Boxにファイルが格納されたら、HarvestにTaskを作成する

‍■概要

Boxにクライアントからファイルが届いた後、プロジェクト管理のためにHarvestでタスクを手動作成していませんか？この作業は手間がかかる上に、タスク作成の漏れにも繋がりがちです。このワークフローを活用すれば、BoxとHarvestの連携を自動化でき、ファイルがアップロードされると同時にHarvestにタスクが作成されるため、業務の効率化と抜け漏れ防止を実現できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• BoxとHarvestを日常的に利用し、手作業でのタスク作成に手間を感じている方
• HarvestとBoxの連携を通じて、プロジェクトのタスク管理を効率化したいマネージャーの方
• ファイル管理とタスク管理の間の二重入力をなくし、ヒューマンエラーを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxにファイルがアップロードされると自動でHarvestにタスクが作成されるため、手作業での情報入力に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるタスクの作成漏れや、ファイル名・クライアント名の入力間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務品質の向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとHarvestをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでHarvestの「Create Task」アクションを設定し、Boxにアップロードされたファイル情報をもとにタスクが作成されるように設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Harvestでタスクを作成する際に、タスク名や詳細、担当者、期限などを任意の内容で設定してください。Boxにアップロードされたファイル名などをタスク名に含めることも可能です。
• どのプロジェクトにタスクを作成するかを任意で設定してください。

■注意事項‍

• HarvestとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。