■概要

Google Driveにアップロードした請求書や議事録などの書類データを、OpenAIを活用して分析したいものの、手作業でのテキスト抽出やコピー＆ペーストに手間を感じていませんか。

このワークフローを活用することで、Google Driveへのファイルアップロードをきっかけに、OCRによるテキスト抽出、OpenAIによる内容の分析、そしてGoogleドキュメントへの出力までの一連のプロセスを自動化できるため、こうした手作業の課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Drive上のファイル情報をOpenAIで分析する作業を手作業で行っている方
• 書類の要約やデータ抽出といった定型業務を自動化し、コア業務に集中したい方
• OpenAIとGoogle Driveを連携させ、具体的な業務効率化の方法を探している方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveへのファイル追加を起点に分析、書類作成までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手作業によるデータのコピー＆ペーストが不要になるため、転記ミスや抽出漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google Drive、OpenAI、GoogleドキュメントをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します
4. 次に、OCR機能の「OCRする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します
5. 続いて、OpenAIの「テキストの生成」アクションを設定し、抽出したテキストを要約するなどの任意の指示（プロンプト）を入力します
6. 最後に、Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、OpenAIが生成したテキストを反映させた書類を作成します

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能のアクション設定では、読み取り対象のファイルから特定の項目のみを抽出するなど、抽出範囲を任意でカスタマイズすることが可能です
• Googleドキュメントで書類を発行するアクションでは、OpenAIの分析結果など前段のオペレーションで取得した情報を埋め込むだけでなく、定型文などの固定値を設定することもできます

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■注意事項

• Google Drive、OpenAI、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
  https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
• ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。