・
「Microsoft Teamsのチャットでやり取りした商談情報を、Zoho CRMに手作業で入力している…」
「Microsoft Teamsでの会話内容をZoho CRMに反映させるのに時間がかかり、入力漏れやミスが発生してしまう…」
このように、Microsoft TeamsとZoho CRMを併用する中で、日々のデータ入力作業に課題を感じていませんか？
特に、スピード感が求められる営業活動において、手作業によるタイムラグやヒューマンエラーは避けたいものです。
もし、<span class="mark-yellow">Microsoft Teamsでの特定のメッセージをトリガーに、Zoho CRMへ自動で商談情報を作成・更新する仕組み</span>があれば、こうした日々の繰り返し作業から解放されそうですね！
顧客とのコミュニケーションといった本来注力すべき業務に多くの時間を割くことができるようになるでしょう。
今回ご紹介する方法は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるため、すぐに業務効率化を実現できます。
ぜひこの機会に自動化を取り入れて、日々の業務をよりスマートに進めましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Microsoft TeamsとZoho CRMを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Microsoft TeamsとZoho CRMのAPIを連携させれば、これまで手作業で行っていたアプリケーション間の情報伝達を自動化できます。
例えば、Microsoft Teamsのメッセージ内容をトリガーにしてZoho CRMに新しい商談を作成したり、特定の投稿に応じて商談のステータスを更新したりすることが可能になり、入力の手間やミスを削減できます。
ここでは具体的な自動化例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Microsoft Teamsの特定のチャンネルで交わされた商談に関するメッセージから、<span class="mark-yellow">AIが内容を解析し、必要な情報を抽出してZoho CRMに新しい商談として自動で作成</span>します。
この連携により、チャットでのやり取りをそのままZoho CRMに反映させる手間が減るので、迅速かつ正確性の高い情報登録が実現できます。
これにより、営業担当者の入力負担が軽減するため、営業機会の損失を防げるでしょう。
Microsoft Teamsで「受注」や「失注」といった特定のキーワードを含む投稿があった場合に、<span class="mark-yellow">その内容を条件にZoho CRM上の該当する商談ステージを自動で更新</span>します。
この仕組みにより、営業チーム内での進捗共有がすぐにZoho CRMに反映されるため、マネージャーは最新の状況を把握しやすくなるため、手動でのステータス更新漏れも防げます。
それでは、実際にMicrosoft TeamsとZoho CRMを連携させる自動化フローを作成する手順を見ていきましょう。
今回は、プログラミング不要で誰でも簡単に設定ができるノーコードツール「Yoom」を使って解説を進めます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Microsoft Teams／Zoho CRM
[Yoomとは]
今回は「Microsoft Teamsでメッセージが送信されたら、Zoho CRMで商談を作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
注意事項▼
「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
それでは以下の手順を参考にマイアプリ登録を行いましょう。
以下の手順を参考にマイアプリ登録を行ってください。
Yoomで用意されているテンプレートを活用し、フローボットを設定していきます。
それでは下のバナーに表示されている「試してみる」をクリックしてください。
「OK」を選択します。
これでテンプレートのコピーができました。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されています。
今回は、Zoho CRMに商談を作成するというフローのため、あらかじめZoho CRMに取引先を登録しておく必要があります。
設定を進める前に、Zoho CRMで取引先を追加しておきましょう。
ここでは以下の取引先を作成しています。
それではフローボットの設定に進みましょう！
コピーしたテンプレートの「チャネルにメッセージが送信されたら」をクリックして、上から順番に設定していきます。
連携アカウントとアクションを選択する画面は、以下を確認します。
設定を確認できたら、次へをクリックしましょう。
アプリトリガーのAPI接続設定を行いましょう。
トリガーの起動間隔は、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違いますが、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしておきましょう。
チームIDは候補に表示される中から選択してください。
チャネルIDも同様に、候補に表示される中から選択しましょう。
設定後、Microsoft Teamsに移動して、トリガー（チャネルにメッセージか送信されたら）を行います。
ここでは以下のメッセージが送信されたという想定で進めます。
メッセージには先ほどZoho CRMで取引先登録を行った会社情報を入力してください。
トリガーを実行したら、Yoom画面に戻ってテストをクリックしましょう。
テストが成功し、取得した値にMicorosoft Teamsの情報が追加できたら保存してください。
取得した値は、フローボットが起動する毎に最新の値が反映されます。
この取得した値を活用し、後続のオペレーションを設定していきます。
次に「テキストからデータを抽出する」をクリックしてください。
このアクションを設定することで、Microsoft Teamsで送信されたメッセージの内容を、Zoho CRMに追加できるように、項目名だけを抽出することが可能になります。
それでは設定を進めます。
アクション選択の画面は、以下を確認後、次へをクリックしてください。
詳細を設定を行います。
対象のテキストにはMicrosoft Teamsの取得した値から「メッセージ内容」を選択してください。
抽出したい項目には添付画像のように、抽出したい項目名を入力しましょう。
設定後、テストをクリックします。
テストが成功し、Microsoft Teamsの内容から、必要な項目を抽出できたら保存してください。
次に「取引先を検索」をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面は、以下を確認します。
設定を確認できたら、次へをクリックしましょう。
API接続設定を行います。
値には、テキストからデータを抽出するの取得した値から「取引先名」を選択しています。
この値を使ってZoho CRMの取引先情報を検索するので、必ずしも「取引先名」を選択する必要はありませんが、値の重複が発生しにくい「取引先名」を設定しておくと良いと思います。
Zohoドメインには、使用しているドメインを入力してください。
設定後、テストを実行しましょう。
テストが成功し、Zoho CRMの取引先情報を取得できたら保存します。
次に「商談を作成」をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面は、以下を確認します。
設定を確認できたら、次へをクリックしましょう。
API接続設定に進みましょう。
商談名は「データを抽出する」で取得した値から「商談名」を選択します。
ここで手入力すると、同じ内容を追加し続けることになるので注意してください。
取引先IDはZoho CRMの「取引先を検索」で取得した値から選択します。
ステージは「テキストからデータを抽出する」で取得した値から選択してください。
詳細情報には、「テキストからデータを抽出する」で取得した値から「詳細」を選択してください。
Zohoドメインは使用しているドメインを入力してください。
設定後、テストをクリックしましょう。
テストが成功し、Zoho CRMに商談を作成できたら、保存します。
最後にトリガーをONにして、作成したフローボットが正常に作動するか確認しましょう。
これでフローボットの設定が完了しました。
ここまではMicrosoft Teamsの情報をZoho CRMに連携する方法をご紹介しましたが、逆にZoho CRMでの更新をMicrosoft Teamsに通知したいというニーズもあるかと思います。
Yoomではそうした逆方向のデータ連携も簡単に自動化できますので、関連するテンプレートも併せてご紹介します。
Zoho CRMに新しい商談が作成されたタイミングで、<span class="mark-yellow">その商談情報を即座にMicrosoft Teamsの指定チャンネルに自動で通知</span>します。
これにより、営業チーム全体が新しい案件の発生をすぐに把握でき、素早い対応や情報共有が可能になります。
チーム内の連携を強化し、営業活動のスピードを向上させられるでしょう。
Zoho CRM上で商談のステージ（例：「アポ獲得」「提案中」「受注」など）が更新されたら、<span class="mark-yellow">その変更内容をMicrosoft Teamsの関連チャンネルへすぐに通知</span>します。
この自動通知によって、チームメンバーや上長が手動でZoho CRMを確認しなくても進捗状況を常に把握できるため、報告の手間が省け、よりスムーズな案件管理が実現します。
今回ご紹介した連携以外でも、Microsoft TeamsやZoho CRMのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、こちらも試してみてください！
業務管理ツールやメールシステムでのタスク情報をMicrosoft Teamsに連携させることで、作業の進行状況や新しい情報をスピーディーに共有できます。
たとえば、Googleスプレッドシートやkintoneからのタスクやステータス更新を通知したり、Outlookのメール受信をきっかけに素早く対応可能です。
この自動化により、手動での情報入力や確認作業が不要になり、作業の効率化とミスの防止が実現します。
Zoho CRMでタスクが登録された際、その情報をGoogle スプレッドシートやMicrosoft Excel、Trelloなどの他のツールに自動で追加することで、タスク管理の効率が向上します。
これにより、チーム内での情報共有がスムーズになり、手動での入力ミスや重複作業を減らすことができるため、業務がよりスピーディーに進行するでしょう。
本記事では、Microsoft TeamsとZoho CRMを連携して業務を自動化する方法についてご紹介しました。
Microsoft TeamsのメッセージをトリガーにZoho CRMの商談を作成・更新したり、逆にCRMの変更をMicrosoft Teamsに通知したりすることで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた情報転記や進捗報告の手間を軽減し、入力ミスや伝達漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、営業担当者はデータ入力作業から解放され、顧客との対話や戦略立案といった、より付加価値の高い業務に集中できる環境が整います。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築することが可能です。
もし、日々の繰り返し作業の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
Q：連携先の取引先が見つからない場合はどうなりますか？
A：こちらのフローに関しては、Zoho CRMに取引先が登録されていることが前提となります。
ですので、取引先が登録されていない場合は、エラーとなりますので注意してください。
Q：自動連携が失敗した際に気づく方法はありますか？
A：フローボットが起動中にエラーが発生した時は、Yoomに登録したメールアドレス宛に通知が届きます。
通知内容にエラーの詳細が記載されているので、内容を修正してください。
修正後、再度フローボットを起動して、正常に作動するか確認しましょう。
通知先については、メール以外にSlackやChatworkに通知することもできます。
Q：特定の投稿だけを対象にできますか？
A：「分岐」のオペレーションを活用すれば、特定の投稿があった時だけ、Zoho CRMに商談を作成することが可能です。
「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
以下、参考テンプレートです。
.png)
.avif){kind=small}
.png)
.webp)
.webp)
