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「Asanaでタスクを作った後、その詳細説明を考えるためにOpenAIを開いて文章を生成し、またAsanaに戻って貼り付けている…」
「顧客からの問い合わせ内容をOpenAIで要約してから、Asanaで担当者にタスクを割り振っている…」
このように、AsanaとOpenAIを併用する中で、手作業による情報の転記や連携に手間や非効率さを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">AsanaでのアクションをきっかけにOpenAIが自動でテキストを生成したり、逆にAIが分析した内容をAsanaにタスクとして自動で起票する仕組み</span>があれば、これらの定型業務から解放され、より創造的で重要な業務に集中できる時間を確保できます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるため、これまで自動化を試したことがない方でもスムーズに導入することが可能です。
ぜひこの機会に、日々の反復作業を自動化して業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">AsanaとOpenAIを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
AsanaとOpenAIのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていたタスク管理や情報整理に関する様々な業務を自動化できます。
例えば、Asanaのタスク情報を基にOpenAIが補足情報を生成したり、外部からの情報をOpenAIが分析してAsanaにタスクとして登録したりといったことが可能になります。
これにより、業務のスピードと質を大きく向上することが可能です。
ここでは具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Asanaで新しいタスクを作成した際に、そのタスク名だけでは詳細な内容が分かりにくいといった課題を解決するため、タスク名をもとにOpenAIがタスクの詳細説明や背景、考えられるサブタスクなどを自動で生成し、<span class="mark-yellow">該当タスクのコメント欄に自動で追加します。</span>
タスク作成者の記述負担を軽減しつつ、チーム内でのタスク内容の認識齟齬を防ぐことで、業務の質を均一化できます。
Webサイトの問い合わせフォームや社内の申請フォームに新しい回答が送信されると、その内容をOpenAIが自動で読み取り、要点や緊急度を分析・要約した上で、<span class="mark-yellow">担当者や対応内容を記載したタスクをAsanaに自動で作成します。</span>
これにより、担当者が手動で内容を確認してタスク化する手間を省き、問い合わせへの迅速な一次対応や、適切な担当者へのスムーズな引き継ぎを実現します。
それでは、さっそく実際にAsanaとOpenAIを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでAsanaとOpenAIの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Asanaでタスクが作成されたら、OpenAIで詳細説明を生成してコメントを追加する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
以下の手順をご参照ください。
以下の手順をご参照ください。
※ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
以上の手順を行うと、今回使うアプリのマイアプリ登録が完了します。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
まずはこのフローボットでトリガーになっている、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定していきましょう。
連携アカウントとアクションを確認していきます。
トリガーアクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、トリガーと連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
問題なければ「次へ」を押して進みましょう。
トリガーの起動間隔を設定していきましょう。
プルダウンをクリックして、任意のタイミングを選んでください。
ワークスペースIDとプロジェクトIDは、候補より選択します。
ここでAsanaに下記のようなタスクを作成します。
フローボットに戻り、テストボタンを押してください。
テストが成功し、取得した値が入ればOKです。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
設定画面一番下の「保存する」ボタンを押してください。
次はOpenAIでテキスト生成を行います。「テキストの生成」をクリックしてください。
OpenAIと連携するを行うアカウントを確認し、アクションはそのままで構いません。
問題なければ「次へ」で進みます。
生成する文章の指示を出していきます。
今回は以下のように入力しました。
なお、生成された説明文は、Asanaのコメントとして追加するため、箇条書きで分かりやすくまとめてください。
また、メッセージコンテンツは、取得した値より以下のように入力ができます。
うまく使って適宜指示を出してください。
文章作成に使うChatGPTのバージョンを選びます。
今回はgpt-4-0613にしました。
その他の項目は任意で設定してください。
ここでテストボタンを押します。
テストが成功し、取得した値が入ればOKです。
ここまで終わったら、画面一番下の「保存する」より保存を完了してください。
最後にAsanaのタスクにコメントを追加していきます。「タスクにコメントを追加」をクリックしてください。
Asanaと連携するアカウント情報を確認し、アクションはそのままでOKです。
確認したら「次へ」で進みます。
タスクIDを取得した値から設定します。
コメント内容も取得した値より「生成されたコンテンツ」を設定します。
ここでテストボタンを押します。
テストが成功し、取得した値が入ればOKです。
Asanaの該当タスクも見に行ってみましょう。
コメントが追加されていればOKです。
ここまで完了したら、「保存する」ボタンから設定を保存してください。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。
今回ご紹介した連携以外でも、さまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください。
タスクが追加・完了されたら,他のタスクツールやデータベース、チャットツールへ情報を自動転記したり通知します。
逆に、フォームやCRM、他タスクツールからの情報をトリガーにタスクを自動作成します。
プロジェクト管理とチーム間の連携の効率が向上します。
フォームやメールからの情報をAIで解析し、自動で回答や返信草案を生成し、チャットやメールで通知します。
また、CRMやデータベース、ECに情報が追加されたら、AIで分析や要約、任意の情報を生成してレコードを自動更新することも可能です。
手動での情報処理や文書作成の手間がなくなり、業務の生産性と対応品質が向上します。
AsanaとOpenAIの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたタスクの詳細記述や、問い合わせ内容のタスク化といった定型業務にかかる時間を削減し、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。</span>
これにより、タスク内容の質が向上し、チーム全体の生産性が高まるだけでなく、担当者はより戦略的で付加価値の高いコア業務に集中できる理想的な環境を整えられるでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もしまだ自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：AIが生成した内容を人が確認する工程を挟めますか？
A：はい、可能です。
「担当者へ対応を依頼する」や「承認を依頼する」フローを組み込むと、一旦担当者確認を挟むことができます。
Q：ChatGPT以外のAIモデル（例: Claude、Gemini）も使えますか？
A：はい、使えます！
他のAIモデルでもYoomのアプリ連携一覧にあり、マイアプリ登録を行えば使用可能です。
連携アプリ一覧は以下より確認してください。
Q：自動連携がエラーで失敗した場合はどうなりますか？
A：Yoomにご登録いただいたメールアドレスに通知が送られます。
また、SlackやChatworkに通知を送ることも可能です。
通知メールには、エラーが起きている箇所や詳細のリンクが記載されておりますのでご確認ください。
再実行は自動で行われません。エラー修正後に手動で再実行してください。
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