■概要

Gmailで受信したメールに記載されたURLをコピーし、Bitlyで短縮URLを作成して関係者に共有する、といった一連の作業を手動で行っていませんか？
この定型的な作業は、手間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、特定のGmailのメール受信をきっかけに、Bitlyでの短縮URL作成から通知までを自動化し、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受け取ったURLをBitlyで短縮し、共有する業務を頻繁に行っている方
• 手作業によるURLの変換や通知メールの作成に、時間的な負担を感じている方
• GmailとBitlyを連携させ、マーケティング活動や情報共有、短縮リンク管理を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailの受信をトリガーに、Bitlyでの短縮URL作成と通知までが自動処理されるため、手作業にかかっていた時間を削減できます
• 手作業によるURLのコピーミスや、関係者への通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとBitlyをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを抽出する」アクションを設定し、メール本文からURLなどの必要な情報を抽出します
4. 次に、オペレーションでBitlyの「Bitlinkを作成」アクションを設定し、抽出したURLを元に短縮URLを作成します
5. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成した短縮URLを含んだメールを関係者に送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、処理を開始するきっかけとしたいラベルを任意で設定してください
• AIテキスト抽出オペレーションでは、メール本文からURLだけでなく、短縮リンクの設定や通知メールに使用したい特定の語句などを抽出するよう設定が可能です
• BitlyでのBitlink作成オペレーションでは、任意のドメインやグループGUID、タイトル、タグなどを指定できます
• Gmailでの通知オペレーションでは、宛先を自由に設定できるほか、件名や本文に固定のテキストを入れたり、前のステップで作成した短縮URLなどを変数として埋め込んだりすることが可能です

■注意事項

• Gmail、BitlyのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。