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「Google Driveにアップロードした書類の内容を、毎回手動でOpenAIに貼り付けて分析している…」
「大量のファイルから必要な情報を抽出して要約する作業が、時間も手間もかかって大変…」
このように、Google DriveとOpenAI間での手作業による情報連携に非効率さや限界を感じていませんか？
特に定型的な分析業務を繰り返している場合、その時間をより創造的な業務に充てたいと感じることも多いはずです。
もし<span class="mark-yellow">Google Driveに特定のファイルをアップロードするだけで、その内容がOpenAIによって自動で分析・要約される仕組み</span>があればこれらの悩みから解放されますね。情報活用のスピードを向上させながら、より重要な戦略的意思決定に集中する時間を生み出すことができます。
今回ご紹介する自動化フローは、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できる方法を使います。
ぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっとスマートにしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Google DriveとOpenAIを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！
Google DriveとOpenAIのAPIを連携すれば、Google Driveに保存されたファイル情報をトリガーとしてOpenAIによるテキスト分析や生成処理を自動で実行できます。
これまで手作業で行っていた情報抽出や要約・分類といった業務を効率化し、ヒューマンエラーを削減するのに役立つでしょう。
ここでは具体的な自動化例をご紹介しますので、気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
Google Driveの指定フォルダに請求書や議事録などのファイルをアップロードするだけで、自動でOCR（光学的文字認識）処理によってテキストを抽出し、その内容をOpenAIが要約・分析するフローです。
この仕組みにより<span class="mark-yellow">手作業での内容確認やデータ入力の手間を省き、大量の書類からでも迅速に必要な情報を取得</span>できます。
それでは早速、実際にGoogle DriveとOpenAIを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用してノーコードで連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google Drive／OpenAI
[Yoomとは]
今回はGoogle DriveにアップロードされたファイルをOCRして、OpenAIで分析するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここではYoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
Google Drive、GoogleドキュメントとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
こちらはGoogle スプレッドシートの例ですが、Google DriveおよびGoogleドキュメントも同じ手順で連携できます。
OpenAIとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。OpenAIのマイアプリ登録方法も併せて確認しておきましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
準備として、Google Driveの特定フォルダにテスト用ファイルをアップロードしてください。
今回は例として「営業部資料」フォルダを作成し、提案資料を格納しました。
このPDFファイルの内容をOCRで読み取り、更にOpenAIで解析して、その結果をGoogleドキュメントの書類として発行する想定で進めていきます。
用意できたらYoomの設定画面に戻り「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」のまま「次へ」をクリックします。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、まずトリガーの起動間隔をプルダウンから選択しましょう。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に、先ほどファイルを格納したフォルダを候補から選択してテストしてください。
成功したら保存しましょう。ここで取得した値を次以降のステップで活用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に「テスト」を実行して取得した値のことです。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
先ほど取得した情報をもとに、ファイルをダウンロードします。
「ファイルをダウンロードする」をクリックしてください。
ステップ3と同様、アクションは「ファイルをダウンロードする」のまま「次へ」をクリック。
ファイルIDの欄にはGoogle Driveの「ファイルID」の値が予め入力されているので、そのままテストしましょう。
※以下のように取得した値を設定することで、トリガーが実行されるたびに最新の情報を反映できます。
※ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。
ただしアプリの仕様によっては300MB未満になることがあるのでご注意ください。
成功したら保存しましょう。ファイルがダウンロードされました！
「ダウンロード」からファイルの内容を確認することもできます。
※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。
フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
トライアル期間中は通常だと制限があるアプリやAIオペレーションも全て使えるので、気になる機能をぜひ試してみましょう！
先ほどダウンロードしたファイルの内容を、テキストとして読み取る設定をします。
「画像・PDFから文字を読み取る」をクリック。
上記2記事も併せてご参照ください。
ステップ3・4と同様、アクションは「【v2】任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）」のまま「次へ」をクリックします。
()内のタスクを消費しますので、使用プランやデータの容量によって選択しましょう。
詳細設定に入ります。
ファイルの添付方法は予め設定されている通りでOKです。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。
文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
抽出したい項目は今回「全文」としていますが、一部だけ読み取りたい場合は必要事項をカンマ区切りで入力しましょう。
あとは任意で使用するAIと言語をそれぞれ選択してテストしてください。
成功したら保存しましょう。
AIがファイルの内容をテキストとして抽出してくれました！
※ChatGPT（OpenAI）を使ったアクションを動かすには、OpenAIのAPI有料プランに契約しておく必要があります。
APIの利用料金が発生した時にスムーズに支払いができるよう、契約内容を整えておきましょう。
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
ChatGPT/OpenAIと連携して出来ることも併せてご参照ください。
先ほど読み取ったファイルの内容をOpenAIの解析にかけます。
「テキストの生成（Chat completion）」をクリックしましょう。
これまでのステップと同様、アクションは「テキストの生成（Chat completion）」のまま「次へ」をクリック。
ステップ4と同じく、メッセージコンテンツは予め設定されている通りで大丈夫です。
以降の項目については、必須項目以外は任意なので選択しなくても問題ありません。
など、必要に応じて設定してください。
設定が完了したらテストしましょう。
成功したら保存してください。
OCRで読み取ったファイルの内容をOpenAIが解析してくれました！
これまで取得してきた内容をもとに、書類を自動で発行する設定をします。
まず準備として発行書類の雛形を用意しておきましょう。
今回は以下のような雛形を用意しました。
※「書類を発行する」の設定方法も併せてご確認ください。
用意したらYoomの設定画面に戻り「書類を発行する」をクリック。
書類の連携をします。
まず連携するアカウントが正しいか確認しましょう。
次に雛形となる書類を連携します。
先ほど用意したドキュメントのファイルIDを候補から選択してください。
同様に格納先のGoogle DriveフォルダIDを選択しましょう。
最後に出力ファイル名を設定して「次へ」をクリックしてください。
固定のテキストや、Google Driveから取得した値などの変数を組み合わせて自由にカスタマイズできます。
置換条件の設定に移るので「設定方法」に従って設定を進めていきましょう。
まずデフォルトで置換対象の文字列が並んでいますが、これが雛形の項目と合っていない場合は「↻ 置換条件を再取得」をクリックしてください。
すると…
雛形の項目に沿った内容に変わります！
あとは「置換対象の文字列」に対応する項目を「置換後の文字列」に入力していきましょう。
以下のようにGoogle Drive・OCR・OpenAIから取得した値を選択すると、フォームの回答内容を変数として反映させることができます。
全ての項目を埋めたらテストしてください。
成功すると書類をダウンロードできます。
早速「ダウンロード」から見てみましょう。
※成功しない場合は書類発行オペレーションが実行できないをご確認ください。
雛形に沿って、Google Driveのファイル内容およびOpenAIによる解析結果を反映した書類ができました！
また、先ほど指定したGoogle Driveのフォルダに書類が格納されました。
※雛形と同じ形式(今回でいうとGoogleドキュメント)とPDFの2種類で作成・格納されます。
上記を確認し、問題なければ忘れずにYoomの設定画面に戻って「保存する」をクリックしましょう。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認してください。
以上が、Google DriveにアップロードされたファイルをOCRして、OpenAIで分析する方法でした！
今回ご紹介した連携以外でも、Google DriveやOpenAIのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、こちらも試してみてください！
Google Driveで特定のフォルダにファイルがアップロードされると、関連するデータベースにその内容を自動で格納するだけでなく、外部サービスとも連携して作業の効率化が図れます。
この自動化を活用すれば、手作業で行っていたデータ整理の負担を減らし、時間の節約にも繋がります。
Slackで特定のキーワードを含むメッセージを受け取った場合、OpenAIを使って自動で回答を生成し、別のチャンネルに通知を送ることができます。
また、フォームの送信内容をOpenAIで要約し、Slackで通知することで、迅速な対応が可能です。
これらのツールを組み合わせて、業務の効率化と素早い情報の活用を実現できます。
Google DriveとOpenAIの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイルの内容確認やテキストの抽出・分析といった一連の作業をなくし、ヒューマンエラーのリスクを軽減できます。</span>
これにより担当者は大量のドキュメント処理業務から解放され、分析結果にもとづいた企画立案や戦略策定といったより付加価値の高いコア業務に集中する環境が整うでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：OpenAIへの指示（プロンプト）は変更できますか？
A：はい、可能です。
解析の他にも、要約・(請求金額・支払期日など)特定の情報を抽出・箇条書きでリストアップなど、ご自身の業務に合わせてプロンプトを編集できます。
Q：PDFではなく画像ファイルでも連携できますか？
A：可能です。
例えば紙の資料を写真に撮ってOCRし、解析や要約をしたうえで書類を発行するといった活用法も可能です。
YoomのOCRはPDFや画像から高い精度で文字を抽出できますが、ファイルの内容や形式によって結果が変わります。
詳しくはこちらをご参照ください。
Q：フローの途中でエラーが起きたらどうなりますか？
A：フローボットでエラーが発生した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。
エラー内容を確認し、修正が必要な場合は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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