Microsoft Teamsの特定投稿をもとに、Zoho CRMで商談ステージを更新する

■概要

Microsoft Teams上で商談の進捗報告をした後、別途Zoho CRMを開いて手動で情報を更新する作業に手間を感じていませんか。こうした二重入力は、更新漏れや入力ミスを誘発し、正確な顧客管理を妨げる一因にもなり得ます。
このワークフローを活用することで、Zoho CRMとMicrosoft Teamsが連携し、Microsoft Teamsのチャネルへの特定投稿をきっかけに商談ステージを自動で更新するため、手作業による手間とミスを削減し、営業活動の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoho CRMとMicrosoft Teamsを併用し、手動での情報更新に課題を感じている営業担当者の方
• Microsoft Teamsでの報告内容をZoho CRMへ速やかに反映させたい営業マネージャーの方
• Zoho CRMとMicrosoft Teamsの連携による業務自動化で、営業チーム全体の生産性を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsへの投稿だけでZoho CRMの情報が自動更新されるため、CRMへの入力時間を削減できます。
• システムが自動で処理を行うことで、手作業による更新漏れや入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとZoho CRMをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定のキーワードが含まれる投稿のみを処理の対象とします。
4. 次に、オペレーションでAI機能を設定し、投稿されたメッセージから商談名や更新後のステージといったデータを抽出します。
5. 次に、オペレーションでZoho CRMを選択し、抽出した商談名をもとに「商談情報を検索」するアクションを設定します。
6. 最後に、オペレーションでZoho CRMの「商談の情報を更新」アクションを設定し、検索した商談のステージを更新します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガー設定では、商談報告が行われるチームやチャネルを任意で指定できます。
• AI機能のオペレーションでは、投稿テキストから商談名やステージ情報など、どの情報を抽出するかを柔軟に設定することが可能です。
• Zoho CRMのオペレーションでは、AIが抽出した情報や固定値を用いて、商談のどの項目を更新するかを自由にカスタマイズできます。

■注意事項

• Microsoft Teams、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。