Microsoft Teamsでメッセージが送信されたら、Zoho CRMで商談を作成する

■概要

Microsoft Teamsでの連絡をもとに、手作業でZoho CRMへ商談情報を入力する際に、手間や入力漏れを感じていませんか。このワークフローは、そうした課題を解決するために設計されており、Microsoft Teamsの特定チャネルへのメッセージ投稿をきっかけに、AIが必要情報を抽出し、自動でZoho CRMに商談情報を作成します。Zoho CRMとMicrosoft Teamsを連携させることで、商談化のプロセスを円滑にし、営業活動の初動を早めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsの連絡からZoho CRMへの手入力に手間を感じている営業担当者の方
• Zoho CRMとMicrosoft Teamsを活用し、商談作成のプロセスを自動化したいと考えている方
• 営業チーム内の情報共有とZoho CRMへのデータ反映を、より迅速かつ正確に行いたいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsのメッセージから自動で商談が作成されるため、Zoho CRMへの転記作業がなくなり、時間を有効活用できます
• 手作業による転記ミスや商談作成の漏れを防ぎ、Zoho CRMとMicrosoft Teams間での正確なデータ連携を実現します

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとZoho CRMをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します
3. オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションでメッセージ本文から商談情報を抽出します
4. 次に、オペレーションでZoho CRMを選択し、「取引先を検索」アクションで抽出した情報をもとに取引先を検索します
5. 最後に、Zoho CRMの「商談を作成」アクションを設定し、検索した取引先情報と抽出データを紐づけて商談を作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガー設定では、通知を監視したいチャネルを任意で指定することが可能です
• AIによるデータ抽出では、メッセージの投稿内容から「会社名」や「商談内容」など、Zoho CRMに登録したい項目を自由に設定して抽出できます
• Zoho CRMでの取引先検索や商談作成の際には、AIが抽出した情報だけでなく、固定のテキストや日付などを組み合わせて設定することも可能です

■注意事項

• Microsoft Teams、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。