Dropboxにファイルが作成または更新されたら、Bitlyでリンクを短縮しメールで通知する

■概要

Dropboxにアップロードしたファイルのアクセス用パスを、Bitlyで短縮してからメールで通知する、といった一連の作業を手動で行うのは手間がかかるものです。このワークフローを活用すれば、Dropboxへのファイルアップロードをきっかけに、Bitlyでのリンク短縮からメール通知までを自動化できるため、こうしたファイル共有に関する定型業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• DropboxとBitlyを連携させたファイル共有プロセスを自動化したいと考えている方
• マーケティング施策などでDropbox上のファイルの短縮URLを頻繁に作成する方
• 手作業によるアクセス用パスの作成ミスや通知漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxにファイルが作成または更新されると、Bitlyでのリンク短縮とメール通知が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手作業で発生しがちなリンクの貼り間違いや、関係者への通知漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、正確な情報共有に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとBitlyをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでBitlyの「リンクを短縮する」アクションを設定し、Dropboxのファイルリンクを短縮します
4. 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」アクションを設定し、Bitlyで短縮したリンクを指定の宛先に送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォルダのパスやファイル名を任意に指定することが可能です
• Bitlyのアクションでは、短縮したいリンクとして、Dropboxのファイルパスを変数として設定します
• メール機能では、通知先のメールアドレスや件名、本文などを任意に設定できます。本文には、Bitlyで生成した短縮URLを変数として埋め込むことで、自動で共有が可能です

■注意事項

• Dropbox、BitlyのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。