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「Microsoft SharePointとBacklogを日常的に利用していて、SharePointに保存したファイルの情報をBacklogの課題に手作業で転記しているけれど、これが結構な手間になっている...」
「あるいは、転記ミスで情報が正しく伝わらず、業務に支障が出てしまった経験がある...」
このように、Microsoft SharePointとBacklog間での手作業による情報連携に、課題を感じている方もいらっしゃるのではないでしょうか。
もし、<span class="mark-yellow">Microsoft SharePointにファイルが格納されたタイミングで、その情報を自動的にBacklogの課題として起票する仕組み</span>があれば、日々の繰り返し作業から解放され、入力ミスによる手戻りもなくなり、より戦略的な業務や創造的な活動に時間を使えるようになりますし、定型業務でありながら重要な情報伝達を自動化することで、本来注力すべきコア業務へのリソースシフトも可能になります。
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識は一切不要で、どなたでも簡単に設定できますので、ぜひこの機会に導入して、日々の業務をよりスムーズに、そして効率的に進めていきましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Microsoft SharePointとBacklogを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Microsoft SharePointとBacklogのAPIを連携させることで、例えばSharePointへのファイル格納をトリガーとしてBacklogに課題を自動で作成するといった連携が可能になり、これにより、<span class="mark-yellow">手作業による情報転記の手間や、それに伴う入力ミスや漏れといったヒューマンエラーを大幅に削減</span>できます。また、重要な情報が迅速かつ正確に共有されるため、プロジェクトの進行もスムーズになります。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
この自動連携は、Microsoft SharePointの特定のフォルダに新しいファイルが格納された際に、そのファイル情報を基にBacklogへ自動的に課題を作成するものであり、<span class="mark-yellow">ファイルアップロード後の課題作成漏れを防ぎ、関連情報を迅速にチームへ共有</span>できます。この連携は、SharePointのイベントをトリガーとした直接的なデータ連携や、特定の条件に基づいて処理を分岐させるような柔軟な設定も可能です。
さらに詳細な条件を指定したい場合には、こちらの連携が役立ちます。Microsoft SharePointに格納されたファイルの中でも、例えば特定のファイル名や種類、あるいは特定のフォルダパスに合致するファイルのみを対象として、Backlogに課題を作成することができ、<span class="mark-yellow">よりターゲットを絞った情報共有とタスク管理を実現し、不要な通知や課題作成を防ぐ</span>ことができます。この連携は、分岐処理を含むことで、より細やかな業務ニーズに対応できるパターンです。
それでは、実際にMicrosoft SharePointとBacklogを連携させる自動化フローを作成する手順を見ていきましょう。今回は、プログラミングの知識がなくても直感的に操作できる業務自動化ツールYoomを使って、これらのSaaS間の連携をスムーズに進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Microsoft SharePointにファイルが格納されたら、Backlogに課題を追加する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
Backlogの連携
1.検索する
検索ボックスにBacklogと入力し、Backlogのアイコンをクリックします。
2.ドメイン入力
Backlogにログインした際にURLに表示されるドメインを入力してください。詳しくは画面内の注釈を参考にしてください。
入力が完了したら、「追加」を押しましょう。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
Microsoft SharePointの連携
1.検索する
検索ボックスにMicrosoft SharePointと入力し、Microsoft SharePointのアイコンをクリックします。
2.アカウントの選択
連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
〈注意事項〉
「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
ここからいよいよフローを作っていきます！簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
1.それでは、最初の設定を始めましょう！まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
2.タイトルとアカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されています。なお、タイトルは任意でわかりやすい名前に変更可能です。
アクションは、テンプレート通りに「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」のままで大丈夫です。
入力が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。
3.ここでは、トリガーとなるMicrosoft SharePointのフォルダを指定していきます。
まだ、Microsoft SharePointの対象フォルダの準備をして以内場合は、このタイミングで作成してください。
また、この後のテスト操作で、対象のフォルダにファイルが新しく追加されている必要があるので、架空の情報が記載されたファイルで良いので、追加しておきましょう。
今回は、下記赤枠のフォルダに新しいファイルを追加しました。
Microsoft SharePointの準備が整ったら、Yoom画面に戻りましょう。
それぞれの項目を下記を参考に入力してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。成功すると、下記のようなアウトプットが表示されます。Microsoft SharePointーに保存したファイル内容が反映していればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
1.続いて、前のステップで取得したデータを何を条件にBacklogに保存するか設定を行います。まずは、下記赤枠をクリックしてください。
[注意事項]
「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
2.以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
今回は、Microsoft SharePointに新しくファイルが作成された場合のみアクションが進むよう設定していきたいと思います!
入力が完了したら「保存する」をクリックして次のステップへ進みましょう。
1.次に、Backlogに課題を追加する設定を行います。まずは、下記赤枠をクリックしてください。
2.連携アカウントとアクションの設定画面になるので、ステップ3と同様に、タイトルやアクションを修正・確認して次に進んでください。
3.ここでは、Backlogに投稿する課題について詳しく設定していきます。
その他、任意の項目ですが課題の開始日や期限日なども設定することが出来るので、投稿したい内容に合わせてカスタマイズしてください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。成功し、下記のようにBacklogに課題が追加されていればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
ここまでMicrosoft SharePointからBacklogへのデータ連携をご紹介してきましたが、逆にBacklogの情報をMicrosoft SharePointに連携させたいというニーズもあるかと思います。例えば、Backlogで新しい課題が作成された際に、関連資料を保管するためのフォルダをSharePointに自動生成するといったケースです。Yoomではそうした逆方向の連携も簡単に実現できますので、以下に代表的なテンプレートをご紹介します。
この連携では、Backlogに新しい課題が登録されると、その課題名やIDに基づいてMicrosoft SharePointの指定した場所に自動でフォルダを作成し、<span class="mark-yellow">課題ごとのドキュメント管理を一元化し、関連情報を整理しやすくする</span>ことで、手動でのフォルダ作成の手間を省き、命名規則の統一も図れます。この連携は、Backlogの課題追加をトリガーとした直接的な連携や、条件に応じた処理分岐を含むパターンを活用できます。
特定の種類の課題や、特定の担当者が割り当てられた課題など、条件に合致するBacklogの課題が追加された場合にのみ、Microsoft SharePointにフォルダを作成したい場合には、こちらのテンプレートが有効です。これにより、<span class="mark-yellow">必要な情報だけを連携し、SharePoint内のフォルダ構成を整理された状態に保つ</span>ことが可能となり、よりきめ細やかな情報管理が実現します。この連携は、分岐処理を効果的に使用することで、業務の自動化をさらに最適化します。
今回ご紹介した連携以外でも、Microsoft SharePointやBacklogのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
フォームやMicrosoft Excel、Salesforceにファイルがアップロードされたら自動でMicrosoft SharePointへアップロードできるため情報の一貫性を保てます。
また、Microsoft SharePointにファイルが登録されたらGooge Chatに通知したりBoxに追加
することも可能です。
フォームの内容やファイルをBacklogに自動で登録できるため、登録漏れを防ぎ作業を効率化できます。
また、Backlogの課題をもとにConfluenceにページを作成することもでき手入力の手間を省けます。
Microsoft SharePointとBacklogの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで日常的に発生していたSharePointへのファイルアップロード情報をBacklogの課題へ転記するといった手作業から解放され、ヒューマンエラーの心配もなくなります。</span>これにより、担当者は情報の正確性を保ちながら迅速に業務を進めることができ、空いた時間をより付加価値の高い、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整い、チーム全体の業務効率向上にも貢献します。
今回ご紹介したような業務の自動化は、ノーコード連携ツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングの専門知識がない方でも、まるでパズルを組み合わせるかのように直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし日々のSaaS運用における非効率の解消やDX推進の具体的な一歩として自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化の可能性を実際に体験してみてください！
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