデフォルトで置換対象の文字列が並んでいますが、これが雛形の項目と合っていない場合は「↻ 置換条件を再取得」をクリックしてください。
すると…
雛形の項目に沿った内容に変わります！
あとは「置換対象の文字列」に対応する項目を「置換後の文字列」に入力していきましょう。
全ての項目を埋めたらテストしてください。
成功すると書類をダウンロードできます。
※成功しない場合は書類発行オペレーションが実行できない
雛形に沿って、Google Driveのファイル内容およびOpenAIによる解析結果を反映した書類ができました！
また、先ほど指定したGoogle Driveのフォルダに書類が格納されました。
※雛形と同じ形式(今回でいうとGoogleドキュメント)とPDFの2種類で作成・格納されます。
上記を確認し、問題なければ忘れずにYoomの設定画面に戻って「保存する」をクリックしましょう。
ステップ8：トリガーをONにして起動準備完了 最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
以上が、Google DriveにアップロードされたファイルをOCRして、OpenAIで分析する方法 でした！
Google DriveやOpenAIを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、Google DriveやOpenAIのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
Google Driveを使った便利な自動化例
Google Driveで特定のフォルダにファイルがアップロードされると、関連するデータベースにその内容を自動で格納するだけでなく、外部サービスとも連携して作業の効率化が図れます。
Google Driveで特定のフォルダ内にファイル格納されたら、ファイル名とファイル自体を事前に用意したYoomデータベースへ格納する
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Google DriveにPDFファイルが投稿されたらBoxにもファイルを連携する
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Google DriveにアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Notionに追加する
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Google Driveに格納されたPDFデータをOCRして、内容確認およびYoomDBへ追加し、LINE WORKSへ通知
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Google Driveにファイルがアップロードされたら、OCRしてkintoneに追加する
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Google Driveに格納されたファイルをOCRで読み取りYoomDBへ格納する
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Google Driveに格納されたファイルをOCRで読み取り、内容確認およびGoogle スプレッドシートDBに格納しGoogle Chatに通知する
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Yoomデータベースの情報でGoogle Driveにフォルダを作成
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音声ファイルを文字起こしし、音声ファイルとテキストをGoogle Driveに追加してChatworkに通知
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メールに添付されたファイルをGoogleDriveに格納
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OpenAIを使った便利な自動化例
Slackで特定のキーワードを含むメッセージを受け取った場合、OpenAIを使って自動で回答を生成し、別のチャンネルに通知を送ることができます。
また、フォームの送信内容をOpenAIで要約し、Slackで通知することで、迅速な対応が可能です。
Google スプレッドシートで特定条件の行が追加されたら、ChatGPTで要約してSlackに通知する
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Google スプレッドシートに行が追加されたら、OpenAIで内容を要約しMicrosoft Teamsに通知する
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LINE公式アカウントからチャットボット（GPTs）を利用する
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Salesforceに新規リードが追加されたら、OpenAIでフォローアップメールを生成し、Gmailで送信する
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フォームで送信された内容をOpenAIで要約して、Slackで通知する
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Slackでの投稿内容に対するChatGPTの回答を自動で取得して通知
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Slackで特定のキーワードを含むメッセージが投稿されたら、回答をOpenAIで生成し別のチャンネルに投稿する
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Zoom通話内容を文字起こしし、OpenAIで要約後Google スプレッドシートに追加する
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フォーム回答があったら、ChatGPTを使って回答種別を分け、Googleスプレッドシートに追加する
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受信メールの内容をChatGPTで要約してSlackに送信
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まとめ Google DriveとOpenAIの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたファイルの内容確認やテキストの抽出・分析といった一連の作業をなくし、ヒューマンエラーのリスクを軽減できます。
これにより担当者は大量のドキュメント処理業務から解放され、分析結果にもとづいた企画立案や戦略策定といったより付加価値の高いコア業務に集中する環境が整うでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoom を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。こちら
よくあるご質問 Q：OpenAIへの指示（プロンプト）は変更できますか？
A：はい、可能です。
Q：PDFではなく画像ファイルでも連携できますか？
A：可能です。こちら
Q：フローの途中でエラーが起きたらどうなりますか？
A：フローボットでエラーが発生した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。
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