アプリ同士の連携方法

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2025-10-17

【簡単設定】Boxのデータを自動でOutlookに連携する方法

h.fukuda

とにかく早く試したい方へ
BoxとOutlookを連携してできること
BoxとOutlookの連携フローを作ってみよう
OutlookのデータをBoxに連携したい場合
BoxやOutlookを使ったその他の自動化例
まとめ

Boxにファイルが追加されたら、Outlookでメールを送付する

試してみる

■概要
「Boxにファイルが追加されたら、Outlookでメールを送付する」ワークフローは、Boxへのファイル追加をトリガーに自動的にOutlookで通知メールを送信します。これにより、ファイル共有の際の手動メール送信を省き、迅速かつ確実な情報共有を実現します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・BoxとOutlookを日常的に使用しており、ファイル共有時に自動通知を導入したい方
・プロジェクトチーム内でのファイル管理と情報共有を効率化したいリーダー
・手動でのメール送信作業を削減し、業務の自動化を図りたいビジネスパーソン
・情報共有のタイミングを逃さず、チーム全体の連携を強化したい方

■注意事項
・Box、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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「Boxに新しいファイルを追加するたびに、関係者にOutlookで通知メールを送っている」
「共有フォルダに重要なファイルがアップロードされたのに、気付かず確認が遅れてしまった…」

このようにBoxとOutlookを併用する中で、手作業による情報共有の手間や連絡漏れのリスクに悩まされていませんか？

もしBoxにファイルが追加されたことを検知して、Outlookのメールを自動で送信する仕組みがあればこれらの悩みから解放されますね。手動での連絡作業にかかっていた時間を削減し、より迅速で確実な情報共有を実現できます。

今回ご紹介する自動化フローは、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できる方法を使います。手間や時間をかけずに導入して、日々の業務をもっと楽にしましょう！

とにかく早く試したい方へ

YoomにはBoxとOutlookを連携するためのテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方は以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！

Boxにファイルが追加されたら、Outlookでメールを送付する

試してみる

■概要
「Boxにファイルが追加されたら、Outlookでメールを送付する」ワークフローは、Boxへのファイル追加をトリガーに自動的にOutlookで通知メールを送信します。これにより、ファイル共有の際の手動メール送信を省き、迅速かつ確実な情報共有を実現します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・BoxとOutlookを日常的に使用しており、ファイル共有時に自動通知を導入したい方
・プロジェクトチーム内でのファイル管理と情報共有を効率化したいリーダー
・手動でのメール送信作業を削減し、業務の自動化を図りたいビジネスパーソン
・情報共有のタイミングを逃さず、チーム全体の連携を強化したい方

■注意事項
・Box、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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BoxとOutlookを連携してできること

BoxとOutlookのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていたファイル共有の通知や関連業務を自動化できます。連絡漏れや共有の遅れといったヒューマンエラーを防ぎ、チーム全体の業務効率を大幅に向上させることができるでしょう。

ここでは、具体的な自動化のユースケースを複数ご紹介します。気になる内容があればぜひクリックしてみてください！

Boxにファイルが追加されたら、Outlookでメールを送付する

Boxの指定フォルダに新しいファイルが追加されたことをトリガーに、設定した宛先へOutlookメールを自動送信するフローです。

この仕組みによりファイル共有の連絡を手動で行う必要がなくなり、関係者への迅速な情報伝達が実現します。この連携はBoxで起きたイベントをもとに直接Outlookのアクションを実行するシンプルな構成のため、初めての方でも簡単に設定できます！

Boxにファイルが追加されたら、Outlookでメールを送付する

試してみる

■概要
「Boxにファイルが追加されたら、Outlookでメールを送付する」ワークフローは、Boxへのファイル追加をトリガーに自動的にOutlookで通知メールを送信します。これにより、ファイル共有の際の手動メール送信を省き、迅速かつ確実な情報共有を実現します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・BoxとOutlookを日常的に使用しており、ファイル共有時に自動通知を導入したい方
・プロジェクトチーム内でのファイル管理と情報共有を効率化したいリーダー
・手動でのメール送信作業を削減し、業務の自動化を図りたいビジネスパーソン
・情報共有のタイミングを逃さず、チーム全体の連携を強化したい方

■注意事項
・Box、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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Boxに特定のファイルが追加されたら、Outlookでメールを送付する

Boxの指定フォルダへファイルが追加された際にファイル名などの条件で処理を分岐させ、特定の条件に一致した場合にのみOutlookで通知メールを送信するフローです。

例えば「請求書」というキーワードが含まれるファイルが追加された時だけ経理担当者に通知するといった運用ができます。不要な通知を削減し、本当に重要な情報だけを確実に届けられますね。

Boxに特定のファイルが追加されたら、Outlookでメールを送付する

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■概要
Boxに保存したファイルを関係者に共有する際、都度Outlookを立ち上げてメールを作成・送信する作業は手間がかかるだけでなく、連絡漏れといったミスの原因にもなりかねません。
このワークフローは、Boxの特定フォルダにファイルが追加されたことをトリガーに、Outlookから自動でメールを送信する処理を可能にするもので、こうした手作業による手間やリスクを解消し、BoxとOutlookを用いたファイル共有業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方
・BoxとOutlookを併用しており、ファイル共有の連絡を手作業で行っている方
・重要なファイルの共有漏れや宛先間違いなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
・ファイルが追加されるたびに行う定型的なメール連絡業務を自動化したい方

■注意事項
・Box、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

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BoxとOutlookの連携フローを作ってみよう

それでは早速、実際にBoxとOutlookを連携したフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用してノーコードで連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回はBoxにファイルが追加されたら、Outlookでメールを送付するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。

BoxとOutlookのマイアプリ連携
該当のテンプレートをコピー
Boxのトリガー設定およびOutlookのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

Boxにファイルが追加されたら、Outlookでメールを送付する

試してみる

■概要
「Boxにファイルが追加されたら、Outlookでメールを送付する」ワークフローは、Boxへのファイル追加をトリガーに自動的にOutlookで通知メールを送信します。これにより、ファイル共有の際の手動メール送信を省き、迅速かつ確実な情報共有を実現します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・BoxとOutlookを日常的に使用しており、ファイル共有時に自動通知を導入したい方
・プロジェクトチーム内でのファイル管理と情報共有を効率化したいリーダー
・手動でのメール送信作業を削減し、業務の自動化を図りたいビジネスパーソン
・情報共有のタイミングを逃さず、チーム全体の連携を強化したい方

■注意事項
・Box、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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ステップ1：BoxとOutlookのマイアプリ連携

まずは、設定の流れを動画で確認してみましょう！

早速設定を進めます。右上の検索窓からBoxを検索してください。

お使いのメールアドレスとパスワードを入力し「承認」をクリック。

「Boxへのアクセスを許可」をクリックするとマイアプリ連携が完了します。

同様にOutlookを検索してください。
こちらはMicrosoftアカウントにログインするだけで連携完了です。

※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、
一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

ステップ2：テンプレートをコピー

Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

Boxにファイルが追加されたら、Outlookでメールを送付する

試してみる

■概要
「Boxにファイルが追加されたら、Outlookでメールを送付する」ワークフローは、Boxへのファイル追加をトリガーに自動的にOutlookで通知メールを送信します。これにより、ファイル共有の際の手動メール送信を省き、迅速かつ確実な情報共有を実現します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・BoxとOutlookを日常的に使用しており、ファイル共有時に自動通知を導入したい方
・プロジェクトチーム内でのファイル管理と情報共有を効率化したいリーダー
・手動でのメール送信作業を削減し、業務の自動化を図りたいビジネスパーソン
・情報共有のタイミングを逃さず、チーム全体の連携を強化したい方

■注意事項
・Box、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。

ステップ3：Boxのトリガー設定

まず準備として、ファイルをアップロードするためのフォルダを用意しておきましょう。
今回は例として「契約書」フォルダを作成しました。

準備できたらYoomの設定画面に戻り「フォルダにファイルがアップロードされたら」をクリックしてください。

タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「フォルダにファイルがアップロードされたら」のまま「次へ」をクリック。

テキストボックス下部の説明を参考に、フォルダのコンテンツIDを入力してテストしましょ

成功したら「次へ」をクリック。
これで、YoomとBoxのコンテンツが連携できました。

Box：テストボタン押下時のエラーメッセージについて | Yoomヘルプセンター

すでに既存のフローボット等でAPI疎通（テスト含む）を行い、WebhookIDが付与されている場合、別のフローボットではそのフォルダのWebhookによるイベント検知ができない仕様になっているので、新規フォルダを作成してファイルをアップロードすることをお勧めします。

ここで一旦Boxに移り、先ほど作成したフォルダにファイルをアップロードしましょう。
例として業務委託契約書のPDFファイルを追加しました。

アップロードしたらYoomの設定画面に戻り、再度「テスト」をクリック。

成功したら保存してください。ここで取得したアウトプットの値は次のステップで活用します。

ステップ4：Outlookのアクション設定

BoxにファイルがアップロードされたことをOutlookで通知します。
「メールを送る」でできることもご参照ください。

「メールを送る」をクリック。

メールの設定に入ります。まず連携するアカウントが正しいか確認しましょう。

次に、Toに任意のメールアドレスを入力してください。CC・BCCの設定も可能です。

最後に件名と本文を入力しましょう。

固定の文章や、Boxから取得したアウトプットなどの変数を組み合わせて自由にカスタマイズできます。
通知したい形式で設定してみてください。

「次へ」をクリックするとメール送信のテスト画面に移るので、内容に誤りがないか確認してテストしましょう。

※「テスト」をクリックすると実際にメールが送信されます。送付されてもいいアドレスか事前にご確認いただくと安心です。

※テストが成功しない場合、Toに設定されているアドレスがアドレス形式になっていない可能性があります。
@などが大文字になっていないかを確認してみてください。
それでも成功しない場合は、再度マイアプリ連携を実施することで解消する場合があります。

成功したら保存しましょう。

連携したOutlookアドレスから通知メールが送信されました！

ステップ5：トリガーをONにして起動準備完了

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。

以上が、Boxにファイルが追加されたら、Outlookでメールを送付する方法でした！

OutlookのデータをBoxに連携したい場合

今回はBoxからOutlookへデータ連携する方法をご紹介しましたが、逆にOutlookからBoxへのデータ連携も可能です。
メールの添付ファイルを自動で整理したいといった場合には、下記のテンプレートも併せてご利用ください。

Outlookでファイル付きメールを受信したらBoxにアップロードする

特定の条件（送信者・件名など）でOutlookのメールを受信した際、添付されているファイルを自動でBoxの指定フォルダにアップロードするフローです。

メールの添付ファイルを手動でダウンロードしてBoxに保存する手間をまるごと自動化でき、ファイルの保存漏れや整理の負担をなくします。

Outlookでファイル付きメールを受信したらBoxにアップロードする

試してみる

■概要
「Outlookでファイル付きメールを受信したらBoxにアップロードする」フローは、メール管理の手間を大幅に軽減する業務ワークフローです。
毎日大量のメールを受信し、その中から必要な添付ファイルを手動で保存するのは時間と労力がかかります。
特に、複数のプラットフォームを利用している場合、ファイルの整理が煩雑になることも少なくありません。
このワークフローを活用すれば、Outlookで設定した条件に合致するメールの添付ファイルが自動的にBoxに保存され、ファイル管理がスムーズに行えるようになります。
これにより、重要なデータの見落としや整理ミスを防ぎ、業務効率を向上させることが可能です。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookを日常的に使用しており、メールの添付ファイル管理に時間を取られている方
・Boxを活用してファイルを一元管理したいが、手動でのアップロードが煩雑だと感じている方
・業務の自動化を進めたいと考えているIT担当者やチームリーダーの方
・メールで受け取る重要な資料を確実に保存し、チーム内で共有したいビジネスプロフェッショナルの方
・繁忙期などでメールの処理が増加し、効率化が求められている企業の経営者や管理職の方

■注意事項
・Outlook、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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Outlookで受信したメールにファイルが添付されていたら、Boxにアップロードする

Outlookで受信したメールにファイルが添付されている場合に、そのファイル名や送信者のドメインといった条件で処理を分岐させ、特定のファイルのみをBoxにアップロードするフローです。

この仕組みを活用することで、重要な契約書や請求書だけを特定のフォルダに自動で整理し、不要なファイルでストレージが煩雑になるのを防ぎます。

Outlookで受信したメールにファイルが添付されていたら、Boxにアップロードする

試してみる

■概要
Outlookで受信する請求書や報告書などのメール、その添付ファイルを手動でBoxに保存していませんか？
この作業は単純ですが、件数が重なると手間がかかるうえ、保存漏れのリスクも伴います。
このワークフローは、Outlookでの特定のメール受信をトリガーに添付ファイルを自動でBoxへアップロードするもので、BoxとOutlook間のファイル管理を効率化し、手作業による負担やミスを解消します。

■このテンプレートをおすすめする方
・日常的にOutlookとBoxを利用し、ファイル管理の連携を効率化したい方
・メールの添付ファイルを都度手動で保存しており、手間や保存漏れに課題を感じている方
・BoxとOutlook間の定型的なファイル保存作業を自動化し、コア業務に集中したい方

■注意事項
・Outlook、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

詳細を見る  試してみる

BoxやOutlookを使ったその他の自動化例

今回ご紹介した連携以外でも、BoxやOutlookのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。

Boxを使った自動化例

もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！

ファイルがアップロードされたことをトリガーに、メールを送信したり、チャットツールに通知したりします。
また、他ツールでファイルを受信したらアップロードすることも可能です。
異なるオンラインストレージ間のデータ同期も実現することで、手動でのファイル管理や情報共有の手間を削減し、業務効率を向上させます。