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「Dropboxにアップロードしたファイルの共有リンクを、毎回手動でBitlyで短縮して関係者に共有している…」
「この一連の作業が地味に時間を取られるし、リンクの貼り間違いといったミスも心配…」
このように、DropboxとBitlyを使ったファイル共有業務において、手作業による非効率さやヒューマンエラーのリスクに悩まされていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Dropboxにファイルが作成されたタイミングをトリガーに、自動でBitlyの短縮URLが生成され、関係者に通知される仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、より付加価値の高いコア業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定でき、日々の定型業務にかかる手間や時間を大きく削減できます。
ぜひこの機会に導入して、ファイル共有のプロセスをもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">DropboxとBitlyを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
DropboxとBitlyのAPIを連携させれば、Dropboxでのファイル作成や更新をきっかけに、Bitlyで自動的に短縮URLを生成するといったことが可能になります。
これまで手作業で行っていた一連のプロセスを自動化することで、業務時間を短縮し、ヒューマンエラーを回避できます。
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにDropboxとBitlyの連携を実際に体験できます。登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
Dropboxに特定のファイルが作成または更新された際に、そのファイルの共有リンクを自動で取得し、Bitlyで短縮URLを生成後、指定の宛先にメールで通知する連携です。
この連携によって、<span class="mark-yellow">ファイル共有から通知までの一連のプロセスが完全に自動化されるため、手作業による時間と手間を削減し、リンクの貼り間違いなどのヒューマンエラーをなくすことができます。</span>
この自動化は、Dropboxの情報を直接Bitlyに連携するシンプルな構成のため、設定も簡単です。
それでは、さっそく実際にDropboxとBitlyを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでDropboxとBitlyの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Dropbox／Bitly
[Yoomとは]
今回はDropboxにファイルが作成または更新されたら、Bitlyでリンクを短縮しメールで通知するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
以下よりご確認ください。
マイアプリ＞新規接続よりBitlyを検索し、クリックします。
Yoomへの権限許可のページが出るので、許可をして先に進むとマイアプリ登録が完了します。
ここまで終わると、今回使うアプリのマイアプリ登録はすべて完了します。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
まずはこのフローボットでトリガーになっている、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定していきましょう。
連携アカウントとアクションを確認していきます。タイトルはわかりやすいものに変更してもOKです。
アカウント情報は、トリガーと連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
トリガーアクションはデフォルトで設定するままにして、「次へ」を押して進みましょう。
トリガーの起動間隔を設定していきましょう。プルダウンをクリックして、任意のタイミングを選んでください。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
Dropboxでテスト用にフォルダを作りましょう。その中にファイルも入れ込んでください。
対象フォルダのパスを、記載の形式で入力し、ファイル名も入力してください。
テストボタンを押します。テストが成功し、取得した値が入ればOKです。
※取得した値とは？
取得した値とは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご覧ください。
ここまで終わったら、Yoomの設定画面一番下の「保存する」から保存を行ってください。
次にBitlyでリンクを短縮してきます。フロー上の「リンクを短縮する」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを確認していきます。
タイトルはわかりやすいものに変更してもOKです。
アカウント情報は、トリガーと連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
トリガーアクションはデフォルトで設定のまま、「次へ」を押して進みましょう。
対象のURLを入れていきます。フローを利用している場合すでに入っているかと思いますが、入っていない場合には取得した値より以下のように入れてください。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
ドメインやグループGUIDも追加したい場合は任意で追加いただいて大丈夫です。
テストボタンを押します。テストが成功し、取得した値が入ればOKです。
ここまで終わったらYoomの画面一番下より「保存する」をクリックしてください。
メールで短縮リンクの通知を行います。「メールを送る」をクリックしてください。
宛先を入力し、本文に取得した値から短縮リンクを追加できます。
ほかの項目も追加できるので、わかりやすく書いてみてください。
記載し終わったら「次へ」で進みます。
送信テストページが出るので、内容を確認したらテストボタンを押してください。
テストが成功し、メールが送られればOKです。
エラー表示があった場合は、こちらをご確認ください。
受取先に指定したメーラーを見に行ってみましょう。このようにメールが届きます。
ここまで完了したら、Yoom設定画面の一番下から保存を行ってください。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。
Yoomでは、DropboxとBitlyに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
Dropboxで共有ファイルを管理し、Bitlyでそのアクセスリンクを短縮・トラッキングするといった連携の自動化が可能です。
DropboxとBitlyでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
Salesforceの取引先登録、Notionのページ作成、kintoneのレコード登録、Zendeskのチケット作成、freee人事労務の従業員登録などをトリガーに、自動でフォルダを作成します。
また、Jotformからの情報で書類を発行し保存したり、kintoneのレコードをPDF化し定期的に保存するなど、外部システムからのデータやアクションをトリガーに、フォルダ作成やファイル保存を自動化し、ドキュメント管理を効率化します。
Asanaのタスクに追加されたURLを短縮し、タスクのコメントに自動で追加したり、Googleスプレッドシートに追加されたURLを短縮して同じシートに記録し、管理を容易にします。
また、Telegramでメッセージを受け取ったら、URLをBitlyで短縮してTelegramで返信できたり、HubSpotでチケットが作成されたら、チケットに含まれるリンクをBitlyで短縮するなど、外部システムをトリガーにURL短縮を自動実行し業務の手間を削減できます。
DropboxとBitlyの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイル共有リンクの作成と通知作業の手間を完全に排除し、リンクの貼り間違いといったヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者はより迅速かつ正確に情報共有を行えるようになり、手作業から解放されることで生まれた時間を、本来注力すべきコア業務に集中できるのです！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：メール以外の方法で通知できますか？
A：メールの手前の段階で、「＋」をクリックし、SlackやMicrosoft Teamsの通知アクションをフロー上に追加すれば可能です。その場合は当該アプリのマイアプリ登録も忘れずに行ってください。
Q：Dropbox側で共有リンクに有効期限を設定した場合、短縮URLはどうなりますか？
A：共有リンクに有効期限を設定した場合、発行したURLに遷移すると、エラーページなどが出る状態となります。URLが削除されたり、変更されるといったことはありません。
Q：連携が失敗した場合、どこで原因を確認できますか？
A：連携（自動登録）が一時的に失敗した際、メールでその旨の通知が行われます。
また、自動での再実行（リトライ）は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。詳しくは、以下のヘルプページをご参照ください。
エラー時の対応方法について
もし、それでも解決しない場合は以下お問い合わせ窓口よりご連絡ください。
Yoomお問い合わせ窓口
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