■概要
契約書管理において、クラウドサインで締結が完了した書類を、別途GMOサインへ手作業でアップロードするのは手間がかかる作業ではないでしょうか？
また、手作業によるアップロードでは、ファイルの選択ミスや対応漏れといったヒューマンエラーも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、クラウドサインでの締結完了をトリガーに、GMOサインへの書類アップロードまでを自動化でき、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- クラウドサインとGMOサインを利用し、書類管理業務を行っている法務担当者の方
- 手作業でのSaaS間データ連携に時間と手間を感じているバックオフィス部門の方
- 契約関連業務の効率化とペーパーレス化を推進したいと考えている責任者の方
■このテンプレートを使うメリット
- クラウドサインでの締結完了後、GMOサインへの書類アップロードが自動で行われるため、手作業による時間的負担を軽減することができます。
- 手動でのアップロード作業がなくなることで、ファイルの選択ミスやアップロード漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを抑えることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、クラウドサインとGMOサインをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでクラウドサインを選択し、「書類の締結が完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでクラウドサインの「書類に添付されたファイルのリストを取得」アクションを設定し、締結済み書類のファイル情報を取得します。
- 続いて、オペレーションでクラウドサインの「書類の添付ファイルを取得」アクションを設定し、実際のファイルデータを取得します。
- 次に、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンの生成」アクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGMOサインの「トランザクションIDの取得」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGMOサインの「文書のアップロード」アクションを設定し、クラウドサインから取得したファイルをGMOサインへアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- GMOサインの「アクセストークンの生成」アクションでは、ご利用の環境に応じたシークレットキー、顧客IDを任意で設定してください。
- GMOサインの「トランザクションIDを取得」アクションでは、前のステップで生成されたアクセストークンを任意で設定してください。
- GMOサインの「文書のアップロード」アクションでは、前のステップで取得したトランザクションIDを任意で設定してください。
■注意事項
- クラウドサイン、GMOサインのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
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