■概要
Backlogで新しい課題が追加されるたびに、Microsoft SharePointに手動でフォルダを作成する作業は、時間もかかり、時には入力ミスも発生するのではないでしょうか。特に複数のプロジェクトが同時進行している場合、これらの手作業は業務の大きな負担となることもあります。このワークフローを活用すれば、Backlogへ課題を追加するだけでMicrosoft SharePointへのフォルダ作成が自動化され、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- BacklogとMicrosoft SharePointを利用し、手作業での情報連携に手間を感じている方
- Backlogの課題と関連ファイルをMicrosoft SharePointで一元管理し、効率化したい方
- プロジェクト管理の定型業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Backlogへの課題追加をトリガーに、Microsoft SharePointへ自動でフォルダが作成されるため、これまで手作業で行っていたフォルダ作成の時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダ名の入力ミスや作成漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BacklogとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBacklogを選択し、「課題が追加されたら（Webhook）」というアクションを設定し、自動化を開始するきっかけを定義します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointを選択し、「フォルダを作成する」アクションを設定し、Backlogの課題情報に基づいてフォルダを自動で作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Backlogのトリガー設定では、自動化の対象としたいプロジェクトを任意で指定できます。これにより、特定のプロジェクトで課題が追加された際にのみ、このワークフローを起動させることが可能です。
- Microsoft SharePointでフォルダを作成するアクションでは、フォルダを作成する親フォルダを任意で指定できます。また、フォルダ名には固定のテキストだけでなく、Backlogから取得した課題名や課題キーといった情報を変数として含めることができ、より柔軟なフォルダ管理を実現します。
■注意事項
- Backlog、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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