Dropboxにファイルが作成または更新されたら、Bitlyでリンクを短縮しメールで通知する
試してみる
■概要
Dropboxにアップロードしたファイルのアクセス用パスを、Bitlyで短縮してからメールで通知する、といった一連の作業を手動で行うのは手間がかかるものです。このワークフローを活用すれば、Dropboxへのファイルアップロードをきっかけに、Bitlyでのリンク短縮からメール通知までを自動化できるため、こうしたファイル共有に関する定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- DropboxとBitlyを連携させたファイル共有プロセスを自動化したいと考えている方
- マーケティング施策などでDropbox上のファイルの短縮URLを頻繁に作成する方
- 手作業によるアクセス用パスの作成ミスや通知漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxにファイルが作成または更新されると、Bitlyでのリンク短縮とメール通知が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業で発生しがちなリンクの貼り間違いや、関係者への通知漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、正確な情報共有に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとBitlyをYoomと連携します
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでBitlyの「リンクを短縮する」アクションを設定し、Dropboxのファイルリンクを短縮します
- 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」アクションを設定し、Bitlyで短縮したリンクを指定の宛先に送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォルダのパスやファイル名を任意に指定することが可能です
- Bitlyのアクションでは、短縮したいリンクとして、Dropboxのファイルパスを変数として設定します
- メール機能では、通知先のメールアドレスや件名、本文などを任意に設定できます。本文には、Bitlyで生成した短縮URLを変数として埋め込むことで、自動で共有が可能です
■注意事項
- Dropbox、BitlyのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「Dropboxにアップロードしたファイルの共有リンクを、毎回手動でBitlyで短縮して関係者に共有している…」
「この一連の作業が地味に時間を取られるし、リンクの貼り間違いといったミスも心配…」
このように、DropboxとBitlyを使ったファイル共有業務において、手作業による非効率さやヒューマンエラーのリスクに悩まされていませんか？
もし、Dropboxにファイルが作成されたタイミングをトリガーに、自動でBitlyの短縮URLが生成され、関係者に通知される仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、より付加価値の高いコア業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定でき、日々の定型業務にかかる手間や時間を大きく削減できます。
ぜひこの機会に導入して、ファイル共有のプロセスをもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはDropboxとBitlyを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Dropboxにファイルが作成または更新されたら、Bitlyでリンクを短縮しメールで通知する
試してみる
■概要
Dropboxにアップロードしたファイルのアクセス用パスを、Bitlyで短縮してからメールで通知する、といった一連の作業を手動で行うのは手間がかかるものです。このワークフローを活用すれば、Dropboxへのファイルアップロードをきっかけに、Bitlyでのリンク短縮からメール通知までを自動化できるため、こうしたファイル共有に関する定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- DropboxとBitlyを連携させたファイル共有プロセスを自動化したいと考えている方
- マーケティング施策などでDropbox上のファイルの短縮URLを頻繁に作成する方
- 手作業によるアクセス用パスの作成ミスや通知漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxにファイルが作成または更新されると、Bitlyでのリンク短縮とメール通知が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業で発生しがちなリンクの貼り間違いや、関係者への通知漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、正確な情報共有に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとBitlyをYoomと連携します
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでBitlyの「リンクを短縮する」アクションを設定し、Dropboxのファイルリンクを短縮します
- 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」アクションを設定し、Bitlyで短縮したリンクを指定の宛先に送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォルダのパスやファイル名を任意に指定することが可能です
- Bitlyのアクションでは、短縮したいリンクとして、Dropboxのファイルパスを変数として設定します
- メール機能では、通知先のメールアドレスや件名、本文などを任意に設定できます。本文には、Bitlyで生成した短縮URLを変数として埋め込むことで、自動で共有が可能です
■注意事項
- Dropbox、BitlyのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
DropboxとBitlyを連携してできること
DropboxとBitlyのAPIを連携させれば、Dropboxでのファイル作成や更新をきっかけに、Bitlyで自動的に短縮URLを生成するといったことが可能になります。
これまで手作業で行っていた一連のプロセスを自動化することで、業務時間を短縮し、ヒューマンエラーを回避できます。
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにDropboxとBitlyの連携を実際に体験できます。登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
Dropboxにファイルが作成または更新されたら、Bitlyでリンクを短縮しメールで通知する
Dropboxに特定のファイルが作成または更新された際に、そのファイルの共有リンクを自動で取得し、Bitlyで短縮URLを生成後、指定の宛先にメールで通知する連携です。
この連携によって、ファイル共有から通知までの一連のプロセスが完全に自動化されるため、手作業による時間と手間を削減し、リンクの貼り間違いなどのヒューマンエラーをなくすことができます。
この自動化は、Dropboxの情報を直接Bitlyに連携するシンプルな構成のため、設定も簡単です。
Dropboxにファイルが作成または更新されたら、Bitlyでリンクを短縮しメールで通知する
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■概要
Dropboxにアップロードしたファイルのアクセス用パスを、Bitlyで短縮してからメールで通知する、といった一連の作業を手動で行うのは手間がかかるものです。このワークフローを活用すれば、Dropboxへのファイルアップロードをきっかけに、Bitlyでのリンク短縮からメール通知までを自動化できるため、こうしたファイル共有に関する定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- DropboxとBitlyを連携させたファイル共有プロセスを自動化したいと考えている方
- マーケティング施策などでDropbox上のファイルの短縮URLを頻繁に作成する方
- 手作業によるアクセス用パスの作成ミスや通知漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxにファイルが作成または更新されると、Bitlyでのリンク短縮とメール通知が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業で発生しがちなリンクの貼り間違いや、関係者への通知漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、正確な情報共有に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとBitlyをYoomと連携します
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでBitlyの「リンクを短縮する」アクションを設定し、Dropboxのファイルリンクを短縮します
- 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」アクションを設定し、Bitlyで短縮したリンクを指定の宛先に送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォルダのパスやファイル名を任意に指定することが可能です
- Bitlyのアクションでは、短縮したいリンクとして、Dropboxのファイルパスを変数として設定します
- メール機能では、通知先のメールアドレスや件名、本文などを任意に設定できます。本文には、Bitlyで生成した短縮URLを変数として埋め込むことで、自動で共有が可能です
■注意事項
- Dropbox、BitlyのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
DropboxとBitlyの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にDropboxとBitlyを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでDropboxとBitlyの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Dropbox／Bitly
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回はDropboxにファイルが作成または更新されたら、Bitlyでリンクを短縮しメールで通知するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- DropboxとBitlyをマイアプリ連携
- 該当のテンプレートをコピー
- Dropboxのトリガー設定およびBitlyのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Dropboxにファイルが作成または更新されたら、Bitlyでリンクを短縮しメールで通知する
試してみる
■概要
Dropboxにアップロードしたファイルのアクセス用パスを、Bitlyで短縮してからメールで通知する、といった一連の作業を手動で行うのは手間がかかるものです。このワークフローを活用すれば、Dropboxへのファイルアップロードをきっかけに、Bitlyでのリンク短縮からメール通知までを自動化できるため、こうしたファイル共有に関する定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- DropboxとBitlyを連携させたファイル共有プロセスを自動化したいと考えている方
- マーケティング施策などでDropbox上のファイルの短縮URLを頻繁に作成する方
- 手作業によるアクセス用パスの作成ミスや通知漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxにファイルが作成または更新されると、Bitlyでのリンク短縮とメール通知が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業で発生しがちなリンクの貼り間違いや、関係者への通知漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、正確な情報共有に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとBitlyをYoomと連携します
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでBitlyの「リンクを短縮する」アクションを設定し、Dropboxのファイルリンクを短縮します
- 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」アクションを設定し、Bitlyで短縮したリンクを指定の宛先に送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォルダのパスやファイル名を任意に指定することが可能です
- Bitlyのアクションでは、短縮したいリンクとして、Dropboxのファイルパスを変数として設定します
- メール機能では、通知先のメールアドレスや件名、本文などを任意に設定できます。本文には、Bitlyで生成した短縮URLを変数として埋め込むことで、自動で共有が可能です
■注意事項
- Dropbox、BitlyのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：DropboxとBitlyをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
DropboxとYoomのマイアプリ登録
以下よりご確認ください。
BitlyとYoomのマイアプリ登録
マイアプリ＞新規接続よりBitlyを検索し、クリックします。
Yoomへの権限許可のページが出るので、許可をして先に進むとマイアプリ登録が完了します。
ここまで終わると、今回使うアプリのマイアプリ登録はすべて完了します。
ステップ2：テンプレートをコピー
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
Dropboxにファイルが作成または更新されたら、Bitlyでリンクを短縮しメールで通知する
試してみる
■概要
Dropboxにアップロードしたファイルのアクセス用パスを、Bitlyで短縮してからメールで通知する、といった一連の作業を手動で行うのは手間がかかるものです。このワークフローを活用すれば、Dropboxへのファイルアップロードをきっかけに、Bitlyでのリンク短縮からメール通知までを自動化できるため、こうしたファイル共有に関する定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- DropboxとBitlyを連携させたファイル共有プロセスを自動化したいと考えている方
- マーケティング施策などでDropbox上のファイルの短縮URLを頻繁に作成する方
- 手作業によるアクセス用パスの作成ミスや通知漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxにファイルが作成または更新されると、Bitlyでのリンク短縮とメール通知が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業で発生しがちなリンクの貼り間違いや、関係者への通知漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、正確な情報共有に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとBitlyをYoomと連携します
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでBitlyの「リンクを短縮する」アクションを設定し、Dropboxのファイルリンクを短縮します
- 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」アクションを設定し、Bitlyで短縮したリンクを指定の宛先に送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォルダのパスやファイル名を任意に指定することが可能です
- Bitlyのアクションでは、短縮したいリンクとして、Dropboxのファイルパスを変数として設定します
- メール機能では、通知先のメールアドレスや件名、本文などを任意に設定できます。本文には、Bitlyで生成した短縮URLを変数として埋め込むことで、自動で共有が可能です
■注意事項
- Dropbox、BitlyのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
ステップ3：アプリトリガーを設定する
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
まずはこのフローボットでトリガーになっている、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定していきましょう。
連携アカウントとアクションを確認していきます。タイトルはわかりやすいものに変更してもOKです。
アカウント情報は、トリガーと連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
トリガーアクションはデフォルトで設定するままにして、「次へ」を押して進みましょう。
トリガーの起動間隔を設定していきましょう。プルダウンをクリックして、任意のタイミングを選んでください。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
Dropboxでテスト用にフォルダを作りましょう。その中にファイルも入れ込んでください。
対象フォルダのパスを、記載の形式で入力し、ファイル名も入力してください。
テストボタンを押します。テストが成功し、取得した値が入ればOKです。
※取得した値とは？
取得した値とは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご覧ください。
ここまで終わったら、Yoomの設定画面一番下の「保存する」から保存を行ってください。
ステップ4：Bitlyでリンクを短縮する
次にBitlyでリンクを短縮してきます。フロー上の「リンクを短縮する」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを確認していきます。
タイトルはわかりやすいものに変更してもOKです。
アカウント情報は、トリガーと連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
トリガーアクションはデフォルトで設定のまま、「次へ」を押して進みましょう。
対象のURLを入れていきます。フローを利用している場合すでに入っているかと思いますが、入っていない場合には取得した値より以下のように入れてください。
- https://www.dropbox.com/home【取得した値より「パス」】
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
ドメインやグループGUIDも追加したい場合は任意で追加いただいて大丈夫です。
テストボタンを押します。テストが成功し、取得した値が入ればOKです。
ここまで終わったらYoomの画面一番下より「保存する」をクリックしてください。
ステップ5：短縮リンクを通知するメールを送る
メールで短縮リンクの通知を行います。「メールを送る」をクリックしてください。
宛先を入力し、本文に取得した値から短縮リンクを追加できます。
ほかの項目も追加できるので、わかりやすく書いてみてください。
記載し終わったら「次へ」で進みます。
送信テストページが出るので、内容を確認したらテストボタンを押してください。
テストが成功し、メールが送られればOKです。
エラー表示があった場合は、こちらをご確認ください。
受取先に指定したメーラーを見に行ってみましょう。このようにメールが届きます。
ここまで完了したら、Yoom設定画面の一番下から保存を行ってください。
ステップ6：トリガーをONにして動作確認
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。
DropboxとBitlyを活用したその他の自動化テンプレート
Yoomでは、DropboxとBitlyに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
Dropboxで共有ファイルを管理し、Bitlyでそのアクセスリンクを短縮・トラッキングするといった連携の自動化が可能です。
DropboxとBitlyでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
Dropboxを使った便利な自動化例
Salesforceの取引先登録、Notionのページ作成、kintoneのレコード登録、Zendeskのチケット作成、freee人事労務の従業員登録などをトリガーに、自動でフォルダを作成します。
また、Jotformからの情報で書類を発行し保存したり、kintoneのレコードをPDF化し定期的に保存するなど、外部システムからのデータやアクションをトリガーに、フォルダ作成やファイル保存を自動化し、ドキュメント管理を効率化します。
Dropboxでファイルがアップされたら、OCRでファイル内容を読み取りMicrosoft Excelに追加する
試してみる
■概要
Dropboxでファイルがアップされたら、OCRでファイル内容を読み取りMicrosoft Excelに追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Dropboxにアップロードされた書類をMicrosoft Excelで管理したい方
・Dropboxにアップロードされた書類の内容をOCRで自動的に読み取ってMicrosoft Excelに追加することで業務効率化を図りたい方
2.DropboxとMicrosoft Excelを連携させて業務効率化を進めている方
・データ入力の手間を省いてヒューマンエラーを削減し業務効率を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
Dropboxは業務に使用するファイル管理を行って情報へのアクセス性を高めることのできるツールです。
しかし、Dropboxに追加されたファイル情報を毎回手作業で行うのは、手間がかかる上にヒューマンエラーのリスクがあります。
このフローを活用することで、手入力の作業がなくなることにより大幅な時間短縮につながります。
また、OCRによる自動読み取りにより転記ミスや入力ミスを減らすことができます。
■注意事項
・Dropbox、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Dropboxのフォルダ内でファイルの作成・更新がされたら、Gmailでメールを送付する
試してみる
■概要
Dropboxのフォルダ内でファイルの作成・更新がされたら、Gmailにメールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.タスクや情報伝達を安易に共有したいと考える方
・数字の目標管理などを行う営業部門のご担当者
・支店を多く持つ企業の統括部門のご担当者
・顧問契約をしている社会保険労務士や税理士など士業の方
2.Gmailを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・Dropboxのフォルダ内でファイルの作成・更新されたら、Gmailにメールを送付するので、ファイル連携を迅速に行うことができます。
・ファイルの作成・更新の通知を自動化することで、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・Gmail、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
Jotformで送信された情報で書類を発行し、Dropboxに保存する
試してみる
■概要
Jotformで収集したアンケートや申込情報を、都度手作業で書類に転記し、Dropboxへ保存する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は、入力ミスやファイルの保存漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Jotformのフォームが送信されると、その情報をもとに書類を自動で発行しDropboxに保存までの一連の流れを自動化でき、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Jotformで集めた情報をもとに、手作業で書類を作成・発行しているご担当者の方
- 作成した書類をDropboxへ手動でアップロードし、管理に手間を感じている方
- フォーム回答の確認から書類発行、保存までの一連の業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformへのフォーム送信を起点に書類発行からDropboxへの保存までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記ミスや、Dropboxへのファイル保存漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Jotform、Googleドキュメント、DropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、送信されたフォーム情報を取得します。
- さらに、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに書類を生成します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、生成された書類を指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Jotformのトリガー設定で、自動化の対象としたいフォームを任意で設定してください。
- Googleドキュメントで書類を発行する際、元データとなるテンプレートファイルや、フォームの回答を反映させる項目を任意で設定してください。
- Dropboxへファイルをアップロードするアクションでは、書類を保存するフォルダやアップロードする際のファイル名を任意で設定してください。
■注意事項
- Dropbox、Googleドキュメント、JotformのそれぞれとYoomを連携してください。
- JotformのWebhook設定と最新回答取得方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8105581
Microsoft Teamsで投稿された内容をもとに、Dropboxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Microsoft Teamsでのプロジェクト開始の連絡や情報共有のたびに、手動でDropboxにフォルダを作成する作業に手間を感じていませんか。
こうした定型業務は、作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定チャネルへの投稿をきっかけに、投稿内容に基づいたフォルダをDropboxに自動で作成します。
これにより、手作業によるファイル管理の煩雑さから解放され、業務の初動を円滑に進めることが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Teamsでの連絡をもとに、手作業でDropboxにフォルダを作成している方
- 複数のプロジェクトを管理しており、ファイル整理の効率化や標準化を図りたい方
- 手作業によるフォルダ名の入力ミスやフォルダの作成漏れを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsへの投稿をトリガーにフォルダが自動生成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのフォルダ作成時に起こりがちな、命名規則の間違いや作成漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft TeamsとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、AI機能「テキストからデータを抽出する」を設定し、Teamsの投稿内容からフォルダ名に必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成」を設定し、前段で抽出したデータをもとにフォルダを自動で作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「テキストからデータを抽出する」では、Microsoft Teamsから取得したメッセージ内容を基に、特定のキーワード（例：プロジェクト名、クライアント名など）を抽出するように設定できます。
- Dropboxでフォルダを作成する際、前段のオペレーションで抽出したテキストデータを「変数」としてフォルダ名に埋め込むことが可能です。
■注意事項
- Microsoft Teams、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
freee人事労務で従業員が登録されたらDropboxに従業員毎のフォルダを作成する
試してみる
■概要
freee人事労務で従業員が登録されたらDropboxに従業員毎のフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.freee人事労務で従業員管理を行う企業
・従業員情報の一元管理に活用している方
2.Dropboxを業務に活用している方
・業務に関連するファイルの保管に活用している方
・チーム内のメンバーごとにフォルダを作成している方
■このテンプレートを使うメリット
Dropboxは業務に必要なファイルの保管を行うために有効的なツールです。
従業員ごとにフォルダを作成することでファイルの保管場所が定められ、ファイルへのアクセス性をスムーズにします。
しかし従業員が入社するごとに手作業で個人フォルダを作成するのは、手間も時間もかかり業務効率の低下につながるかもしれません。
業務にかかる手間を省いて作業効率を上げたいと考える方にこのフローは適しています。
このフローを活用することで、従業員の登録後Dropboxへのフォルダ作成を自動で行うことができます。
フォルダの作成作業を省き自動化することで、作成漏れやミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。
また従業員が入社後すぐにフォルダの使用が可能なため、スムーズに業務に着手することができ業務効率化につなげます。
■注意事項
・freee人事労務、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
Salesforceに取引先が登録されたらDropboxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Salesforceの取引先オブジェクトにレコードが登録されたら、自動的にDropboxにフォルダを作成し、フォルダのURLをSalesforceに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Salesforceを利用している企業やチーム
- Salesforceを導入して顧客管理や営業活動を行っている営業担当者や管理者
- 顧客情報を一元管理し、業務プロセスを効率化したい企業の営業チーム
2.Dropboxを利用している企業やチーム
- Dropboxを活用してファイルの保存や共有を行っている担当者
- 顧客ごとにファイルを整理・管理し、安全に保管したい企業
3.システム連携とプロセス自動化を推進している方
- 手動でのフォルダ作成やURLの登録作業の手間を省きたい営業担当者
- 異なるシステム間でのデータ連携を自動化したいIT担当者や業務プロセス担当者
■このテンプレートを使うメリット
・手動でのフォルダ作成やURL登録の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。
・顧客情報と関連ファイルが一元管理されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、営業活動や顧客対応がスムーズに行えるようになります。
・迅速な対応や効果的なリソース管理が可能になり、業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・Salesforce、DropboxそれぞれとYoomを連携してください。
クラウドBOTでボットの実行が完了したらファイルを取得し、Dropboxにアップロードする
試してみる
■概要
クラウドBOT（cloudbot）でボットの実行が完了したらファイルを取得し、Dropboxに連携して取得したファイルをアップロードするフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.クラウドBOTとDropboxを併用している方
・クラウドBOTで生成したレポートやデータをDropboxに自動で保存し、一元管理したい方
・手作業でのファイルダウンロード・アップロードの手間を省きたい方
2.Dropboxによるデータ格納を業務に採用している企業の担当者
・担当企業ごとにファイル格納している営業アシスタントや経理担当
・帳票の種類ごとにまとめる必要のある事務職員やオフィスマネージャー
・テーマごとにファイルを分別している方
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・デジタルツールを利用してデータ管理を行なっているマーケティング担当者
・生成されたファイルをDropboxで共有し、チームメンバーとの共同作業を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
・クラウドBOTでのボットの完了をトリガーに自動でDropboxにファイルをダウンロードすることができるため、手作業による手間を省き、業務の効率化につながります。
・ファイルをDropboxの指定の場所に格納することで、格納場所を間違えるなどのミスを防ぐことができます。
・クラウドBOTで処理されたファイルがDropboxに自動的に集約されるため、ファイルの一元管理が可能になります。
・手入力によるファイルの取り扱いミスやアップロードミスを防ぎ、業務の正確性を向上させます。
クラウドBOTは24時間365日稼働できるため、時間や場所を問わずファイル処理を実行することができます。
■注意事項
・Dropbox、クラウドBOTのそれぞれとYoomを連携してください。
Zendeskでチケットが作成されたらDropboxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Zendeskで新規チケットが作成されるたびに、関連ファイルを保管するためにDropboxで手動でフォルダを作成していませんか？この単純作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Zendeskでのチケット作成をきっかけにDropboxへ自動でフォルダを作成し、これらの手作業から解放されるため、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ZendeskとDropboxを併用し、手作業でのファイル管理に課題を感じている方
- カスタマーサポート業務において、チケットごとの情報整理を効率化したい方
- 手作業によるミスを減らし、より重要な顧客対応に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zendeskのチケット作成後に自動でDropboxにフォルダが作成されるため、これまで手作業で行っていたフォルダ作成業務の時間を削減できます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、チケットIDの入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZendeskとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZendeskを選択し、「新しいチケットが作成されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、Zendeskの「ユーザー情報を取得」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成」アクションを設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxの「フォルダを作成」アクションでは、作成するフォルダの名称を任意に設定できます。固定のテキストを設定するだけでなく、トリガーで取得したZendeskのチケット情報を動的な値として結びつけることで、チケットごとに一意のフォルダを自動で作成することが可能です。
■注意事項
- Zendesk、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
kintoneにレコードが登録されたらDropboxにフォルダを作成
試してみる
■概要
kintoneで顧客情報などを管理する際、関連ファイルを保管するDropboxのフォルダを手作業で作成していませんか？案件ごとにフォルダを作成する手間や、命名ミス、作成漏れは業務の非効率に繋がります。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードが登録されると同時に、Dropboxに指定した名称でフォルダが自動作成されるため、こうしたファイル管理の課題を解消し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneで顧客管理を行い、Dropboxでのファイル管理を手作業で行っている方
- 手作業でのフォルダ作成による、命名ミスや作成漏れなどの課題を解消したい方
- kintoneとDropboxを連携させ、データとファイルの管理を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneへのレコード登録をトリガーにフォルダが自動作成されるため、手作業でのフォルダ作成にかかる時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、レコード情報と異なる名称で作成してしまうといったヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」を設定します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、登録されたレコード情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成」アクションを設定し、取得したレコード情報を基にフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneの「レコードを取得する」オペレーションでは、トリガーで連携されたレコードIDだけでなく、任意のレコードIDを固定値で指定することも可能です。
- Dropboxでフォルダを作成する際に、フォルダを作成するパス（場所）を任意に設定できます。また、フォルダ名には固定のテキストだけでなく、kintoneから取得した会社名や案件名などの情報を変数として設定し、動的に生成することが可能です。
■注意事項
- Dropbox、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
Notionのデータソースにページが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Notionでプロジェクトやタスクを管理する際、関連ファイルを保管するために都度Dropboxにフォルダを手動で作成していませんか？この作業は単純ですが、積み重なると大きな手間となり、フォルダの作成漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Notionのデータソースに新しいページが作成されると、自動でDropboxに連携したフォルダが作成され、こうした課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- NotionとDropboxを併用し、情報とファイルの管理を効率化したいと考えている方
- 手作業でのフォルダ作成に手間を感じており、入力ミスや作成漏れを防ぎたい方
- 複数のツールを連携させた定型業務を自動化し、生産性の向上を目指す担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionにページを作成するだけでDropboxに自動でフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、名称の入力間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データ管理の正確性を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとDropboxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ページが新規作成された場合のみ後続の処理に進むように条件を指定します
- 続いて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、作成されたページの情報を取得します
- 最後に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成する」アクションを設定し、取得したページタイトルなどの情報を基にフォルダを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxに作成するフォルダの名称は、Notionのページタイトルなど、取得した情報を基に任意で設定してください
- Dropboxのどの階層にフォルダを格納するか、保存先のパスを任意で指定することが可能です
■注意事項
- NotionとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
定期的にkintoneから特定のレコードを抽出してPDF化し、DropBoxに保存する
試してみる
■概要
kintoneに蓄積された特定のレコードを定期的に抽出し、PDFとしてDropboxへ手作業で保存する業務に時間を取られていませんか。このルーティンワークは時間を要するだけでなく、抽出漏れや保存ミスといったヒューマンエラーの懸念も伴います。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールでkintoneからのレコード取得、PDF化、Dropboxへの保存までの一連の流れが自動化され、定型業務の効率化に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneのデータを定期的に抽出し、Dropboxに手作業で保存している方
- 月次報告などでkintoneのレコードをPDF化する業務に時間を割かれている方
- 手作業によるデータ抽出ミスや保存漏れを防ぎ、業務を標準化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 設定したスケジュールでkintoneからのデータ取得からDropboxへの保存までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるレコードの抽出漏れやPDF化のミス、保存先の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュール機能を選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションで、自動化を実行したい日時を設定します。
- 次に、kintoneを選択し、「レコードを取得する」アクションでPDF化したいレコードの情報を取得するように設定します。
- 次に、Googleスプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、取得したレコード情報をもとにPDFファイルを作成します。
- 最後に、Dropboxを選択し、「ファイルをアップロード」アクションで、作成したPDFファイルを指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーのスケジュール機能では、時刻、曜日、日付などを指定し、業務に合わせた実行タイミングを自由に設定できます。
- kintoneからレコードを取得する際、特定の条件に合致するレコードのみを抽出するように設定してください。
- PDFの元となるGoogleスプレッドシートのテンプレートや、Dropboxにファイルをアップロードする際の保存先フォルダも任意で指定できます。
■注意事項
- kintone、DropBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
Bitlyを使った便利な自動化例
Asanaのタスクに追加されたURLを短縮し、タスクのコメントに自動で追加したり、Googleスプレッドシートに追加されたURLを短縮して同じシートに記録し、管理を容易にします。
また、Telegramでメッセージを受け取ったら、URLをBitlyで短縮してTelegramで返信できたり、HubSpotでチケットが作成されたら、チケットに含まれるリンクをBitlyで短縮するなど、外部システムをトリガーにURL短縮を自動実行し業務の手間を削減できます。
Asanaのタスクに追加されたURLをBitlyで短縮し、タスクのコメントに追加する
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■概要
Asanaでタスク管理を行う際、参考URLを手動でBitlyを使って短縮し、コメントに貼り付ける作業に手間を感じていませんか？
この一連の作業は単純ですが、積み重なると無視できない時間的コストになります。
このワークフローを活用すれば、Asanaに特定のタスクが追加されると、自動でタスク内のURLを抽出しBitlyで短縮、そのリンクをコメントに投稿するため、URL共有に関する手作業を一掃し、よりスムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Asanaで頻繁に参考URLを共有しており、手作業でのURL短縮と貼り付けを効率化したい方
- Bitlyで短縮したURLをAsanaのタスク上で管理し、情報共有をスムーズにしたいチームの方
- タスク管理におけるURL共有などの細かい手作業を自動化し、チームの生産性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- タスク内のURLを自動で抽出しBitlyで短縮、コメントに追記するため、手作業でのURL共有にかかる時間を短縮します。
- 手作業によるURLの貼り間違いや短縮忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有の実現に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとBitlyをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでデータ抽出機能を選択し、タスクの説明文などからURLのテキストデータを抽出するよう設定します。
- 次に、オペレーションでBitlyの「リンクを短縮する」アクションを選択し、抽出したURLを処理するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクにコメントを追加」アクションを設定し、生成された短縮URLを元のタスクに投稿します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaのトリガー設定では、自動化の対象としたいワークスペースIDやプロジェクトIDを任意で設定してください。
- データ抽出機能では、タスクのどの情報からテキストを抽出するか、また文字数に応じた変換タイプなどを任意で設定します。
- Bitlyでリンクを短縮するアクションでは、対象のURLに加え、使用するドメインやグループGUIDなどを任意で設定することが可能です。
- Asanaへコメントを追加するアクションでは、短縮URLの前後に挿入する定型文など、コメント内容を自由に設定できます。
■注意事項
- Bitly、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートに追加されたURLをBitlyで短縮して、同じシートに記録する
試してみる
■概要
キャンペーンなどで生成したURLを一つひとつ手作業で短縮し、管理用のシートに転記する作業は、手間がかかるうえに単純なミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートにURLを追加するだけで、自動でBitlyの短縮URLを生成し、元のシートに記録することが可能です。これにより、URL管理に関わる一連の作業を効率化し、入力ミスなどのリスクを低減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートとBitlyでURL管理を行っており、手作業での運用に課題を感じている方
- 広告やSNSキャンペーンで多くのURLを発行・管理する必要があるマーケティング担当者の方
- 定型的なURL発行業務を自動化し、分析などのコア業務に時間を割きたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートにURLを追加するだけで、Bitlyでの短縮と記録が自動で完了するため、手作業で行っていた時間を短縮できます。
- 手動でのコピー＆ペーストや転記作業が不要になるため、URLの貼り間違いや記録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとBitlyのアカウントをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定して、監視対象のシートを指定します。
- 続いて、オペレーションでBitlyを選択し、「リンクを短縮する」アクションを設定し、トリガーで取得したURLを指定します。
- 最後に、オペレーションで再度Google スプレッドシートを選択し、「レコードを更新する」アクションを設定して、生成された短縮URLを元の行に記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー「行が追加されたら」では、フローを起動する間隔や対象のスプレッドシートID、シートID、テーブルの範囲、一意の値を格納する列などを任意で設定できます。
- Bitlyの「リンクを短縮する」では、短縮したいURLの列を指定するほか、使用するドメインやグループGUIDも任意で指定することが可能です。
- Google スプレッドシートの「レコードを更新する」では、対象のスプレッドシートIDやタブ名、テーブル範囲に加えて、更新したいレコードを特定するための条件や、更新後の値を任意に設定できます。
■注意事項
- Google スプレッドシート、BitlyのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
HubSpotでチケットが作成されたら、Bitlyでリンクを短縮する
試してみる
■概要
HubSpotのチケット管理において、顧客への共有URLを手作業でBitlyを使い短縮していませんか？この単純作業は手間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスを誘発する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、HubSpotとBitlyの連携が自動化され、チケット作成をトリガーに短縮URLを自動で生成し、チケットにメモとして追加することが可能です。定型的な作業から解放され、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotのチケット機能で、顧客とのやり取りや情報共有を管理している方
- Bitlyを使った短縮URLの生成とHubSpotへの転記を手作業で行っている方
- HubSpotとBitlyを連携させ、サポート業務の効率化を目指すチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- チケットが作成されると、Bitlyでのリンク短縮からHubSpotへのメモ追記までが自動で実行されるため、手作業の時間を削減できます。
- 手動でのURLコピー＆ペーストやメモの入力ミスを防ぎ、顧客への正確な情報共有を実現することで、ヒューマンエラーのリスクを低減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとBitlyをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「チケットが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで「テキスト抽出」を設定し、チケット情報から対象のURLを取得します。
- 次に、オペレーションでBitlyの「リンクを短縮する」アクションを設定し、短縮したいURLを指定します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「チケットにメモを作成」アクションを設定し、Bitlyで生成した短縮URLをチケットに自動で追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Bitlyで短縮するリンクは、トリガーで取得したチケット情報に含まれる特定のURLを変数として設定したり、固定のURLを入力したりと、要件に応じて柔軟な設定が可能です。
- HubSpotで作成するメモの内容は、Bitlyで生成した短縮URLの変数と固定のテキストを組み合わせるなど、自由にカスタマイズして出力できます。
■注意事項
- HubSpot、BitlyのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Telegramでメッセージを受け取ったら、BitlyでBitlinkを作成してTelegramで送信する
試してみる
■概要
TelegramでのURL共有時、長いリンクを手動でBitlyを使って短縮し、貼り付けて送信する作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、そうした手作業をなくし、TelegramとBitlyの連携を自動化します。Telegramで特定のメッセージを受け取るだけで、自動的にBitlyで短縮URL（Bitlink）が作成され、指定した相手に送信されるため、コミュニケーションをより円滑に進めることが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Telegramを活用したマーケティングで、Bitlyで生成したURLを手動で共有している方
- 顧客サポートなどでTelegramを利用し、参考URLを頻繁に送信している担当者の方
- BitlyとTelegramを連携させ、URL共有に関する一連のプロセスを自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Telegramでメッセージを受け取るだけでBitlyの短縮URLが自動生成・送信されるため、手作業の時間を短縮し、より迅速な情報共有が可能です。
- 手作業でのURLのコピー＆ペーストミスや、短縮し忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BitlyとTelegramをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでTelegramを選択し、「ボットがメッセージを受け取ったら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでBitlyを選択し、「Bitlinkを作成」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでTelegramの「メッセージを送信」アクションを設定し、前のステップで作成したBitlinkを指定した宛先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Telegramでメッセージを送信するアクションでは、本文を自由にカスタマイズできます。Bitlyで作成した短縮URL（Bitlink）の前後に、「短縮URLを生成しました」などの固定テキストを追加することが可能です。
- メッセージを送信する宛先は、トリガーで受け取った情報をもとにした送信元や、特定のグループなどを任意に設定してください。
■注意事項
- Telegram、BitlyのそれぞれとYoomを連携してください。
Telegramでメッセージを受け取ったら、BitlyでURLを短縮してTelegramで送信する
試してみる
■概要
Telegramで受け取ったURLを共有する際、都度Bitlyを開いてリンクを短縮し、再度Telegramに貼り付けて送信する作業に手間を感じていませんか。こうした手作業は時間的なロスだけでなく、コピー＆ペーストのミスにも繋がりかねません。
このワークフローは、TelegramとBitlyを連携させ、メッセージの受信をきっかけにURLの短縮から送信までを自動で完結します。反復的なタスクから解放され、より重要な業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Telegramでの情報共有が多く、Bitlyを使ったURLの短縮・共有作業を効率化したい方
- 手作業によるURLの転記ミスなどを防ぎ、コミュニケーションの正確性を高めたいチーム
- TelegramとBitlyを連携させ、日々の定型業務を自動化したいと考えているマーケティング担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Telegramでメッセージを受信するだけでBitlyでのURL短縮と送信が実行されるため、手作業の時間を削減できます
- URLのコピー＆ペーストや送信先の間違いといった、手作業に起因するヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、BitlyとTelegramをYoomと連携します
- 次に、トリガーでTelegramを選択し、「ボットがメッセージを受け取ったら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでBitlyの「リンクを短縮する」アクションを設定し、トリガーで受け取ったメッセージ内のURLを指定します
- 最後に、オペレーションでTelegramの「メッセージを送信」アクションを設定し、Bitlyで短縮したURLを任意の宛先に送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Telegramのトリガー設定では、フローボットを起動する対象のボットアカウントを任意で指定してください
- Telegramでメッセージを送信するオペレーションでは、送信先のチャットやグループ、メッセージ本文の内容を任意で設定できます。本文には、Bitlyで短縮したURLの出力結果などを組み込むことが可能です
■注意事項
- Telegram、BitlyのそれぞれとYoomを連携してください。
まとめ
DropboxとBitlyの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたファイル共有リンクの作成と通知作業の手間を完全に排除し、リンクの貼り間違いといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者はより迅速かつ正確に情報共有を行えるようになり、手作業から解放されることで生まれた時間を、本来注力すべきコア業務に集中できるのです！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくある質問
Q：メール以外の方法で通知できますか？
A：メールの手前の段階で、「＋」をクリックし、SlackやMicrosoft Teamsの通知アクションをフロー上に追加すれば可能です。その場合は当該アプリのマイアプリ登録も忘れずに行ってください。
Q：Dropbox側で共有リンクに有効期限を設定した場合、短縮URLはどうなりますか？
A：共有リンクに有効期限を設定した場合、発行したURLに遷移すると、エラーページなどが出る状態となります。URLが削除されたり、変更されるといったことはありません。
Q：連携が失敗した場合、どこで原因を確認できますか？
A：連携（自動登録）が一時的に失敗した際、メールでその旨の通知が行われます。
また、自動での再実行（リトライ）は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。詳しくは、以下のヘルプページをご参照ください。
エラー時の対応方法について
もし、それでも解決しない場合は以下お問い合わせ窓口よりご連絡ください。
Yoomお問い合わせ窓口
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