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「Boxにアップロードした請求書や名刺の情報を、MOCOに一件ずつ手入力している…」
「BoxとMOCOの間で情報を転記する作業が頻繁に発生し、時間がかかる上にミスも心配…」
そんな日々の小さな作業、気づけば大きな負担になっていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Boxに特定のファイルがアップロードされた後、その内容を自動で読み取りMOCOに顧客情報を登録する仕組み</span>があれば、転記や確認の時間を短縮でき、入力作業の負担も減りそうですよね！
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に実現できます。
ぜひこの機会に導入して、定型業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">BoxとMOCOを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
BoxとMOCOのAPIを連携させれば、これまで手作業で行っていたファイル管理と顧客情報管理の間のデータ入力を自動化することが可能になります。
例えば、Boxにアップロードされたファイル情報をもとにMOCOのデータを更新するなど、様々な業務を効率化できます。
ここでは、具体的な自動化の例をテンプレートとしてご紹介します。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Boxの指定フォルダに名刺や請求書などのPDFファイルがアップロードされた際に、そのファイル情報をOCR機能で自動的にテキスト化し、MOCOに新しい顧客（Contact）情報として登録する連携です。
この自動化により、<span class="mark-yellow">手作業によるデータ転記の手間をなくし、入力ミスを防ぐ</span>ことができます。
それでは、さっそく実際にBoxとMOCOを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでBoxとMOCOの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Boxにファイルがアップロードされたら、OCRしてMOCOでContactを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
BoxとYoomのマイアプリ登録
マイアプリから「新規接続」を押した後、Boxを検索し、クリックしてください。
以下の画面から、「Boxへのアクセスを許可」をクリックします。
これでBoxのアプリ連携は完了です！
MOCOとYoomのマイアプリ登録
同様にマイアプリから「新規接続」を押した後、MOCOを検索し、クリックしてください。
注釈に従ってアカウント名、API Key、サブドメインを入力し「追加」をクリックしましょう。
これでアプリ連携は完了です！
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
以下のポップアップが表示されたらOKをクリックし設定をはじめましょう！
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに追加されます。
マイプロジェクトは左のメニューバーから確認できます。
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
ここではBoxにファイルがアップロードされたらフローボットが起動する設定をしていきましょう。
この画面では、以下の項目がすでに設定されているため「次へ」をクリックして進みましょう。
フォルダのコンテンツIDを注釈に従って入力してください。
入力したら「テスト」をクリックします。
テストに成功したら、「次へ」をクリックしてください。
この画面で、「テスト」をクリックする前に、Webhookイベント(Boxにファイルをアップロード)を実行します。
テスト用に以下のPDFをアップロードしました。
今回紹介する連携では、MOCOでContactを登録するために必要な情報を記載してアップロードしています。
Yoomの画面に戻り、「テスト」をクリックします。
テストに成功すると以下のように表示され、取得した値が出力されます。
取得した値についてはヘルプページのテストの重要性：「取得した値」のテスト値についてもご参照ください。
確認し「保存する」をクリックしましょう。
次に2つ目の工程をクリックします。
ここではOCRで使用するファイルをダウンロードする設定を行います。
なお、ダウンロードできるファイルの容量は最大で300MBです。
ただし、アプリによってはそれより小さいサイズに制限されることもあります。
トリガーやオペレーションごとの詳しい制限については、ヘルプページのファイル容量の説明についてをチェックしてみてくださいね。
先ほどと同様に、必要な項目はすでに設定されているため、内容を確認してそのまま「次へ」をクリックしましょう。
コンテンツIDのフィールドをクリックし、前項で取得した値から「コンテンツID」を選択します。
取得した値を使用することで、値が固定化されず、フローボットが起動する度に新しい値を反映することができます。
入力したら「テスト」をクリックしてください。
テストに成功すると以下のように表示されるので、「保存する」をクリックします。
次に3つ目の工程をクリックします。
OCRで文字を抽出する設定をしていきます！
※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプランサクセスプラン限定の機能です。
フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。
文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
なお、OCRの設定に関する具体的な手順や注意点については、以下のリンク先をご参照ください。
ファイルの添付方法は既に記載されています。
「取得した値を使用」「ダウンロードしたファイル」が選択されていることをご確認ください。
抽出したい項目を入力します。
AIが判定しやすい言葉で指定しましょう。
今回はMOCOでContactを登録するため「First Name」「Last Name」「Work Email」「Work Phone」「Job Position」「Role」を指定しました。
使用するAIと言語も選択したら「テスト」をクリックします。
テストに成功すると以下のようにテキストが抽出されていますね！
確認し「保存する」をクリックしてください。
次に4つ目の工程をクリックします。
ここではMOCOでContactを作成する設定をしていきますよ！
先ほどと同様に、必要な項目はすでに設定されているため、内容を確認してそのまま「次へ」をクリックします。
「First Name」と「Last Name」は取得した値から選択しましょう。
「Gender」を選択肢から選択しましょう。
同様に「Role」「Job Position」「Work Phone」「Work Email」も取得した値から選択します。
入力したら「テスト」をクリックしてください。
テストに成功すると、以下のように表示され、MOCOでContactが作成されていますね！
確認し「保存する」をクリックしましょう。
すべての設定が完了すると、以下のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動しましょう。
これですべての設定が完了しました！
Boxにファイルがアップロードされたら、OCRしてMOCOでContactを作成する方法は以上です。
Yoomでは、BoxとMOCOに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
もし気になるものがあればぜひこちらも試してみてくださいね！
他にも、Boxにファイルがアップロードされた際にSlackへ自動転送したり、Googleフォームの回答をBoxにアップロードしたりすることも可能です。
日常的なファイル共有やバックアップ、データ整理の流れを自動化することで、担当者間の情報共有がスムーズになるでしょう！
テンプレートを活用すれば、顧客情報の登録や更新を自動化し、日々の顧客対応をよりスムーズに進められます。
チーム間での共有が早まることで、スピーディな顧客対応を目指せます。
BoxとMOCOの連携をすることで、<span class="mark-yellow">Box上のファイル情報からMOCOへのデータ転記作業を削減し、作業ミスのリスクを抑えられます。</span>
日々の対応で発生する細かな登録作業を自動化すれば、担当者は本来注力すべき顧客対応や商談準備などに時間を使えるようになるでしょう。
ノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも自動化を構築できます。
もし少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：OCRがうまく読み取れなかったらどうなりますか？
A：OCRでファイルの情報を読み取れなかった場合、MOCOでContactを作成するオペレーションにてエラーが生じ、フローボットが停止します。
Yoomでは進行していたフローボットが停止された場合、ワークスペース発行時に登録したメールアドレス宛に通知が届きます。その際には該当オペレーションを確認し、エラーの原因や種類が表示される「エラーコード」を確認して修正してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：登録前に人が内容を確認・承認できますか？
A：可能です！例えばOCRのアクションの後に担当者依頼、または承認依頼オペレーションを設定すれば対応可能です。
設定方法は各ヘルプページをご確認ください。
Q：OCRはPDF以外の画像ファイル（JPGなど）でも可能ですか？
A：JPGなどの画像ファイルでも可能です。txtファイルではできないので、PDFか画像ファイルに変換してお試しください。
その他の注意事項はこちらのヘルプページもご参照ください。
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