Backlogで特定条件に合う課題が追加されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する

■概要

Backlogで新しい課題が追加されるたびに、手作業でMicrosoft SharePointに関連フォルダを作成するのは手間がかかり、時には作成漏れやフォルダ名の入力ミスが発生することもあるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Backlogで特定条件に合致する課題が追加された際に、Microsoft SharePointへ自動でフォルダを作成することが可能になり、これらの業務課題を解消し、作業の正確性と効率性を高めます。

■このテンプレートをおすすめする方

• BacklogとMicrosoft SharePointを利用し、プロジェクト管理を行っている方
• 課題ごとのフォルダ作成を手作業で行い、非効率を感じているチームリーダー
• 定型的なフォルダ作成業務を自動化し、人的ミスを削減したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Backlogでの課題追加をトリガーに、Microsoft SharePointへのフォルダ作成が自動化されるため、手作業にかかる時間を削減できます。
• 手動によるフォルダ作成時の命名ミスや、関連情報の紐付け漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BacklogとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーとしてBacklogを選択し、「課題の追加（Webhook）」アクションを設定し、特定の条件に合致する課題が追加された際にフローが起動するようにします。
3. 続いて、オペレーションで「分岐機能」を選択し、「分岐する」アクションを設定して、Backlogから取得した課題情報に基づいて後続の処理を条件分岐させます。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointを選択し、「フォルダを作成」アクションを設定し、指定された場所に適切な名前でフォルダが自動作成されるようにします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Backlogのトリガー設定では、課題が追加された際にフローを起動させたい任意のプロジェクトを指定することが可能です。
• 分岐機能の設定では、Backlogの課題情報（例えば、課題のタイプや優先度など）をもとに、後続のMicrosoft SharePointでのフォルダ作成処理を行うかどうかを任意で指定できます。
• Microsoft SharePointのフォルダ作成オペレーションでは、フォルダを作成する先の親フォルダを任意で指定できるだけでなく、フォルダ名にBacklogから取得した課題名やIDなどの情報を変数として組み込むことが可能です。

■注意事項

• Backlog、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。