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「Boxに新しいファイルを追加するたびに、関係者にOutlookで通知メールを送っている」
「共有フォルダに重要なファイルがアップロードされたのに、気付かず確認が遅れてしまった…」
このようにBoxとOutlookを併用する中で、手作業による情報共有の手間や連絡漏れのリスクに悩まされていませんか？
もし<span class="mark-yellow">Boxにファイルが追加されたことを検知して、Outlookのメールを自動で送信する仕組み</span>があればこれらの悩みから解放されますね。手動での連絡作業にかかっていた時間を削減し、より迅速で確実な情報共有を実現できます。
今回ご紹介する自動化フローは、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できる方法を使います。手間や時間をかけずに導入して、日々の業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">BoxとOutlookを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！
BoxとOutlookのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていたファイル共有の通知や関連業務を自動化できます。連絡漏れや共有の遅れといったヒューマンエラーを防ぎ、チーム全体の業務効率を大幅に向上させることができるでしょう。
ここでは、具体的な自動化のユースケースを複数ご紹介します。気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
Boxの指定フォルダに新しいファイルが追加されたことをトリガーに、設定した宛先へOutlookメールを自動送信するフローです。
この仕組みにより<span class="mark-yellow">ファイル共有の連絡を手動で行う必要がなくなり、関係者への迅速な情報伝達が実現します。</span>この連携はBoxで起きたイベントをもとに直接Outlookのアクションを実行するシンプルな構成のため、初めての方でも簡単に設定できます！
Boxの指定フォルダへファイルが追加された際にファイル名などの条件で処理を分岐させ、特定の条件に一致した場合にのみOutlookで通知メールを送信するフローです。
例えば「請求書」というキーワードが含まれるファイルが追加された時だけ経理担当者に通知するといった運用ができます。<span class="mark-yellow">不要な通知を削減し、本当に重要な情報だけを確実に届けられますね。</span>
それでは早速、実際にBoxとOutlookを連携したフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用してノーコードで連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はBoxにファイルが追加されたら、Outlookでメールを送付するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
まずは、設定の流れを動画で確認してみましょう！
早速設定を進めます。右上の検索窓からBoxを検索してください。
お使いのメールアドレスとパスワードを入力し「承認」をクリック。
「Boxへのアクセスを許可」をクリックするとマイアプリ連携が完了します。
同様にOutlookを検索してください。
こちらはMicrosoftアカウントにログインするだけで連携完了です。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、
一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
まず準備として、ファイルをアップロードするためのフォルダを用意しておきましょう。
今回は例として「契約書」フォルダを作成しました。
準備できたらYoomの設定画面に戻り「フォルダにファイルがアップロードされたら」をクリックしてください。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「フォルダにファイルがアップロードされたら」のまま「次へ」をクリック。
テキストボックス下部の説明を参考に、フォルダのコンテンツIDを入力してテストしましょ
成功したら「次へ」をクリック。
これで、YoomとBoxのコンテンツが連携できました。
すでに既存のフローボット等でAPI疎通（テスト含む）を行い、WebhookIDが付与されている場合、別のフローボットではそのフォルダのWebhookによるイベント検知ができない仕様になっているので、新規フォルダを作成してファイルをアップロードすることをお勧めします。
ここで一旦Boxに移り、先ほど作成したフォルダにファイルをアップロードしましょう。
例として業務委託契約書のPDFファイルを追加しました。
アップロードしたらYoomの設定画面に戻り、再度「テスト」をクリック。
成功したら保存してください。ここで取得したアウトプットの値は次のステップで活用します。
BoxにファイルがアップロードされたことをOutlookで通知します。
「メールを送る」でできることもご参照ください。
「メールを送る」をクリック。
メールの設定に入ります。まず連携するアカウントが正しいか確認しましょう。
次に、Toに任意のメールアドレスを入力してください。CC・BCCの設定も可能です。
最後に件名と本文を入力しましょう。
固定の文章や、Boxから取得したアウトプットなどの変数を組み合わせて自由にカスタマイズできます。
通知したい形式で設定してみてください。
「次へ」をクリックするとメール送信のテスト画面に移るので、内容に誤りがないか確認してテストしましょう。
※「テスト」をクリックすると実際にメールが送信されます。送付されてもいいアドレスか事前にご確認いただくと安心です。
※テストが成功しない場合、Toに設定されているアドレスがアドレス形式になっていない可能性があります。
@などが大文字になっていないかを確認してみてください。
それでも成功しない場合は、再度マイアプリ連携を実施することで解消する場合があります。
成功したら保存しましょう。
連携したOutlookアドレスから通知メールが送信されました！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、Boxにファイルが追加されたら、Outlookでメールを送付する方法でした！
今回はBoxからOutlookへデータ連携する方法をご紹介しましたが、逆にOutlookからBoxへのデータ連携も可能です。
メールの添付ファイルを自動で整理したいといった場合には、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
特定の条件（送信者・件名など）でOutlookのメールを受信した際、添付されているファイルを自動でBoxの指定フォルダにアップロードするフローです。
<span class="mark-yellow">メールの添付ファイルを手動でダウンロードしてBoxに保存する手間をまるごと自動化でき、ファイルの保存漏れや整理の負担をなくします。</span>
Outlookで受信したメールにファイルが添付されている場合に、そのファイル名や送信者のドメインといった条件で処理を分岐させ、特定のファイルのみをBoxにアップロードするフローです。
この仕組みを活用することで、<span class="mark-yellow">重要な契約書や請求書だけを特定のフォルダに自動で整理し、不要なファイルでストレージが煩雑になるのを防ぎます。</span>
今回ご紹介した連携以外でも、BoxやOutlookのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
ファイルがアップロードされたことをトリガーに、メールを送信したり、チャットツールに通知したりします。
また、他ツールでファイルを受信したらアップロードすることも可能です。
異なるオンラインストレージ間のデータ同期も実現することで、手動でのファイル管理や情報共有の手間を削減し、業務効率を向上させます。
メールの受信をトリガーに、タスク管理ツールへのタスク追加、データベースへのレコード追加、チャットツールへの通知などを自動で行います。
また、データベースやフォームといった外部ツールからの情報をトリガーに、自動でメールを送信し、顧客対応や情報共有を効率化します。
手動でのデータ転記やメール送信の手間をなくし、業務効率を向上させましょう。
BoxとOutlookの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイル共有に伴う通知メールの作成・送信といった一連の作業をなくし、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は手動での連絡業務から解放されますね。より迅速かつ正確な情報共有が実現し、本来注力すべきコア業務に集中する環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツールYoomを使うことで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
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