GMOサインで署名が完了したら、クラウドサインに書類を作成する

■概要

GMOサインでの署名完了後、その情報を手作業でクラウドサインに入力し、再度書類を作成・送信する作業は手間がかかるのではないでしょうか？特に、複数の電子契約サービスを併用している場合、情報の二重入力や確認作業は業務の負担となりがちです。このワークフローを活用すれば、GMOサインでの署名完了をトリガーとして、クラウドサインでの書類作成・送信までを自動化でき、こうした契約業務に関する課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• GMOサインとクラウドサインを併用し、契約関連業務に携わっている方
• 手作業による書類作成や情報連携に時間と手間を感じている法務・営業担当者の方
• 契約プロセスの自動化を進め、業務効率の向上を目指している全ての方

■このテンプレートを使うメリット

• GMOサインでの署名完了からクラウドサインでの書類作成・送信までが自動化され、手作業の時間を削減できます。
• 手作業による契約情報や添付ファイルの誤入力、送信漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GMOサインとクラウドサインをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGMOサインを選択し、「署名が完了したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンを生成する」アクションを設定し、続いて「署名済文書を取得する」アクションを設定します。
4. その後、オペレーションでクラウドサインの「書類を作成する」アクションを設定します。
5. 続けて、クラウドサインの「書類にファイルを添付する」アクションを設定し、取得した署名済み文書などを添付します。
6. さらに、クラウドサインの「宛先を追加する」アクションを設定します。
7. 最後に、オペレーションでクラウドサインの「書類を送信・リマインドする」アクションを設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• GMOサインから取得する署名済み文書の情報（例えば、契約者名、契約日、ファイルなど）を、クラウドサインの「書類の作成」アクションや「書類にファイルを添付する」アクションの各項目（書類タイトル、メッセージ本文、添付ファイルなど）にどのように割り当てるか、任意で設定してください。
• クラウドサインの「宛先の追加」アクションでは、GMOサインから取得した宛先情報や、固定の宛先情報を任意で設定してください。
• クラウドサインの「書類の送信・リマインド」アクションで設定する送信メッセージやリマインド設定も、必要に応じてカスタマイズしてください。

■注意事項

• GMOサイン、クラウドサインのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• GMOサインでの署名依頼方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6169138

• クラウドサインの無料プランと有料プランでは、ファイルの添付可否などの制限に違いがありますのでご注意ください。詳しくは以下をご参照ください
  https://jobcanwf.zendesk.com/hc/ja/articles/216413057

• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。