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「BoxとHarvestを使っていて、それぞれのデータを手作業で連携するのが面倒…」
「Boxにファイルをアップロードしたら、都度Harvestでタスクを手入力しており、時間がかかるしミスも発生しがち…」
このように、複数のSaaSを併用する上で、手作業でのデータ連携に限界を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Boxに特定のファイルが格納されたタイミングで、Harvestに関連タスクを自動で作成する仕組み</span>があれば、こうした日々の定型業務から解放されるかもしれません。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に実現できます。
ぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっと効率化させましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">BoxとHarvestを連携するためのテンプレート</span>が用意されています！
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
BoxとHarvestのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていたアプリケーション間のデータ転記や更新作業を自動化できます。
この連携により、業務の効率性が飛躍的に向上し、ヒューマンエラーのリスクを削減することが可能になります。
ここでご紹介する自動化のテンプレートは、アカウント登録後すぐに試すことができるので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Boxに新しいファイルが格納されるたびに、手動でHarvestにタスクを作成する作業は、時間がかかるだけでなく、タスクの作成漏れや入力ミスにつながる可能性があります。
この連携を利用すれば、<span class="mark-yellow">Boxへのファイル格納をトリガーとしてHarvestにタスクが自動で作成される</span>ため、手作業による手間とミスを削減し、関連業務を迅速かつ正確に開始できます。
全てのファイルではなく、「請求書」や「契約書」といった特定のキーワードを含むファイルが格納された場合にのみタスクを作成したい、というケースも多いでしょう。
このテンプレートでは、ファイル名などの条件を指定して連携を自動化できるため、<span class="mark-yellow">必要なファイルが格納された時だけ的確にタスクを作成し</span>、不要なタスクの作成を防ぎます。
それでは、実際にBoxとHarvestを連携したフローを作成する手順を解説していきます。
今回は、ハイパーオートメーションツール「Yoom」を使用して、ノーコードで連携フローを構築しますので、プログラミングの知識は一切不要です。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Boxにファイルが格納されたら、HarvestにTaskを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Boxの連携
右上の検索欄にBoxと記入して、出てきたBoxのアイコンをクリックします。
「Boxへのアクセスを許可」をクリックしましょう。
「マイアプリを登録しました。」という表示が出てきたら、Boxアプリの接続は完了です！
Harvestの連携
同様に右上の検索ボックスに「Harvest」と入力して、表示されたHarvestのアイコンをクリックします。
以下のような画面が表示されたら、赤枠の「Authorize application」をクリックしましょう。
同じく、「マイアプリを登録しました。」の表示が出たら全てのアプリ接続は完了です。
ここからはフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずは下記のテンプレートをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「試してみる」をクリック
2.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
3.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
トリガーとなるアプリの設定を行います。
まずは以下の赤枠をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを選択しましょう。
トリガーアクションは、テンプレート通りに「フォルダにファイルがアップロードされたら」のままで大丈夫です。
「次へ」をクリックして進んでください。
実際にBox上でファイルをアップロードしましょう。
今回は下記の「Test A」のファイルをテストとして使用します！
※この時に指定するフォルダは、Yoomで使用していないフォルダを指定してください。
使用済みのフォルダを指定するとWebhookが重複するため、連携エラーの原因となります。
(使用しているかわからないことも多いと思うので、新規フォルダを使用するのがおすすめです)
Yoomの設定画面に戻り、BoxのAPI接続設定を設定します！
このテストは、BoxのAPIを使って「フォルダの追加などのイベントをリアルタイムに検知するWebhook通知の設定」が正しく行われるかどうかを確認するものです。
ファイルをアップロードしたフォルダのコンテンツIDを手動で設定したら、「テスト」ボタンを押します！
テスト成功と表示されたら、「Boxでファイルが追加されたときに通知を受け取る設定（Webhook）」が正常に登録・接続されていることを示しています。
テスト成功を確認したら、「次へ」をクリックします。
次のページに切り替わったら「テスト」ボタンをクリックします。
「テスト成功」と表示が出たら、アウトプット（取得した値）が取得されます。
※アウトプットとは、トリガーやオペレーションにて取得した値を指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
取得した値が確認できたら、最後に「保存する」ボタンを押しましょう！
Boxから取得した値を利用して、Harvestにタスクを作成する設定を行います。
次の赤枠をクリックしましょう。
Harvestと連携するアカウント情報に間違いがないかを確認します。
アクションはテンプレートのままで問題ありません。次の設定へ移りましょう！
クライアントが登録されるAccount IDを設定します。
入力欄をクリックすると、下記のように候補が表示されるのでこの中から選択してください。
NameにてBoxで取得したファイル名を設定します。
先ほど取得した値から選択しましょう！
これにより、Boxのフォルダごとに変わる情報をHarvestへ動的に反映できます。
※取得した値を活用せず手入力すると、毎回同じデータが登録されてしまうので注意が必要です。
その他の設定を任意で行い、すべての設定が終わったらテストを実行しましょう。
テスト成功で、Harvestに新しいタスクが作成されます！
Harvestを確認してみましょう！
新規のタスクが作成されています。
Yoomの画面に戻り、最後に設定を保存しておきましょう。
これですべての設定が完了です！
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、「トリガーをON」にします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。
今回はBoxからHarvestへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にHarvestからBoxへのデータ連携を実施したい場合には、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
これにより、双方向の業務自動化を実現し、さらなる効率化を図ることが可能です。
Harvestで新しいプロジェクトが作成されるたびに、関連資料を保管するためのBoxフォルダを手動で作成していませんか？
この自動化により、<span class="mark-yellow">Harvestでのプロジェクト作成をトリガーに、Box内に対応するプロジェクトフォルダが自動で生成されます。</span>
これにより、フォルダの作成漏れを防ぎ、ファイル管理のルールを徹底させることが可能です。
特定のクライアントやプロジェクト種別の場合にのみBoxフォルダを作成したい、というより詳細なニーズにも対応できます。
このテンプレートを使えば、<span class="mark-yellow">Harvestのプロジェクト情報に基づいて条件分岐を行い、必要な場合のみBoxにフォルダを自動作成できる</span>ため、ストレージの整理整頓を保ち、効率的なファイル管理体制を構築できます。
今回ご紹介した連携以外でも、BoxやHunterのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
ファイルのアップロードや音声ファイルの格納をトリガーに、チャットツールに通知したり、OCRで読み取りデータベースに追加したり、AIで文字起こししてメール通知したりできます。
また、他ツールに案件が登録されたり、経費精算ツールに請求書が登録されたりした際には、フォルダ作成したり請求書ファイルを自動でアップロードするといった一連の作業を自動化できます。
これにより、ファイル管理から情報共有まで、業務効率を向上させます。
ユーザーやタスクが追加されたら、チャットツールに通知したり、他のツールにカードを作成したりすることが可能です。
また、新規Contactが作成されたら、会計ソフトにも自動でContactを作成できます。
手動での情報転記の手間を削減し、チームの情報共有をスムーズにして、タスク管理を効率化しましょう。
BoxとHarvestの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたBoxへのファイル格納に伴うHarvestでのタスク作成作業の手間を削減することができます。</span>
これにより、手作業による単純作業から解放され、より迅速かつ正確な情報に基づいて業務を進めることが可能です。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも簡単に構築できます。
もし自動化による業務効率化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、その効果を体験してみてください！
Q：Boxのサブフォルダにファイルが格納された場合も検知しますか？
A：はい、検知します。
BoxのAPI接続設定にて、対象のサブフォルダのコンテンツIDを手動で設定してください。
Q：トリガーの「特定条件」はどこまで細かく設定できますか？
A：特定のファイル名、作成者などの条件で設定が可能です。
分岐条件を作成する「分岐する」オペレーションでは、条件に合致する場合のみフローが先に進むようになります。
ただし、「分岐する」オペレーションはミニプラン以上でご利用いただけるため、フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
Q：連携が失敗した場合、エラーに気づく仕組みはありますか？
A：フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
通知内容にはエラーになったオペレーションも記載されているので、エラーの発生箇所がすぐにわかります。
通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定できます。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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