■概要
Microsoft SharePointに重要なファイルがアップロードされても、関係者への共有が遅れてしまうことはありませんか。
更新に気づかず古い情報で作業を進めてしまうといった問題も起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointの特定フォルダにファイルが作成された際に、自動でGoogle Chatへ通知できるようになります。
ファイル管理や情報共有に伴う課題を解消して、業務の効率化を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft SharePointをファイル共有のハブとして利用しているチームの方
- Google Chatでの情報共有を効率化し、通知漏れを防ぎたいと考えている方
- 手作業によるファイル更新の連絡に手間を感じているプロジェクト管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
- ファイルが追加されると自動でGoogle Chatに通知が飛ぶため、確認や連絡に費やしていた時間を短縮し、本来の業務に集中できます。
- 手動での連絡による通知漏れや、更新の見落としといったヒューマンエラーを防げます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft SharePointとGoogle ChatをYoomと連携します
- 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
- オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理を実行するように設定します
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、指定のスペースに通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft SharePointのトリガー設定では、通知の監視対象としたいサイト・フォルダを指定してください。
- 分岐条件は作成・更新で処理を分けるだけでなく、ファイル名に特定の単語が含まれる場合のみ通知するといった設定も可能です。
- Google Chatでの通知では、通知先スペースを指定してください。
メッセージ本文にはファイル名やフォルダのパスといった情報を差し込むことが可能です。
■注意事項
- Microsoft SharePointとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 - Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336 - 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
.avif)
.avif)
