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「Dropboxに保存した請求書や議事録の画像を、Googleドキュメントに手作業で文字起こしするのが面倒…」
「DropboxとGoogleドキュメントを日常的に使っているけど、もっとうまく連携できないかな？」
このように、手作業による情報連携に手間や非効率さを感じていませんか？
もし<span class="mark-yellow">Dropboxにファイルをアップロードするだけで、その内容を自動でGoogleドキュメントにテキストとして追加する仕組み</span>があったらどうでしょう？面倒な転記作業や文字起こしの手間から解放され、入力ミスもなくなりますね。その結果、より創造的で重要な業務に集中する時間を生み出すことができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に実現できる方法を使います。日々の定型業務を大きく効率化できるので、ぜひこの機会に導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">DropboxとGoogleドキュメントを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！
DropboxとGoogleドキュメントのAPIを連携させれば、Dropboxに保存されたファイル情報をトリガーに、その内容を自動でGoogleドキュメントへテキストとして追加することができます。手作業による文字起こしやデータ転記といった定型業務をなくし、業務の正確性とスピードを向上させることができるでしょう。
具体的な自動化例を複数紹介しますので、気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
Dropboxに保存した請求書・契約書・議事録の画像などから、手作業でテキストを抽出してGoogleドキュメントに転記する作業は、時間がかかる上にミスも発生しがちです。
この連携を利用すれば、<span class="mark-yellow">Dropboxの指定フォルダにファイルが追加された際、OCR機能が自動でファイル内のテキストを読み取ってGoogleドキュメントに追記します。</span>文字起こしにかかる手間と時間を大幅に削減し、転記ミスを防ぐのに役立ちますね。
OCRでテキスト化した情報が長文の場合、その内容を把握し要約するのにもまた時間がかかるものです。
この連携を活用することで、Dropboxに格納されたファイルのテキストをOCRで抽出した後、更にAIがその内容を自動で要約し、<span class="mark-yellow">要点だけまとめたテキストをGoogleドキュメントに追加できます。</span>会議の議事録作成や長文レポートの概要把握などをスピーディーに完了させ、業務効率を飛躍的に高めることができるでしょう。
それでは早速、実際にDropboxとGoogleドキュメントを連携したフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用してノーコードで連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はDropboxに格納されたファイルをOCRで読み取って、Googleドキュメントにテキストを追加するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
まずは、設定の流れを確認しましょう！「始める」から、一つずつ吹き出しをクリックすればすぐにチェックできます。
では、設定を進めていきます。検索欄からDropboxを検索します。
お使いのアカウントを選択、またはメールアドレスを入力し「続行」をクリックします。
パスワードを入力し「ログイン」をクリックしましょう。
「許可」をクリックするとDropboxのマイアプリ連携が完了します。
同様にGoogleドキュメントを検索してください。この画面が表示されるので「Sign in with Google」をクリック。
メールアドレスまたは電話番号を入力し「次へ」をクリックします。
※既にGoogleアカウントを使ってマイアプリ連携したことがある場合は、そのアカウントを選択するだけでOKです。
パスワードを入力してもう一度「次へ」をクリック。
「続行」をクリックするとGoogleドキュメントのマイアプリ連携が完了します。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
はじめに準備として、Dropboxの特定のフォルダにファイルを格納してください。
今回は例として「契約書」フォルダを作成し、業務委託契約書のPDFファイルをアップロードしました。
準備できたらYoomの設定画面に戻り「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」のまま「次へ」をクリックしましょう。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、まずトリガーの起動間隔をプルダウンから選択してください。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違います。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に、先ほどファイルを格納したフォルダのパスを入力しましょう。今回でいうと「/契約書」です。
最後に、トリガー対象となるファイル名のキーワードを入力してください。例として「契約書」というキーワードにしました。
設定が完了したらテストしましょう。
成功したら保存してください。ここで取得したアウトプットの値は次のステップで活用します。
※ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
先ほどのトリガーで取得した情報をもとに、ファイルをダウンロードします。
「ファイルをダウンロード」をクリック。
ステップ3と同様、アクションは「ファイルをダウンロード」のまま「次へ」をクリックしましょう。
API接続設定に移るので、ステップ3と同様にフォルダのパスを入力します。
「ファイル名」にはステップ3で取得したアウトプットが予め設定されているので、そのままテストしてください。
成功したら保存しましょう。ファイルがダウンロードされました！
「ダウンロード」からファイルの内容を確認することもできます。
※ご利用プランによって、利用できる機能や制限が異なります。OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能で期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えます。
ダウンロードしたファイルの内容を、テキストとして読み取る設定をします。「OCRで文字を抽出」の設定方法、「OCRで文字を抽出」で実施できること/できないことも併せてご参照ください。
「OCRで文字を抽出」をクリック。
アクションは下記を参考に文字数などを考慮しながら選択したら、「次へ」をクリックしましょう。
詳細設定に入ります。「ファイルの添付方法」は予め設定されている通りでOKです。
「抽出したい項目」も予め設定されていますが、編集・追加する場合はカンマ区切りで入力してください。
あとは任意で「使用するAI」と「言語」を選択してテストしましょう。
成功したら保存してください。PDFファイルの内容をテキストとして抽出できました！
指定したドキュメントに抽出したテキストを追加します。
「文末にテキストを追加」をクリックしましょう。
これまでのステップと同様、アクションは「文末にテキストを追加」のまま「次へ」をクリック。
まず「ドキュメントID」を候補から選択してください。
例として「契約管理」というドキュメントの文末に抽出したテキストを追加します。
「追加するテキスト」は予め設定されていますが、必要に応じて編集可能です。
以下のようにこれまで取得してきたアウトプットを選択すると変数として利用できるので、追加したい形式で設定してみましょう。
ドキュメントの文末に追加した際に読みやすくなるよう、一番上は空行にしてあります。
設定が完了したらテストしてください。
成功したら保存しましょう。
抽出した内容がGoogleドキュメントの文末に追加されました！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、Dropboxに格納されたファイルをOCRで読み取って、Googleドキュメントにテキストを追加する方法でした！
DropboxやGoogle ドキュメントを活用すれば、日々の情報整理やファイル管理の作業をぐっと効率化できます。ここでは、便利なテンプレートをいくつかご紹介しますので、自分の業務に合うものを見つけてみてください。
Dropboxは、契約書や請求書などのファイルを扱う場面でよく使われます。自動化を組み合わせれば、通知やフォルダ作成、他ツールとの連携を手間なく実現でき、業務の効率化につながります。さらに、通知漏れやファイル整理の煩雑さも解消できます。
Google ドキュメントは、テキスト管理や情報整理に強みがあります。OCRやAI要約と組み合わせれば、紙の資料や添付ファイルの内容を自動で取り込み、文書にまとめることができます。これにより、作業の抜け漏れを防ぎながら効率的に情報を集約できます。
DropboxとGoogleドキュメントの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた画像・PDFからの文字起こしや転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより担当者は面倒な定型業務から解放され、情報の整理や活用といった、より付加価値の高いコア業務に集中する環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。もし自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
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