Microsoft SharePointに格納されたファイルをOCRで読み取り、Google ドキュメントにテキストを追加する

■概要

Microsoft SharePointとGoogle ドキュメントを併用する中で、SharePointに格納したファイルの内容を手作業でドキュメントに転記する業務に手間を感じていませんか。このワークフローは、Microsoft SharePointの特定フォルダにファイルが追加・更新されると、OCR機能が自動でファイル内の文字を読み取り、指定のGoogle ドキュメントへテキストとして追記します。手作業による転記の手間や入力ミスをなくし、効率的なドキュメント管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft SharePoint上のPDFや画像ファイルの内容をGoogle ドキュメントに手入力で転記している方
• SharePointとGoogle Docsを連携させ、書類内容のテキスト化と集約を自動化したいと考えている方
• 紙媒体をスキャンして保存したデータの、効率的なテキスト活用方法を探している業務担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• 指定フォルダにファイルを格納するだけで自動でテキストが抽出・追加されるため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます
• 手作業によるコピー＆ペーストなどの転記作業がなくなることで、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePointとGoogle ドキュメントをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に応じて後続の処理を分岐させます
4. 続いて、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします
5. 次に、オペレーションでAI機能の「OCRで文字を抽出」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します
6. 最後に、オペレーションでGoogle ドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、抽出したテキスト情報を指定のドキュメントに追加します

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft SharePointのトリガー設定では、フローボットを起動するきっかけとしたいサイトやフォルダを任意で指定してください
• Google ドキュメントのアクション設定では、テキストを追加したい対象のドキュメントと、OCRで抽出したどのテキスト情報を追加するかを任意で設定してください

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■注意事項‍

• OneDrive、GoogleドキュメントとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上、OCRのオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。