■概要
OneDriveに保存した議事録やレポートの内容を確認し、手作業でGoogle ドキュメントに要約して転記する業務は手間がかかるものです。このワークフローを活用すれば、OneDriveの特定フォルダにファイルを格納するだけで、OCRがファイル内のテキストを読み取り、AIが自動で内容を要約し、指定のGoogle ドキュメントにテキストを追加します。OneDriveとGoogle ドキュメント間の情報連携を自動化し、ドキュメント作成業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveに保存された資料の内容を、Google ドキュメントへ手作業で転記している方
- 複数の資料から情報を集約して、報告書や議事録を作成する業務に時間を要している方
- OneDriveとGoogle ドキュメントの連携で、情報管理や共有を円滑にしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- ファイルアップロードだけで内容の読み取りから要約、転記までが自動化されるため、ドキュメント作成にかかる時間を短縮できます
- 手作業によるコピー＆ペーストのミスや、情報の要約漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、ドキュメントの品質向上に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとGoogle ドキュメントをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、分岐機能で作成の場合のみ後続アクションに進むように「作成日時＝更新日時」という条件を設定します。この分岐がないと、更新の場合も次のアクションに進みます。
- 次に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します
- 次に、オペレーションでAI機能の「OCRで文字を抽出」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します
- 次に、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、抽出したテキストを要約します
- 最後に、オペレーションでGoogle ドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、要約したテキストを任意のドキュメントに追記します
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能でテキストを要約する際に、用途に応じて要約後の文字数を任意で設定してください
- Google ドキュメントに追加するテキストは、AIによる要約結果だけでなく、ファイル名や更新日時などの情報と組み合わせて、任意のフォーマットで設定することが可能です
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
- OneDrive、GoogleドキュメントとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上、OCRのオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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