■概要
Yoomデータベースに保存した顧客情報などを基に、都度書類を作成して送付する作業は手間がかかるのではないでしょうか。手作業での情報転記やファイルのアップロードは、ミスが発生する原因にもなりかねません。 このワークフローを活用すれば、Yoomデータベースから対象のレコードを選択するだけで書類の作成からクラウドサインでの送信までが自動化され、こうした書類送付に関する業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Yoomデータベースの情報を基に、定期的に書類作成や送付を行っている方
- クラウドサインを利用した契約書などの送付プロセスを自動化したいと考えている方
- 手作業による書類作成や情報転記でのミスを減らし、業務品質を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Yoomデータベースのレコード選択をトリガーに、書類作成から送付までが自動で実行されるため、手作業にかかっていた時間を短縮できます。
- データベースの情報を直接利用して書類作成や宛先設定を行うので、手作業による情報転記ミスや送付漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleドキュメントとクラウドサインをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでYoomデータベースを選択し、「データベースから対象のレコードを選択する」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションで「書類を発行する」を選択し、選択したレコード情報を基に書類を作成します。
- その後、オペレーションでクラウドサインの「書類を登録」アクションを設定し、作成した書類をアップロードします。
- 続けて、クラウドサインの「宛先を追加」アクションで送付先情報を設定し、「書類にファイルを添付」アクションで書類を紐付けます。
- 最後に、クラウドサインの「書類を送信」アクションを設定し、送付を実行します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーで設定するYoomデータベースは、顧客リストや案件管理表など、用途に応じて任意のものに変更してください。
- オペレーションの「書類を発行する」で利用する書類の雛形は、作成したい契約書や請求書などのテンプレートに任意で設定可能です。
- クラウドサインへ連携する宛先の氏名やメールアドレス、書類に差し込む情報などは、Yoomデータベースの項目から任意で設定してください。
■注意事項
- Googleドキュメント、クラウドサインのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットは、ミニプラン以上のプランで作成可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
