GMOサインで署名が完了したら、クラウドサインに書類を作成する

GMOサインで署名が完了したら、クラウドサインに書類を作成する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
GMOサイン
クラウドサイン
を自動連携できます。
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■概要

GMOサインでの署名完了後、その情報を手作業でクラウドサインに入力し、再度書類を作成・送信する作業は手間がかかるのではないでしょうか?特に、複数の電子契約サービスを併用している場合、情報の二重入力や確認作業は業務の負担となりがちです。このワークフローを活用すれば、GMOサインでの署名完了をトリガーとして、クラウドサインでの書類作成・送信までを自動化でき、こうした契約業務に関する課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

  • GMOサインとクラウドサインを併用し、契約関連業務に携わっている方
  • 手作業による書類作成や情報連携に時間と手間を感じている法務・営業担当者の方
  • 契約プロセスの自動化を進め、業務効率の向上を目指している全ての方

■このテンプレートを使うメリット

  • GMOサインでの署名完了からクラウドサインでの書類作成・送信までが自動化され、手作業の時間を削減できます。
  • 手作業による契約情報や添付ファイルの誤入力、送信漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、GMOサインとクラウドサインをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでGMOサインを選択し、「署名が完了したら」というアクションを設定します。
  3. 次に、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンを生成する」アクションを設定し、続いて「署名済文書を取得する」アクションを設定します。
  4. その後、オペレーションでクラウドサインの「書類を作成する」アクションを設定します。
  5. 続けて、クラウドサインの「書類にファイルを添付する」アクションを設定し、取得した署名済み文書などを添付します。
  6. さらに、クラウドサインの「宛先を追加する」アクションを設定します。
  7. 最後に、オペレーションでクラウドサインの「書類を送信・リマインドする」アクションを設定します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • GMOサインから取得する署名済み文書の情報(例えば、契約者名、契約日、ファイルなど)を、クラウドサインの「書類の作成」アクションや「書類にファイルを添付する」アクションの各項目(書類タイトル、メッセージ本文、添付ファイルなど)にどのように割り当てるか、任意で設定してください。
  • クラウドサインの「宛先の追加」アクションでは、GMOサインから取得した宛先情報や、固定の宛先情報を任意で設定してください。
  • クラウドサインの「書類の送信・リマインド」アクションで設定する送信メッセージやリマインド設定も、必要に応じてカスタマイズしてください。

■注意事項

  • GMOサイン、クラウドサインのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  • GMOサインでの署名依頼方法は下記をご参照ください。
    https://intercom.help/yoom/ja/articles/6169138
  • オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
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