■概要
日々の業務でGoogle スプレッドシートにタスクを追加した後、その内容をチームに共有するために手作業で情報をまとめ、Microsoft Teamsへ通知していませんか。このような作業は手間がかかる上に、情報の伝達漏れや遅延が発生する可能性も潜んでいます。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートへのタスク情報追加をトリガーに、ChatGPTが内容を解析し、Microsoft Teamsへ自動で通知するため、これらの課題を解消し、スムーズな情報共有を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートでタスク管理を行い、手動での情報共有に手間を感じている方
- ChatGPTを活用してタスク内容の自動解析や要約に関心がある業務担当者の方
- Microsoft Teamsを利用し、チーム内での迅速かつ効率的な情報共有を目指す方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートへのタスク追加からChatGPTによる解析、Microsoft Teamsへの通知までの一連の流れを自動化し、手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業による情報伝達の遅れや内容の誤りを防ぎ、タスクに関する重要な情報がすぐにチームへ共有されるため、ヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシート、ChatGPT、Microsoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてGoogle スプレッドシートの「行が追加されたら」アクションを設定し、対象のスプレッドシートに新しい行が追加されたことを検知するようにします。
- 続いて、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定します。ここで、Google スプレッドシートから取得したタスク情報をもとに、内容の解析や要約といった処理を行います。
- 最後に、別のオペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定します。このアクションで、ChatGPTによって生成されたテキストを指定のチャネルへ自動で通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- ChatGPTの「テキストを生成」アクションでは、解析の指示（プロンプト）や生成されるテキストの文字数制限などを、業務の要件に合わせて任意で設定することが可能です。
- Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションでは、通知を送信するチャネルを自由に選択できます。また、メッセージ本文には固定のテキストだけでなく、前のステップであるGoogle スプレッドシートやChatGPTから取得した情報を変数として動的に埋め込むカスタマイズが可能です。
■注意事項
・Google スプレッドシート、ChatGPT、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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