Microsoft SharePointにファイルが格納されたら、Backlogに課題を追加する
試してみる
■概要
「Microsoft SharePointにファイルが格納されたら、Backlogに課題を追加する」ワークフローは、ファイルの管理と課題の登録を自動化します。
手作業による連携を省くことで、業務プロセスの効率化が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointを活用してファイル管理や情報共有を行っている方
・ファイルの格納をトリガーにして、業務をスピーディに進めたいと考えている方
・Backlogをプロジェクト管理やタスク管理に利用しているチームや担当者
・チーム内での作業依頼やタスク追加を手動で行うことに手間を感じている方
・Microsoft SharePointで発生した案件やタスクをBacklogに迅速に反映させたい方
・タスク管理の漏れや二重登録を防ぎ、業務の効率化を図りたい方
■注意事項
・Microsoft SharePoint、BacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
「Microsoft SharePointとBacklogを日常的に利用していて、SharePointに保存したファイルの情報をBacklogの課題に手作業で転記しているけれど、これが結構な手間になっている...」
「あるいは、転記ミスで情報が正しく伝わらず、業務に支障が出てしまった経験がある...」
このように、Microsoft SharePointとBacklog間での手作業による情報連携に、課題を感じている方もいらっしゃるのではないでしょうか。
もし、Microsoft SharePointにファイルが格納されたタイミングで、その情報を自動的にBacklogの課題として起票する仕組みがあれば、日々の繰り返し作業から解放され、入力ミスによる手戻りもなくなり、より戦略的な業務や創造的な活動に時間を使えるようになりますし、定型業務でありながら重要な情報伝達を自動化することで、本来注力すべきコア業務へのリソースシフトも可能になります。
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識は一切不要で、どなたでも簡単に設定できますので、ぜひこの機会に導入して、日々の業務をよりスムーズに、そして効率的に進めていきましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはMicrosoft SharePointとBacklogを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Microsoft SharePointにファイルが格納されたら、Backlogに課題を追加する
試してみる
■概要
「Microsoft SharePointにファイルが格納されたら、Backlogに課題を追加する」ワークフローは、ファイルの管理と課題の登録を自動化します。
手作業による連携を省くことで、業務プロセスの効率化が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointを活用してファイル管理や情報共有を行っている方
・ファイルの格納をトリガーにして、業務をスピーディに進めたいと考えている方
・Backlogをプロジェクト管理やタスク管理に利用しているチームや担当者
・チーム内での作業依頼やタスク追加を手動で行うことに手間を感じている方
・Microsoft SharePointで発生した案件やタスクをBacklogに迅速に反映させたい方
・タスク管理の漏れや二重登録を防ぎ、業務の効率化を図りたい方
■注意事項
・Microsoft SharePoint、BacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Microsoft SharePointとBacklogを連携してできること
Microsoft SharePointとBacklogのAPIを連携させることで、例えばSharePointへのファイル格納をトリガーとしてBacklogに課題を自動で作成するといった連携が可能になります。
これにより、手作業による情報転記の手間や、それに伴う入力ミスや漏れといったヒューマンエラーを削減できます。また、重要な情報が迅速かつ正確に共有されるため、プロジェクトの進行もスムーズにできるはずです。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Microsoft SharePointにファイルが格納されたら、Backlogに課題を追加する
この自動連携は、Microsoft SharePointの特定のフォルダに新しいファイルが格納された際に、そのファイル情報を基にBacklogへ自動的に課題を作成するものであり、ファイルアップロード後の課題作成漏れを防ぎ、関連情報を迅速にチームへ共有できます。
この連携は、SharePointのイベントをトリガーとした直接的なデータ連携や、特定の条件に基づいて処理を分岐させるような柔軟な設定も可能です。
Microsoft SharePointにファイルが格納されたら、Backlogに課題を追加する
試してみる
■概要
「Microsoft SharePointにファイルが格納されたら、Backlogに課題を追加する」ワークフローは、ファイルの管理と課題の登録を自動化します。
手作業による連携を省くことで、業務プロセスの効率化が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointを活用してファイル管理や情報共有を行っている方
・ファイルの格納をトリガーにして、業務をスピーディに進めたいと考えている方
・Backlogをプロジェクト管理やタスク管理に利用しているチームや担当者
・チーム内での作業依頼やタスク追加を手動で行うことに手間を感じている方
・Microsoft SharePointで発生した案件やタスクをBacklogに迅速に反映させたい方
・タスク管理の漏れや二重登録を防ぎ、業務の効率化を図りたい方
■注意事項
・Microsoft SharePoint、BacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Microsoft SharePointで特定条件に合うファイルが格納されたら、Backlogに課題を追加する
さらに詳細な条件を指定したい場合には、こちらの連携が役立ちます。Microsoft SharePointに格納されたファイルの中でも、例えば特定のファイル名や種類、あるいは特定のフォルダパスに合致するファイルのみを対象として、Backlogに課題を作成することができ、よりターゲットを絞った情報共有とタスク管理を実現し、不要な通知や課題作成を防ぐことができます。
この連携は、分岐処理を含むことで、より細やかな業務ニーズに対応できるパターンです。
Microsoft SharePointで特定条件に合うファイルが格納されたら、Backlogに課題を追加する
試してみる
■概要
「Microsoft SharePointで特定条件に合うファイルが格納されたら、Backlogに課題を追加する」ワークフローは、Microsoft SharePoint上のファイル管理を効率化します。
指定条件に合致したデータが自動でBacklogに反映されるため、対応漏れを防げます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointを利用して社内のファイル管理を行っている方
・指定した条件のファイルが集まった際に、Backlogでタスクを起票する業務が発生している方
・ファイル格納から課題作成までのプロセスをよりスムーズに行いたいと考えている方
・複数業務を並行しており、手動でBacklogに課題を追加する手間を減らしたい方
・Backlogを使ってチーム内で業務やタスクを管理している企業
■注意事項
・Microsoft SharePoint、BacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Microsoft SharePointとBacklogの連携フローを作ってみよう
それでは、実際にMicrosoft SharePointとBacklogを連携させる自動化フローを作成する手順を見ていきましょう。
今回は、プログラミングの知識がなくても直感的に操作できる業務自動化ツールYoomを使って、これらのSaaS間の連携をスムーズに進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Microsoft SharePointにファイルが格納されたら、Backlogに課題を追加する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- Microsoft SharePointとBacklogをマイアプリ連携
- 該当のテンプレートをコピー
- Microsoft SharePointのトリガー設定、分岐設定、およびBacklogのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Microsoft SharePointにファイルが格納されたら、Backlogに課題を追加する
試してみる
■概要
「Microsoft SharePointにファイルが格納されたら、Backlogに課題を追加する」ワークフローは、ファイルの管理と課題の登録を自動化します。
手作業による連携を省くことで、業務プロセスの効率化が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointを活用してファイル管理や情報共有を行っている方
・ファイルの格納をトリガーにして、業務をスピーディに進めたいと考えている方
・Backlogをプロジェクト管理やタスク管理に利用しているチームや担当者
・チーム内での作業依頼やタスク追加を手動で行うことに手間を感じている方
・Microsoft SharePointで発生した案件やタスクをBacklogに迅速に反映させたい方
・タスク管理の漏れや二重登録を防ぎ、業務の効率化を図りたい方
■注意事項
・Microsoft SharePoint、BacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1：マイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
Backlogの連携
1.検索する
検索ボックスにBacklogと入力し、Backlogのアイコンをクリックします。
2.ドメイン入力
Backlogにログインした際にURLに表示されるドメインを入力してください。詳しくは画面内の注釈を参考にしてください。
入力が完了したら、「追加」を押しましょう。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
Microsoft SharePointの連携
1.検索する
検索ボックスにMicrosoft SharePointと入力し、Microsoft SharePointのアイコンをクリックします。
2.アカウントの選択
連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
〈注意事項〉
「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
ステップ2：テンプレートをコピー
ここからいよいよフローを作っていきます！簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
Microsoft SharePointにファイルが格納されたら、Backlogに課題を追加する
試してみる
■概要
「Microsoft SharePointにファイルが格納されたら、Backlogに課題を追加する」ワークフローは、ファイルの管理と課題の登録を自動化します。
手作業による連携を省くことで、業務プロセスの効率化が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointを活用してファイル管理や情報共有を行っている方
・ファイルの格納をトリガーにして、業務をスピーディに進めたいと考えている方
・Backlogをプロジェクト管理やタスク管理に利用しているチームや担当者
・チーム内での作業依頼やタスク追加を手動で行うことに手間を感じている方
・Microsoft SharePointで発生した案件やタスクをBacklogに迅速に反映させたい方
・タスク管理の漏れや二重登録を防ぎ、業務の効率化を図りたい方
■注意事項
・Microsoft SharePoint、BacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
ステップ3：Microsoft SharePointのトリガー設定
1.それでは、最初の設定を始めましょう！まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
2.タイトルとアカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されています。なお、タイトルは任意でわかりやすい名前に変更可能です。
アクションは、テンプレート通りに「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」のままで大丈夫です。
入力が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。
3.ここでは、トリガーとなるMicrosoft SharePointのフォルダを指定していきます。
まだ、Microsoft SharePointの対象フォルダの準備をして以内場合は、このタイミングで作成してください。
また、この後のテスト操作で、対象のフォルダにファイルが新しく追加されている必要があるので、架空の情報が記載されたファイルで良いので、追加しておきましょう。
今回は、下記赤枠のフォルダに新しいファイルを追加しました。
Microsoft SharePointの準備が整ったら、Yoom画面に戻りましょう。
それぞれの項目を下記を参考に入力してください。
- トリガーの起動間隔：トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。 ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
- サイトID：入力欄をクリックすると下記のような候補が表示されます。先ほど作成したMicrosoft SharePointのサイトIDを選択してください。
- フォルダID：こちらも入力欄をクリックし候補から対象のフォルダ名を選択しましょう。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。成功すると、下記のようなアウトプットが表示されます。Microsoft SharePointーに保存したファイル内容が反映していればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
ステップ4：分岐設定
1.続いて、前のステップで取得したデータを何を条件にBacklogに保存するか設定を行います。まずは、下記赤枠をクリックしてください。
[注意事項]
「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
2.以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
今回は、Microsoft SharePointに新しくファイルが作成された場合のみアクションが進むよう設定していきたいと思います!
- オペレーション：「サイト内の指定フォルダが作成または更新されたら」がデフォルトで設定されています。プルダウンより「課題の追加」を選ぶこともできるので、お好みで変更してください。
- 取得した値：こちらもプルダウンから選択可能です。分岐の対象にしたい項目を選択してください。
- 分岐条件：下記のように入力欄をクリックすると、アウトプットが表示されるので条件としたい項目を選択しましょう。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。
入力が完了したら「保存する」をクリックして次のステップへ進みましょう。
ステップ5：Backlogのアクション設定
1.次に、Backlogに課題を追加する設定を行います。まずは、下記赤枠をクリックしてください。
2.連携アカウントとアクションの設定画面になるので、ステップ3と同様に、タイトルやアクションを修正・確認して次に進んでください。
3.ここでは、Backlogに投稿する課題について詳しく設定していきます。
- ドメイン：Backlogにログインし、URL内に記載のドメインを入力しましょう。
- 課題を登録するプロジェクトID：入力欄をクリックすると下記のような候補が表示されますので、対象のプロジェクトIDを選びましょう。
- 課題の件名：こちらも入力欄をクリックすると下記のようなアウトプットが表示されるので、お好きな内容で件名を入力してください。今回は、今日の日付とMicrosoft SharePointのアイテム名を件名にするよう設定しました。
- 課題の種別ID：入力欄をクリックして候補から課題の種別を選択してください。
- 課題の優先度：プルダウンから優先度を選びましょう。
- 課題の詳細：投稿する課題の詳細を入力してください。入力欄をクリックすると下記のようなアウトプットが表示されるので、必要に応じて活用しましょう。
その他、任意の項目ですが課題の開始日や期限日なども設定することが出来るので、投稿したい内容に合わせてカスタマイズしてください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。成功し、下記のようにBacklogに課題が追加されていればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
ステップ6：トリガーをONにして動作確認
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
BacklogのデータをMicrosoft SharePointに連携したい場合
ここまでMicrosoft SharePointからBacklogへのデータ連携をご紹介してきましたが、逆にBacklogの情報をMicrosoft SharePointに連携させたいというニーズもあるかと思います。
例えば、Backlogで新しい課題が作成された際に、関連資料を保管するためのフォルダをSharePointに自動生成するといったケースです。Yoomではそうした逆方向の連携も簡単に実現できますので、以下に代表的なテンプレートをご紹介します。
Backlogに課題が追加されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する
この連携では、Backlogに新しい課題が登録されると、その課題名やIDに基づいてMicrosoft SharePointの指定した場所に自動でフォルダを作成し、課題ごとのドキュメント管理を一元化し、関連情報を整理しやすくすることで、手動でのフォルダ作成の手間を省き、命名規則の統一も図れます。
この連携は、Backlogの課題追加をトリガーとした直接的な連携や、条件に応じた処理分岐を含むパターンを活用できます。
Backlogに課題が追加されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する
試してみる
■概要
「Backlogに課題が追加されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する」ワークフローは、プロジェクト管理とドキュメント整理の手間を減らします。
新たな案件ごとに関連フォルダが自動で生成されるため、管理がしやすくなります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Backlogを活用してプロジェクトやタスクの管理を行っている方
・Backlogに新たな課題が追加された際、関連する資料やファイルの管理に課題を感じている方
・SharePointをチームのファイル管理や情報共有の基盤として利用している方
・毎回手動でフォルダを作成する作業に時間がかかり、ミスや作業漏れが発生しやすい方
・課題ごとのドキュメント整理をスピーディに行いたいと考えている方
■注意事項
・Backlog、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Backlogで特定条件に合う課題が追加されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する
特定の種類の課題や、特定の担当者が割り当てられた課題など、条件に合致するBacklogの課題が追加された場合にのみ、Microsoft SharePointにフォルダを作成したい場合には、こちらのテンプレートが有効です。
これにより、必要な情報だけを連携し、SharePoint内のフォルダ構成を整理された状態に保つことが可能となり、よりきめ細やかな情報管理が実現します。この連携は、分岐処理を効果的に使用することで、業務の自動化をさらに最適化します。
Backlogで特定条件に合う課題が追加されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する
試してみる
■概要
「Backlogで特定条件に合う課題が追加されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する」フローを利用すると、課題の登録をきっかけにMicrosoft SharePoint上で自動的にフォルダを作成できます。
手動でのフォルダ管理が不要となり、業務の手間を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Backlogを活用してプロジェクトやタスクの管理を行っている方
・特定の条件に合う課題が発生した際、Microsoft SharePointにも関連フォルダを作成する仕組みが必要な方
・手動でのフォルダ作成に時間や工数がかかっており、作業効率を高めたいと考えている方
・BacklogとMicrosoft SharePointの連携をスピーディに実現したいチームや企業
・複数メンバーでBacklogを使いながら、Microsoft SharePoint上の情報整理や管理も重要視している方
■注意事項
・Backlog、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Microsoft SharePointやBacklogのAPIを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、Microsoft SharePointやBacklogのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
Microsoft SharePointを使った便利な自動化例
フォームやMicrosoft Excel、Salesforceにファイルがアップロードされたら自動でMicrosoft SharePointへアップロードできるため情報の一貫性を保てます。
また、Microsoft SharePointにファイルが登録されたらGooge Chatに通知したりBoxに追加
することも可能です。
Microsoft SharePointにファイルがアップロードされたら、Googe Chatに通知する
試してみる
■概要
「Microsoft SharePointにファイルがアップロードされたら、Googe Chatに通知する」ワークフローを利用すると、作業の効率化が期待できます。
Microsoft SharePointへのファイルアップロードがGoogle Chatに通知されるため、情報共有がスムーズになります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointを活用してファイル共有やコラボレーションを行っている方
・Microsoft SharePointにアップロードされたファイルを迅速にチームと共有したい方
・日常的にGoogle Chatを利用している企業やチーム
・ファイルがアップロードされた際に速やかにその情報を受け取りたい方
・手動でファイルアップロードの通知を行う手間を削減したい方
■注意事項
・Microsoft SharePointとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
・アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Microsoft SharePointに新規ファイルが作成されたらBoxにも追加する
試してみる
■概要
「Microsoft SharePointに新規ファイルが作成されたらBoxにも追加する」フローは、ファイル管理の効率化を目指す業務ワークフローです。
このワークフローを活用することで、SharePointに新しいファイルがアップロードされた際に、自動的にBoxにも同じファイルが追加されます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointとBoxを併用している企業のIT担当者
・ファイル管理の効率化を図りたいプロジェクトリーダー
・業務プロセスの自動化を推進する経営者
・RPAやAIを活用した業務改善に関心がある方
・ドキュメントのセキュリティとバックアップを強化したい管理者
■注意事項
・Microsoft SharePoint、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Salesforceでファイルがアップロードされたら、Microsoft SharePointに格納する
試してみる
■概要
「Salesforceでファイルがアップロードされたら、Microsoft SharePointに格納する」フローを利用すると、Salesforce上で追加されたファイルを自動でMicrosoft SharePointに保存できます。
転送作業が省略され、ファイル管理が手軽になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceを活用して業務データや顧客情報を管理している方
・Salesforceにアップロードされたファイルの社内共有や管理に、手間や時間がかかっていると感じている方
・SalesforceとMicrosoft SharePoint間でファイルの受け渡しや保存作業をスピーディに処理したい方
・ファイル管理や保存の業務フローを、より効率的かつ抜け漏れなく運用したい方
■注意事項
・Salesforce、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
フォームから送信されたファイルをMicrosoft SharePointにアップロードする
試してみる
■概要
「フォームから送信されたファイルをMicrosoft SharePointにアップロードする」ワークフローは、SharePoint Formを活用してファイル管理を自動化します。
ユーザーがフォームにファイルを添付して送信するとそのファイルが自動的にSharePointに保存されます。これによりファイル管理の効率化と素早い情報共有が実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointを日常的に利用しているチームや企業
・フォームからのファイル提出後の管理に手間を感じている担当者
・ファイルアップロード作業を自動化して業務効率を向上させたい方
・SharePoint Formを活用してワークフローを最適化したいIT担当者
■注意事項
・Microsoft SharePointとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、
一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
定期的にMicrosoft ExcelファイルをMicrosoft SharePointへアップロードする
試してみる
■概要
「定期的にMicrosoft ExcelファイルをMicrosoft SharePointへアップロードする」ワークフローは、ExcelとSharePointの連携を自動化し、データ管理を効率化する業務ワークフローです。
これにより、手動でのデータ移行作業を削減し、最新のデータをチーム全体で簡単に共有できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・定期的にMicrosoft Excelでデータを管理しており、Microsoft SharePointへのアップロード作業に時間を取られている方
・複数のSaaSアプリを利用していて、データの一元管理を目指しているビジネスパーソン
・手動でのデータ移行によるミスを減らし、業務の正確性を高めたいチームリーダー
・Microsoft SharePointを活用しているが、データ更新の自動化を検討しているIT担当者
・業務フローの効率化を図りたい中小企業の経営者
■注意事項
・Microsoft Excel、Microsoft SharePoint、OneDriveとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Backlogを使った便利な自動化例
フォームの内容やファイルをBacklogに自動で登録できるため、登録漏れを防ぎ作業を効率化できます。
また、Backlogの課題をもとにConfluenceにページを作成することもでき手入力の手間を省けます。
Backlogで登録されたタスク情報をGaroonのカレンダーに登録する
試してみる
Backlogで登録されたタスク情報をGaroonのカレンダーに登録するフローです。
Backlogに課題が追加されたら、Confluenceにページを作成する
試してみる
■概要
「Backlogに課題が追加されたら、Confluenceにページを作成する」ワークフローは、課題の作成時に自動でドキュメントが用意されます。
手動でページを作成する手間が削減され、作業の流れがスムーズになります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Backlogを活用してプロジェクトや課題管理を行っている方
・Backlogへの課題追加後に、関連情報を速やかにConfluenceへ反映したい方
・手作業でのページ作成や情報転記作業に負担を感じている方
・Confluenceをチーム内のナレッジやドキュメント共有に利用している方
・メンバー間で課題に関する情報共有や記録をスピーディに行いたい方
■注意事項
・Backlog、ConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
BoxにアップロードされたファイルをBacklogの課題に添付する
試してみる
■概要
「BoxにアップロードされたファイルをBacklogの課題に添付する」ワークフローは、ファイル管理と課題管理をシームレスにつなぐ業務ワークフローです。Boxに保存された重要なドキュメントをBacklogのプロジェクト課題に自動で添付することで、情報共有の効率を高めます。
Yoomのこのワークフローを活用すれば、手間を省きつつ、必要な情報を必要な場所に自動で配置できます。チーム全体の生産性向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
・BoxとBacklogを併用しているプロジェクト管理者の方
・ファイル添付作業に時間を取られているチームメンバー
・情報共有の効率化を図りたい開発チームやデザインチーム
・手動でのファイル管理に煩わしさを感じている企業のIT担当者
■注意事項
・BoxとBacklogをYoomを連携してください。
Hubspotにフォームが送信されたらBacklogに課題を作成する
試してみる
■概要
「Hubspotにフォームが送信されたらBacklogに課題を作成する」ワークフローを利用すると、フォーム情報を自動で課題管理ツールに登録できます。
手入力の手間を減らせるため、業務の流れをスムーズにします。
■このテンプレートをおすすめする方
・Hubspotのフォームを利用して問い合わせや申し込みを受け付けている方
・受信したフォーム情報を迅速にBacklogで管理・対応したいと考えている方
・業務でBacklogによる課題管理を導入している方、またはこれから導入を検討している方
・フォーム送信後の対応や記録作業をスピーディに進めたい方
・手動でBacklogに課題登録を行っており、転記ミスや対応漏れを防ぎたい方
■注意事項
・HubSpot、BacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
問合せフォームを作成し、送信された内容をBacklogに登録する
試してみる
問合せフォームを作成し、フォームから送信された問い合わせ内容を自動的にBacklogの課題として登録するフローボットです。
まとめ
Microsoft SharePointとBacklogの連携を自動化することで、これまで日常的に発生していたSharePointへのファイルアップロード情報をBacklogの課題へ転記するといった手作業から解放され、ヒューマンエラーの心配もなくなります。
これにより、担当者は情報の正確性を保ちながら迅速に業務を進めることができ、空いた時間をより付加価値の高い、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整い、チーム全体の業務効率向上にも貢献します。
今回ご紹介したような業務の自動化は、ノーコード連携ツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングの専門知識がない方でも、まるでパズルを組み合わせるかのように直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし日々のSaaS運用における非効率の解消やDX推進の具体的な一歩として自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化の可能性を実際に体験してみてください！
.avif)
.png)
.avif)
