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「Microsoft Teamsのイベント情報をCapsule CRMにタスクとして登録したい」
「Microsoft Teamsのチャネルで共有された顧客情報を、手作業でCapsule CRMに転記していて時間がかかるし、ミスも多い…」
このように、Microsoft TeamsとCapsule CRMを併用する中で、手作業によるデータ連携に限界を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Microsoft Teamsで発生したイベントやメッセージをトリガーに、必要な情報だけを抽出して自動でCapsule CRMに登録する仕組み</span>があれば、こうした日々の煩わしい作業から解放され、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎながら、より重要な顧客対応や戦略立案に集中できる時間を生み出すことができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に実現できるため、これまで自動化を諦めていた方でもすぐに導入可能ですので、ぜひこの機会に面倒なデータ連携作業を効率化しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Microsoft TeamsとCapsule CRMを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Microsoft TeamsとCapsule CRMのAPIを連携させることで、これまで手動で行っていた二つのツール間の情報共有を自動化できます。
例えば、Microsoft Teamsでの活動を起点としてCapsule CRMのタスクや顧客情報を自動で作成・更新するフローを組むことが可能になり、業務の効率化とデータ入力の精度向上に大きく貢献します。
ここでは、具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、ご自身の業務に近いものや、解決したい課題に合ったものがないか、ぜひチェックしてみてください！
Microsoft Teamsのカレンダーに新しいイベントが登録されると、そのイベント情報から必要なテキストを自動で抽出し、Capsule CRMに新しいタスクとして登録するため、<span class="mark-yellow">会議やアポイントメントの予定を自動でタスク化し、対応漏れを防ぐ</span>ことができます。
この連携は、AIや正規表現によるデータ抽出処理を含んでおり、イベントの詳細から特定の情報を抜き出してタスクを作成するような、より高度な自動化を実現します。
Microsoft Teamsの特定のチャネルに新しいメッセージが投稿されると、その内容から顧客情報などを自動で抽出し、Capsule CRMに新しい連絡先（Party）として登録するため、<span class="mark-yellow">チャットで共有された見込み客や取引先の情報を、手動で転記する手間なくCRMに蓄積</span>できます。
これにより、スピーディーな情報共有と顧客管理の効率化が図れ、営業機会の損失を防ぎます。
それでは、実際にMicrosoft TeamsとCapsule CRMを連携したフローを作成する手順を解説していきます。
今回は、専門的な知識がなくても業務の自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使用しますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：[Microsoft Teams]／[Capsule CRM]
[Yoomとは]
今回は「Microsoft Teamsのカレンダーにイベントが登録されたら、テキストを抽出しCapsule CRMでTaskを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
以下の手順をご参照ください。
1.検索して、表示されたCapsule CRMのアイコンをクリック
2.Capsule CRMのSite addressを入力
表示された画面でサイトアドレスの.capsulecrmの前までを入力し、「Continue」をクリックします。
アクセス権限を確認されるので、「Allow」をクリックします。
3.マイアプリに追加される
以下の画像のようなマイアプリを登録しましたと表示されれば登録完了です。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
まずは、Microsoft Teamsのカレンダーにイベントが追加された時の設定をしていきます。
1.「カレンダーにイベントが登録されたら」をクリック
2.連携アカウントとアクションを選択
タイトルは、そのままで問題ありませんが、必要であれば変更してください。
アカウント情報を確認します。
トリガーアクションが「カレンダーにイベントが登録されたら」になっていることを確認して「次へ」をクリックします。
3.Microsoft Teamsのカレンダーにイベントを作成
この後のテストのためにMicrosoft Temamsのカレンダーに連携するイベントを作成します。
今回は、以下のようなイベントを作成しています。
4.アプリトリガーのAPI接続設定
トリガーの起動間隔：以下注釈を確認しながら、トリガーの起動間隔を設定します
ユーザーID：候補からMicrosoft Teamsで使用するユーザーを指定します
タイムゾーン：プルダウンを開いて選択します
入力が完了したら、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、Microsoft Teamsで追加したイベント情報が取得されるので、確認したら保存してください。
続いて、Microsoft Teamsから取得したデータからテキストを抽出する設定をしていきます。
1.「テキスト抽出」をクリック
変換タイプの選択：「GPT-4o mini｜3,500文字以内のデータからテキストを抽出（2タスク）」のまま「次へ」をクリック
2.詳細を設定
対象のテキスト：「カレンダーにイベントが登録されたら」のプルダウンを開いて「開始日時」を選択します
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
抽出したい項目：抽出したい項目を「,」（カンマ）区切りで入力していきます
指示内容を任意で入力してください。
入力が完了したら「テスト」をクリックします。
テストが成功したら内容を確認し、「保存する」をクリックします。
最後に、Capsule CRMに反映させるための設定をしていきます。
1.「Create Task」をクリック
2.連携アカウントとアクションを選択
タイトルは、そのままで問題ありませんが、必要であれば変更してください。
アカウント情報を確認します。
アクションが「Create Task」になっていることを確認して「次へ」をクリックします。
3.API接続設定
タスク：「カレンダーにイベントが登録されたら」のプルダウンを開いて入力します。
説明に、資料準備などのタスク内容を保存して連携した場合は、「説明」をタスクとすることもできます。
期限の日・時：「テキスト抽出」のプルダウンを開いてそれぞれ入力します
入力が完了したら、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、Capsule CRMのCalendar & Tasksに情報が反映されます。
Yoomの画面に戻り、下部にある「保存する」をクリックします。
これで、設定は完了です。
すべての設定が完了すると以下の画像のようなフローの起動画面が出るので、トリガーをONをクリックします。
トリガーをONにしたのち、動作確認をしてください。
今回はMicrosoft TeamsからCapsule CRMへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にCapsule CRMでのアクションを起点としてMicrosoft Teamsに通知を送るような連携も可能です。
顧客管理システムでの変更をリアルタイムでチームに共有したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Capsule CRMに新しい連絡先（Party）が追加された際に、その情報をMicrosoft Teamsの指定したチャネルに自動でメッセージとして送信するため、<span class="mark-yellow">新規顧客の情報を即座にチーム全体で共有し、迅速なフォローアップ体制を構築</span>できます。
このシンプルな直接連携により、担当者間の情報格差をなくし、チーム全体の営業活動を円滑に進めることが可能になります。
Capsule CRMで新しいタスクが作成されると、タスクの詳細をMicrosoft Teamsのチャネルに自動で通知するため、<span class="mark-yellow">担当者に割り当てられたタスクや重要なToDoをリアルタイムで関係者に周知</span>できます。
これにより、タスクの見落としや対応遅れを防ぎ、プロジェクトや顧客対応の進捗管理をより確かなものにします。
Yoomでは、Microsoft TeamsとCapsule CRMに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
Microsoft TeamsとCapsule CRMでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
Microsoft Teamsは、AsanaやBacklogのタスク、Salesforceの商談更新、Notionへの情報追加など、様々なシステムからの通知を一元化できます。
Yoomデータベースのレコード送信や、Outlookでのメール受信通知も可能です。毎日の定時投稿、月末通知、Slackとの連携に加え、Notionのタスク期限通知など、定型的な情報共有も自動化できます。
Capsule CRMは、Google スプレッドシートやGoogleフォームとの連携で顧客・タスク管理を効率化します。
Google スプレッドシートからのプロジェクト作成や、フォームからの顧客情報登録を自動で行います。また、CRMでのタスク・パーティ作成をトリガーにSlackへ通知したり、Googleカレンダーで予定を作成したり、Shopifyに顧客情報を登録したりと、幅広い業務を連携できます。
Microsoft TeamsとCapsule CRMの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたMicrosoft Teamsでの活動記録をCapsule CRMへ転記する作業の手間を大幅に削減し、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
</span>これにより、担当者は常に最新かつ正確な顧客情報に基づいて行動できるようになり、本来注力すべき商談や顧客サポートといったコア業務に集中できる環境が整います。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築することが可能ですので、もし日々の繰り返し作業の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
Q：特定の条件を満たすイベントやメッセージだけ連携できますか？
A：はい。可能です。
フローに「分岐」を設定することで、Microsoft Teamsで特定の条件を満たすイベントだけを限定してCapsule CRMに反映させることも可能です！
「分岐」の設定方法について、詳しくはこちらをご覧ください。
Q：双方向の連携フローは作れますか？
A：はい。可能です。
Yoomでは、「Capsule CRMでNew Taskが作成されたら、Microsoft Teamsでメッセージを送る」のテンプレートなど様々用意していますので、ぜひ活用してみてください！
Q：連携が失敗した場合、どうなりますか？
A：連携エラーが発生すると通知が行われます。
連携エラーが発生した場合は、フローボットが停止しYoomに登録されているメールアドレスへ通知が届きます。
通知内にエラー原因などを記載しておりますので、エラー原因をご確認ください。
対処方法が分からないなどでお困りの際はヘルプページまたは、こちらをご確認ください。
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