■概要
クラウドサインで重要な書類の締結が完了した後、その文書をGMOサインにも手動でアップロードする作業は、手間と時間がかかる上にミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを利用すれば、クラウドサインで特定の書類の締結が完了したタイミングを検知し、自動でGMOサインに文書をアップロードするため、これらの課題を解消し、業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- クラウドサインとGMOサイン間で、手作業での書類連携に課題を感じている方
- 契約書類の管理プロセスを自動化し、作業時間を削減したい法務・総務担当者の方
- 電子契約システム間のデータ連携におけるヒューマンエラーを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット
- クラウドサインでの書類締結完了をトリガーに、GMOサインへの文書アップロードが自動実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの取り違えやアップロード漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、契約関連業務の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、クラウドサインとGMOサインをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでクラウドサインを選択し、「書類の締結が完了したら」というアクションを設定します。このトリガーで監視する書類の種類や条件を指定することも可能です。
- オペレーションで、分岐機能を設定します。ここで、特定の条件（例：ファイル名に特定の文字列が含まれるなど）に合致する場合のみ、後続の処理に進むように設定します。
- 次に、オペレーションでクラウドサインの「書類に添付されたファイルのリストを取得」アクションを設定し、締結済み書類に関連するファイル情報を取得します。
- 続けて、オペレーションでクラウドサインの「書類の添付ファイルを取得」アクションを設定し、具体的なファイルデータを取得します。
- オペレーションでGMOサインの「アクセストークンの設定」を行い、GMOサインAPIへの接続を確立します。
- 次に、オペレーションでGMOサインの「トランザクションIDの取得」アクションを設定し、文書アップロードに必要なIDを取得します。
- 最後に、オペレーションでGMOサインの「文書のアップロード」アクションを設定し、クラウドサインから取得した書類ファイルをGMOサインへ自動でアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能のコマンドオペレーションでは、クラウドサインから連携されるファイル情報（例：ファイル名など）に含まれる特定の文字列を条件として設定できます。例えば、「契約書」というキーワードが含まれている書類のみをGMOサインへアップロードする、といったように、業務要件に合わせて柔軟に処理対象を絞り込むことが可能です。
■注意事項
- クラウドサイン、GMOサインのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- クラウドサインの無料プランと有料プランでは、ファイルの添付可否などの制限に違いがありますのでご注意ください。詳しくは以下をご参照ください。
https://jobcanwf.zendesk.com/hc/ja/articles/216413057
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