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「Asanaで管理しているプロジェクトのタスク情報を、営業管理で使っているboardに案件として登録したい」
「タスクが追加されるたびに、手作業でboardに情報をコピー＆ペーストするのが面倒で、入力ミスも起こりがち…」
このように、Asanaとboard間での手作業によるデータ連携に、非効率さや課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Asanaに新しいタスクが追加されたタイミングで、その情報が自動的にboardに案件として登録される仕組み</span>があれば、こうした日々の煩わしさから解放されます。
さらに入力ミスを心配することなく、より戦略的な営業活動やプロジェクト管理といったコア業務に集中できる時間を確保できるでしょう！
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に設定できます。
ぜひこの記事を参考に日々の業務をもっと楽にしていきましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Asanaとboardを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
いますぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
AsanaとboardのAPIを連携すれば、これまで手作業で行っていた情報登録や更新といった作業を自動化し、業務を効率化することが可能になります。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介します。
気になる内容があれば「試してみる」をクリックし、アカウント登録するだけで、すぐにAsanaとboardの連携を実際に体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひクリックしてみてください！
Asanaに新しいタスクが追加された際に、その情報を自動で抽出し、boardに新規案件として登録することができます。
この連携により、<span class="mark-yellow">タスク情報をboardに手動で転記する手間や、コピー＆ペーストによる入力ミスをなくし、</span>迅速かつ正確に案件情報を作成できるため、営業担当への情報共有もスムーズになります。
Asanaで特定のプロジェクトに関連するタスクが「完了」ステータスになったことをトリガーとして、そのタスクに含まれる顧客情報をboardに自動で登録する連携です。
この仕組みによって、<span class="mark-yellow">プロジェクト完了後の顧客情報登録漏れを防ぎ、営業部門へのスムーズな引き継ぎを実現できる</span>ので、継続的な顧客フォローやアップセル提案の機会損失を防ぎます。
それでは、さっそく実際にAsanaとboardを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでAsanaとboardの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Asanaにタスクが追加されたら、boardに案件を登録する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Asanaの場合
新規接続を押したあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでAsanaと検索し対象アプリをクリックしてください。
Yoomと連携したいアカウントでログインしてください。
今回はメールアドレスでログインしています。
入力後、「続行」をクリックします。
パスワードを入力後、「ログイン」をクリックします。
boardの場合
新規接続をクリックしたあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでboardと検索し対象アプリをクリックしてください。
下記の画面が表示されたら、アカウント名とアクセストークンを入力し、「ログイン」をクリックしましょう。
boardの詳しいマイアプリ登録方法はこちらをご参照ください。
ここからいよいよフローの作成に入ります。
簡単に設定できるようテンプレートを用意しているので、まずはコピーします。
Yoomにログイン後、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
テンプレートがコピーされると、以下のような画面が表示されますので、「OK」をクリックして設定を進めましょう。
事前準備として、まずはboardに顧客を登録しておきましょう。
今回のフローでは、Asanaに追加した新規タスクに含まれる顧客名をAIが抽出し、board上の顧客リストと照合（タグで検索）して案件を登録します。
そのため、boardに顧客が事前に登録されていることが前提条件となります。
また、検索は「タグ」をキーにして行われるため、boardで顧客を登録する際には必ずタグも設定しておく必要があります。
タグが設定されていないと、「顧客リストの取得」アクション実行時に顧客が見つからず、案件登録が失敗してしまうのでご注意ください。
今回は以下の通り、テスト用に「株式会社テスト商事」を顧客として登録し、同じ名称のタグを設定しておきました。
顧客の登録が完了したら、Yoomの操作画面に戻りフローボットの操作を始めましょう。
「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。
アプリとアクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Asanaと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
事前準備としてAsanaで特定プロジェクトに新規タスクを追加しておきましょう。
今回はテスト用に、以下の内容で作成しました。
※なお、この後のフローでは、タスクに含まれる顧客名をAIのデータ抽出機能で取り出し、board上の顧客リストと照合したうえで案件を登録します。
そのため、タスク内には必ず顧客名を含めてください。
また、顧客名は事前にboardに登録した顧客名と同じ表記で設定しましょう。
Yoomの操作画面に戻り、トリガーの設定を行います。
指定した間隔でAsanaをチェックし、トリガーとなるアクション（今回はタスクの追加）を検知すると、フローボットが自動で起動します。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
ワークスペースID
入力欄をクリックすると連携が有効になっているアカウントから候補が表示されるので、対象の項目を選択しましょう。
プロジェクトID
こちらも同じく、入力欄をクリックすると連携が有効になっているアカウントから候補が表示されるので、対象の項目を選択してください。
※事前準備でテスト用にタスクを追加したプロジェクトを設定しましょう。
入力が完了したら、設定内容とトリガーの動作を確認するため「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、Asanaの特定プロジェクトに追加されたタスクの情報が一覧で表示されます。
以下の画像の取得した値は、後続のステップで利用可能です。
また、以降のアクションで変数として利用でき、フローが起動するたびに最新の情報に更新されます。
内容を確認し、「保存する」をクリックします。
「テキストからデータを抽出する」をクリックします。
AIによるデータ抽出の設定を行います。
変換タイプは 「GPT-4o mini｜3,500文字以内のデータからテキストを抽出（2タスク）」 がデフォルトで設定されているため、そのまま内容を確認し「次へ」をクリックします。
なお、抽出対象となるテキストの文字数によって消費タスク数が変動します。
長文テキストからデータを抽出する場合は「変更する」をクリックし、任意の変換タイプを選択してください。
対象のテキスト
Asanaでトリガーイベントにて取得したタスクの内容を対象に、AIで特定のテキストを抽出します。
入力欄をクリックすると、前のステップでAsanaから取得した値が表示されるので、選択して入力しましょう。
このように設定することで値が固定化されず、フローボットを起動するたびに最新の情報を自動で反映できます。
抽出したい項目
対象のテキストから抽出したい項目をカンマ区切りで入力してください。
今回はデフォルトの「会社名」を設定しています。
指示内容
AIへの指示内容は任意で設定可能です。
入力が完了したら、設定した項目が実際に正しく抽出されるかどうかを確認するため「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、AIによってテキストから抽出された情報が一覧で表示されます。
以下の画像の取得したアウトプットを利用して、次のステップでboardの顧客リストを取得することが可能です。
内容を確認し、「保存する」をクリックします。
「顧客リストの取得（タグで検索）」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。
アプリとアクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
boardと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
APIキー
注釈に沿って入力しましょう。
boardにログインし、こちらのページからAPIキーの取得が可能です。
タグ
board上に登録されている顧客情報から、タグを指定して顧客リストを検索します。
入力欄をクリックすると、前のステップでAI機能によりテキスト抽出済みのアウトプットが表示されるので、選択して入力しましょう。
入力が完了したら「テスト」をクリックし、設定した内容をもとに顧客リストが正しく取得できるか確認しましょう。
テストが成功すると、取得された顧客リストの情報が一覧で表示されます。
以下の画像の取得したアウトプットを利用して、この後のステップでboardへ案件の登録が可能です。
内容を確認し、「保存する」をクリックします。
「案件の登録（一括請求）」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。
アプリとアクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
boardと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
APIキー
前のステップで設定したAPIキーと同じく入力しましょう。
案件名
入力欄をクリックすると、トリガーのステップでAsanaから取得した値が表示されるので、選択して入力しましょう。
なお、テキストを直接入力した部分は固定値とされるため、取得した値を活用せず設定を行うと毎回同じデータがboardに登録されてしまうので注意が必要です。
顧客ID
こちらも案件名と同様に、入力欄をクリックすると、前段のステップでboardから取得済みのアウトプットが表示されるので選択して入力が可能です。
ユーザーID
注釈に沿って、boardのURLから確認し入力しましょう。
見積日
タスクの期日を設定しましょう。
こちらも取得した値を活用し入力可能です。
受注ステータス
案件の進行状況を表すステータスです。
プルダウンから選択してください。
請求日
入力欄をクリックし、表示されるタブ「日付」から下記の通り設定しました。
運用に合わせて設定してみましょう。
その他の項目もお好みで設定可能です。
注釈を参考に、必要に応じて設定してみてくださいね。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した内容で案件の登録が行われるか確認しましょう。
テストが成功すると、登録された案件の情報が一覧で表示されます。
あわせてboardを開き、指定した内容で案件が登録されているか確認してみましょう。
今回は下記の通り登録されていました！
問題がなければYoomの操作画面に戻り、「保存する」をクリックします。
以上ですべての設定が完了しました！
設定が完了すると、画面上に以下のメニューが表示されます。
トリガーをONにすると、Asanaの指定プロジェクトに新しいタスクが追加されたタイミングで、AI機能が情報を抽出します。
抽出したデータをもとにboardの顧客リストを取得・照合し、該当する顧客に新規案件として登録されます。
実際にAsanaでタスクを追加し、boardに案件が登録されるか確認してみましょう。
今回はAsanaからboardへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にboardからAsanaへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
boardに新しい案件が登録されたタイミングを検知し、Asanaに担当者や期限を設定したタスクを自動で作成する連携です。
この自動化によって、<span class="mark-yellow">案件発生からタスク作成までのリードタイムを短縮し、対応漏れを未然に防ぐことができる</span>ため、プロジェクトの迅速なスタートダッシュを支援します。
board上の案件ステータスが「失注」や「完了」などに更新された際に、関連するAsanaのタスクを自動で削除する連携フローです。
この仕組みを導入することで、<span class="mark-yellow">不要になったタスクを手動で整理する手間を省き、Asanaのタスクリストを最新かつアクティブな状態に保つ</span>ことができます。
今回ご紹介した連携以外でも、AsanaやboardのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
プロジェクトにタスクが追加されたことをトリガーに、別のタスク管理ツールにもタスクを作成したり、カレンダーに期日を登録したりします。
また、タスクが完了したら、カスタマーサポートツールのチケットステータスを更新する連携も可能です。
これにより、チーム内のタスク管理を効率化し、手動でのデータ入力を削減します。
新しい案件が登録されたらデータベースにレコードを追加したり、新しい顧客が作成されたらチャットツールに通知したりします。
また、案件の登録や更新があった際に、チャットツールに通知することも可能です。
これにより、手動でのデータ入力や情報共有の手間をなくし、営業活動を効率化します。
Asanaとboardの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで日常的に発生していたタスク情報から案件情報への手作業による転記作業をなくし、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者はデータ入力という単純作業から解放され、より付加価値の高い顧客対応やプロジェクト推進といったコア業務に集中できる環境が整うはず！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコード連携ツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もしAsanaとboardの連携自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、その効果を実際に体験してみてください！
Q：Asanaのタスクが「更新」された時も連携できますか？
A：はい、できます。
Asanaの「タスクが更新されたら」というトリガーを利用してフローボットを作成してください。
また、boardのアクションを「案件の更新」アクションに変更することで、Asanaで更新されたタスクの情報をboard上の既存案件に反映することも可能です。
Q：連携が失敗した場合、どこでエラーを確認できますか？
A：Yoomでは進行していたフローボットがエラーとなり、停止された場合にワークスペース発行時に登録したメールアドレス宛に通知が届きます。
また、アクション設定時の「テスト」ボタンでもエラーがあれば内容が表示されます。
その際には該当フローを確認し、エラーの原因や種類が表示される「エラーコード」を確認して修正してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：boardに顧客が未登録の場合、連携はどうなりますか？
boardに顧客が未登録の場合は値が空白として処理されますが、その時点でエラー通知が発生するわけではありません。
フローの最後にある「案件の登録(一括請求)」アクションではじめてエラー通知が送られる可能性があります。
このケースを防ぐには、事前にboardへ必ず顧客情報を登録しておくことが前提となります。
登録漏れがあると、自動化でのデータ処理が不完全になり、連携が実現できないのでご注意ください。
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