Boxで特定条件に合うファイルが格納されたら、HarvestにTaskを作成する

■概要

Boxに特定のファイルが格納されるたびに、手作業でHarvestにタスクを作成する業務に手間を感じていませんか。このワークフローを活用することで、BoxとHarvestを連携させ、特定の条件に合致するファイルがアップロードされた際に、自動でHarvestにタスクを作成できます。手作業によるタスクの作成漏れや確認の手間を省き、よりスムーズなプロジェクト管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• BoxとHarvestを利用したプロジェクト管理の効率化を検討している方
• Boxへのファイルアップロードに伴い、Harvestで手動のタスク作成を行っている方
• ファイルの種類に応じたタスク作成を自動化し、業務の標準化を目指すチームの方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxへのファイルアップロードを起点にHarvestのタスクが自動作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 特定の条件に基づいてタスク作成を自動化することで、対応漏れや入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとHarvestをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
3. 続けて、オペレーションで分岐機能を追加し、ファイル名などの特定の条件で処理が分岐するように設定します。
4. 最後に、条件に合致した場合のオペレーションとしてHarvestを選択し、「Create Task」アクションでタスクが作成されるように設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能で設定する条件は、ファイル名や種類など、実際の運用に合わせて任意で設定してください。
• Harvestで作成するタスクの名称や内容も自由にカスタマイズすることで、より業務に即した自動化を実現できます。

■注意事項‍

• HarvestとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。