Gmailで受信した内容から必要情報をChatGPTで抽出して管理する
Gmailで受信した内容から必要情報をChatGPTで抽出して管理する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Gmail
と
ChatGPT
と
Google スプレッドシート
を自動連携できます。
■概要
Gmailで受信するお問い合わせや資料請求などの重要なメールから、必要な情報を手作業でコピーして転記する作業に手間を感じていませんか。この定型的な作業は、見落としや転記ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をきっかけに、ChatGPTが自動で本文から必要情報を抽出し、Google スプレッドシートへ記録する一連の流れを自動化し、これらの課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信した問い合わせや注文内容を、手作業で管理表などに転記している方
- ChatGPTを活用して、メールからの情報抽出を自動化したいと考えている方
- メール対応やデータ入力の工数を削減し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信からGoogle スプレッドシートへの記録までが自動化されるため、手作業によるデータ入力の時間を削減できます。
- 手動での転記作業がなくなることで、情報の抽出漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ChatGPT、Gmail、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでChatGPTを選択し、「テキストを生成」アクションを設定します。トリガーで取得したメール本文をもとに、必要な情報を抽出するよう指示します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、ChatGPTが抽出した情報を指定のシートに行として追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象とするメールに含まれるキーワード（件名や差出人アドレスなど）を任意に設定してください。
- ChatGPTのオペレーションでは、どのような情報をどのように抽出するかを指示するプロンプトを自由にカスタマイズできます。また、前段のGmailトリガーで取得したメール本文などの情報を、変数としてプロンプトに含めることが可能です。
- Google スプレッドシートにレコードを追加する設定では、出力先となるスプレッドシートやシート、書き込みたい列などを任意で指定してください。
■注意事項
- Gmail、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
- ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
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