Garoonに予定が登録されたらZoomでミーティングを作成する
試してみる
■概要
Garoonに予定が登録されたらZoomでミーティングを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GaroonとZoomの両方を利用している営業担当者
・Garoonで登録した予定をZoomにも自動で反映させたい方
・スケジュール管理の手間を減らし、ダブルブッキングを防ぎたい方
2.GaroonとZoomの連携による業務効率化を検討している企業
・複数のスケジュール管理ツールを利用していることによる非効率を解消したい方
・情報共有を促進し、チーム全体の連携を強化したい方
■このテンプレートを使うメリット
・Garoonに予定が登録されたら、その予定を元に自動的にZoomでミーティングを作成するため、業務の効率化を図ることができます。
・Garoonで登録した予定から、Zoomでミーティングを作成する手間が省けるため、業務効率が向上します。
■注意事項
・Garoon、ZoomのそれぞれとYoomを連携させてください。
「Garoonでスケジュールを登録したら、毎回ZoomでミーティングURLを発行するのが面倒…」
「Garoonの予定とZoomミーティングの情報を手作業で紐付けているけど、時間がかかるし、ミスも起こりやすい…」
このように、GaroonとZoomを利用する中で、手作業による連携業務に課題を感じていませんか？
もし会議の予定調整やZoomミーティングの発行といった一連の作業が自動化されれば、会議準備にかかる時間を大幅に削減し、入力ミスや設定漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができるため、よりスムーズで効率的な業務遂行が可能になります。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定でき、日々の繰り返し作業にかかる手間や時間を大きく削減できるので、ぜひこの機会に自動化を導入して、より重要な業務に集中できる環境を手に入れましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGaroonとZoomを連携するためのテンプレートを用意しています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Garoonに予定が登録されたらZoomでミーティングを作成する
試してみる
■概要
Garoonに予定が登録されたらZoomでミーティングを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GaroonとZoomの両方を利用している営業担当者
・Garoonで登録した予定をZoomにも自動で反映させたい方
・スケジュール管理の手間を減らし、ダブルブッキングを防ぎたい方
2.GaroonとZoomの連携による業務効率化を検討している企業
・複数のスケジュール管理ツールを利用していることによる非効率を解消したい方
・情報共有を促進し、チーム全体の連携を強化したい方
■このテンプレートを使うメリット
・Garoonに予定が登録されたら、その予定を元に自動的にZoomでミーティングを作成するため、業務の効率化を図ることができます。
・Garoonで登録した予定から、Zoomでミーティングを作成する手間が省けるため、業務効率が向上します。
■注意事項
・Garoon、ZoomのそれぞれとYoomを連携させてください。
GaroonとZoomを連携してできること
GaroonとZoomのAPIを連携すれば、Garoonの予定情報に基づいてZoomミーティングを自動で作成したり、逆にZoomで作成されたミーティング情報をGaroonの予定に反映させたりすることが可能になります。
これにより、手作業による二重入力の手間や、情報の転記ミスを大幅に削減し、業務の正確性とスピードを向上させることが可能です。
Yoomに用意されている連携テンプレートを使えば、複雑な設定なしにこれらの自動化を実現できるため、すぐに業務効率化を実感できます。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Garoonに予定が登録されたらZoomでミーティングを作成する
Garoonに新しい予定が登録されたタイミングで、その予定情報（日時、参加者など）を基にZoomミーティングを自動で作成し、発行されたミーティングURLをGaroonの予定に追記したり、関係者に通知してりできるフローです。
この連携により、会議設定の手間を削減し、URLの発行漏れや共有ミスを防ぐことができ、Garoonの予定情報とZoomのミーティング情報をスムーズに紐づけることが可能になります。
Garoonに予定が登録されたらZoomでミーティングを作成する
試してみる
■概要
Garoonに予定が登録されたらZoomでミーティングを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GaroonとZoomの両方を利用している営業担当者
・Garoonで登録した予定をZoomにも自動で反映させたい方
・スケジュール管理の手間を減らし、ダブルブッキングを防ぎたい方
2.GaroonとZoomの連携による業務効率化を検討している企業
・複数のスケジュール管理ツールを利用していることによる非効率を解消したい方
・情報共有を促進し、チーム全体の連携を強化したい方
■このテンプレートを使うメリット
・Garoonに予定が登録されたら、その予定を元に自動的にZoomでミーティングを作成するため、業務の効率化を図ることができます。
・Garoonで登録した予定から、Zoomでミーティングを作成する手間が省けるため、業務効率が向上します。
■注意事項
・Garoon、ZoomのそれぞれとYoomを連携させてください。
Garoonで特定条件に合う予定が登録されたら、Zoomでミーティングを作成する
Garoonに登録される予定の中でも、例えば「会議」というキーワードが含まれる予定や、特定の参加者が設定された予定など、あらかじめ設定した条件に合致する場合にのみ、Zoomミーティングを自動で作成するフローです。
これにより、不要なミーティングの作成を防ぎ、本当に必要な会議準備だけを効率的に自動化できるため、よりきめ細やかな業務効率化を実現します。
Garoonで特定条件に合う予定が登録されたら、Zoomでミーティングを作成する
試してみる
■概要
Garoonで特定の条件に合う予定が登録された際、都度Zoomでミーティングを手動で作成するのは手間がかかり、また、作成漏れや設定ミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Garoonへの予定登録をトリガーとして、条件に合致する場合のみZoomミーティングを自動で作成でき、これらの課題を効率的に解消し、会議設定業務をスムーズにします。
■このテンプレートをおすすめする方
- GaroonとZoomを利用し、会議設定の自動化で業務を効率化したい方
- Garoonの予定内容に応じて、Zoomミーティングの作成要否を自動で判断させたい方
- 手作業によるZoomミーティングの作成漏れや、URLの共有ミスなどを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Garoonで特定条件の予定が登録されるとZoomミーティングが自動作成されるため、手作業による会議設定の時間を短縮できます。
- 手動でのミーティング作成に伴う、URLの払い出しミスや重要な参加者への招待漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを低減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GaroonとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGaroonを選択し、「予定が登録されたら」というアクションを設定し、Garoonから予定情報を取得します。
- その後、オペレーションで分岐機能を設定し、取得したGaroonの予定情報（例：件名に「会議」が含まれるかなど）を基に、Zoomミーティングを作成するか否かの条件を指定します。
- 条件に合致した場合のみ、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、Zoomミーティングを自動で作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能の設定では、Garoonから取得した予定のタイトル、本文、参加者情報など、任意の情報を基にしてZoomミーティングを作成する条件を細かく指定することが可能です。
- Zoomのミーティング作成アクションでは、会議のトピックや議題（説明文）に、Garoonの予定情報を動的に埋め込んだり、固定の案内文を設定したりすることができます。
■注意事項
- Garoon、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点は下記をご覧ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398
GaroonとZoomの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にGaroonとZoomを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGaroonとZoomの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- GaroonとZoomのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Garoonのトリガー設定とZoomのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Garoonに予定が登録されたらZoomでミーティングを作成する
試してみる
■概要
Garoonに予定が登録されたらZoomでミーティングを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GaroonとZoomの両方を利用している営業担当者
・Garoonで登録した予定をZoomにも自動で反映させたい方
・スケジュール管理の手間を減らし、ダブルブッキングを防ぎたい方
2.GaroonとZoomの連携による業務効率化を検討している企業
・複数のスケジュール管理ツールを利用していることによる非効率を解消したい方
・情報共有を促進し、チーム全体の連携を強化したい方
■このテンプレートを使うメリット
・Garoonに予定が登録されたら、その予定を元に自動的にZoomでミーティングを作成するため、業務の効率化を図ることができます。
・Garoonで登録した予定から、Zoomでミーティングを作成する手間が省けるため、業務効率が向上します。
■注意事項
・Garoon、ZoomのそれぞれとYoomを連携させてください。
ステップ1:GaroonとZoomのマイアプリ連携
1. Garoonの登録方法
Yoomにログインしたら、「マイアプリ」ボタンを押します。
マイアプリ画面が表示されるので「新規接続」ボタンを押し、Garoonを検索してください。
「アカウント名」に任意の管理用名称を設定してください。
「ログイン名」「パスワード」は、連携するGaroon（サイボウズ）アカウントのログイン名・パスワードを入力します。
全て入力できたら、「追加」をクリックしてマイアプリ連携完了です！
2. Zoomの登録方法
再び、マイアプリ画面で「新規接続」ボタンをクリックし、今度はZoomを検索してください。
Zoomを登録する際は、「Client ID」と「Client secret」の値が必要になります。
取得方法については、こちらの記事を参照ください。
入力が完了したら、「追加」をクリックしてZoomのマイアプリ連携完了です！
注意事項：上記の連携方法は、ZoomのAdmin-managedの権限範囲での連携となります。User-managedの権限範囲で連携したい場合はこちらをご参照ください。
ステップ2:テンプレートのコピー
それでは自動化の設定を行っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
Garoonに予定が登録されたらZoomでミーティングを作成する
試してみる
■概要
Garoonに予定が登録されたらZoomでミーティングを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GaroonとZoomの両方を利用している営業担当者
・Garoonで登録した予定をZoomにも自動で反映させたい方
・スケジュール管理の手間を減らし、ダブルブッキングを防ぎたい方
2.GaroonとZoomの連携による業務効率化を検討している企業
・複数のスケジュール管理ツールを利用していることによる非効率を解消したい方
・情報共有を促進し、チーム全体の連携を強化したい方
■このテンプレートを使うメリット
・Garoonに予定が登録されたら、その予定を元に自動的にZoomでミーティングを作成するため、業務の効率化を図ることができます。
・Garoonで登録した予定から、Zoomでミーティングを作成する手間が省けるため、業務効率が向上します。
■注意事項
・Garoon、ZoomのそれぞれとYoomを連携させてください。
テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。
ステップ3:Garoonに予約を登録したら起動するトリガーの設定
まずは、Garoonアイコンの「予定が登録されたら」を押して設定しましょう！
下記画面が表示されます。
こちらのページは、設定済みのためトリガーアクションが「予定が登録されたら」になっていることを確認し、そのまま次のページに進みましょう！
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分から選択できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、ご注意ください。
基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
サブドメインは、GaroonのURL内から取得できます。
枠外の注釈を参考に設定してください。
続いて、Garoonの画面でテスト用のスケジュールを登録しましょう。
（スケジュールの内容は自由に設定して問題ありません！）
スケジュールが登録できたら、Yoomの画面に戻ってください。
画面下部の「テスト」ボタンをクリックしてください。
先ほど登録したスケジュールの情報が取得した値にアウトプットとして表示されます！
ここで取得されたアウトプットは、次のステップで使用するため、正しく取得されているのを確認したら設定を保存しましょう。
※参照：アウトプットについての詳細は、こちらのヘルプページをご覧ください。
ステップ4:Zoomにミーティングを作成する
続いて、Zoomアイコンの「ミーティングを作成」という項目をクリックしましょう。
こちらの項目も、初期設定済みです。
アクションが「ミーティングを作成」になっていることを確認したら、「次へ」ボタンをクリックしましょう。
メールアドレスは、使用しているZoomアカウントのメールアドレスを手動で入力してください。
トピックは、下記画面の通りデフォルトで設定してあるため、このままにしましょう。
この設定により、Garoonに予定が登録されたら「タイトル」を取得し、自動でZoomのトピックに設定することができますよ！
開始日時も同様にデフォルトで設定済みです。
Garoonのスケジュールに登録された開始時間を、Zoomの開始時間に自動登録できます。
会議時間は任意で設定してください。
ここまで設定が完了したらテストを実行しましょう。
テスト成功後、「保存する」をクリックしてください。
ステップ5:トリガーをONにする
これで「Garoonに予定が登録されたらZoomでミーティングを作成する」フローの完成です！
下記画面が表示されるので「トリガーをON」をクリックし、フローの動作確認をしてみましょう。
ZoomのデータをGaroonに連携したい場合
今回はGaroonからZoomへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にZoomからGaroonへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
これにより、Zoomでスケジュールされたミーティング情報をGaroonの予定表に自動で反映させることができ、予定管理の一元化と効率化を実現します。
手動での情報入力や確認作業が不要になるため、よりスムーズな情報共有と業務進行が期待できますよ！
Zoomでミーティングが作成されたら、Garoonに予定を登録する
Zoomで新しいミーティングが作成されたり、既存のミーティング情報が更新されたりした際に、その情報をGaroonのスケジュールに自動で登録または更新します。
この連携によって、Zoomで設定した会議情報がリアルタイムにGaroonに反映されるため、予定の重複や確認漏れを防ぎ、チーム全体のスケジュール管理をより正確かつ効率的に行うことができます。
Zoomでミーティングが作成されたら、Garoonに予定を登録する
試してみる
■概要
Zoomで新しいミーティングを設定するたびに、Garoonにも手動で予定を登録していませんか？この繰り返し作業は手間がかかり、時には登録漏れや二重登録といったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Zoomでミーティングが作成されるとGaroonへの予定登録が自動で行われるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでの会議設定とGaroonへの予定登録を手作業で行っている方
- 会議の予定登録漏れや重複登録を防ぎたい方
- 日常業務の効率化を進め、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomミーティング作成後のGaroonへの手動登録作業が不要になり、時間を有効活用できます。
- 手作業による予定の登録漏れや入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとGaroonをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが作成されたら（Webhook）」というアクションを設定します。これにより、Zoomで新しいミーティングが作成されるとフローが自動的に起動します。
- 最後に、オペレーションでGaroonを選択し、「【スケジュール】予定を登録」アクションを設定します。Zoomで作成されたミーティング情報をもとに、Garoonに新しい予定が自動で登録されます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Garoonの「【スケジュール】予定を登録」アクションでは、登録する予定の詳細内容をカスタマイズできます。例えば、予定のタイトルや詳細、参加者などに固定のテキストを入力したり、Zoomから取得したミーティングのトピックや開始時刻といった情報を変数として動的に設定することが可能です。
- Garoonの予定登録時に、特定のカテゴリを選択したり、あらかじめ設定された選択肢から値を選ぶことや、公開/非公開の設定を指定しておくこともできます。
■注意事項
- Garoon、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
・ミーティングが終了したら
・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
Zoomで特定条件に合うミーティングが作成されたら、Garoonに予定を登録する
Zoomで作成されるミーティングの中でも、例えば特定のホストが設定したミーティングや、特定のキーワードがトピックに含まれるミーティングなど、あらかじめ定義した条件に合致する場合にのみ、その情報をGaroonの予定として登録します。
これにより、関連性のの高いミーティング情報のみをGaroonに自動連携し、カレンダーの煩雑化を防ぎつつ、重要な予定の見落としをなくすことができるため、よりスマートなスケジュール管理が実現可能です。
Zoomで特定条件に合うミーティングが作成されたら、Garoonに予定を登録する
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■概要
Zoomで新しいミーティングが作成されるたびに、Garoonへ手動で予定を登録する作業は、時間がかかり入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか。特にミーティングの頻度が高い場合、この繰り返し作業は業務効率を低下させる一因となり得ます。このワークフローを活用すれば、Zoomで特定条件に合うミーティングが作成された際に、Garoonへの予定登録を自動化でき、これらの課題を解消し、より重要な業務に集中する時間を確保できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでのミーティング作成後、Garoonへの予定登録を手作業で行っている方
- ミーティング情報の転記ミスや登録漏れを防ぎたいと考えているチームや担当者の方
- 日々の定型業務を自動化し、業務全体の効率化を目指している情報システム部門の方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomでミーティングが作成されると、条件に応じてGaroonへ自動で予定が登録されるため、手作業による登録時間を短縮することができます。
- 手作業による情報の転記が不要になるため、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとGaroonをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが作成されたら（Webhook）」というアクションを設定し、特定の条件（例：ミーティングのホスト、トピックなど）を設定します。
- 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、Zoomミーティングの情報が特定の条件に合致する場合のみ、後続の処理に進むよう設定します。
- 最後に、オペレーションでGaroonの「【スケジュール】予定を登録」アクションを設定し、Zoomミーティングの情報（日時、タイトル、参加者など）をGaroonの予定に登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomのトリガー設定では、Webhookで受け取るミーティング情報の中から、どの情報を条件として自動化を開始するかを任意で設定してください。例えば、特定のユーザーがホストするミーティングのみを対象とするなどが可能です。
- 分岐機能では、Zoomミーティングの情報に基づいて、どのような条件でGaroonへの予定登録処理を実行するか、または実行しないかを詳細に設定できます。
- Garoonに予定を登録するアクションでは、予定のタイトル、開始日時、終了日時、参加者、施設などの各項目に、Zoomから取得した情報を変数として埋め込んだり、固定値を設定したり、Yoomの選択肢から選択するなど、柔軟なカスタマイズが可能です。
■注意事項
- Garoon、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
・ミーティングが終了したら
・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため） - Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点は下記をご覧ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
GaroonやZoomのAPIを使ったその他の自動化例
今回ご紹介したテンプレート以外にもGaroonやZoomのAPIを活用すれば、様々な自動化の実現が可能です！
「うちでも取り入れてみたい」と感じたら、ぜひ以下のテンプレートをチェックしてみてください。
Garoonを使った自動化例
Garoonを起点とした業務プロセスの自動化により、スケジュール管理やワークフロー連携が効率化され、チーム全体の生産性向上につながります。
たとえば、Garoonのワークフローで申請された取引先情報をboardに登録することで、二重入力の手間を削減できます
Garoonのワークフローで申請された取引先をboardの発注先に登録する
試してみる
■概要
Garoonで承認された取引先情報を、都度boardに手入力していませんか？申請・承認フローは効率化できても、その後のデータ登録が手作業のままだと手間がかかり、入力ミスも発生しやすくなります。このワークフローは、Garoonのワークフロー承認をトリガーに、boardへ自動で発注先情報を登録します。手作業によるデータ登録の手間とミスをなくし、取引先管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Garoonとboardを利用しており、二重入力の手間に課題を感じている方
- 取引先情報の登録作業における、入力ミスや登録漏れを防止したい方
- 申請からデータ登録までの業務フロー全体を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Garoonでワークフローが承認されるとboardへ自動で発注先が登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動でデータ連携を行うことで、手作業による入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GaroonとboardをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGaroonを選択し、「ワークフローが承認されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでboardを選択し、「発注先の登録」アクションを設定し、Garoonから取得した情報を紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- boardで発注先を登録する際、会社名や住所などの各項目に、Garoonのワークフローで承認された情報を変数として設定し、自動入力させることができます。
- また、特定の値を固定で入力することも可能なため、業務に合わせて柔軟なデータ登録が実現できます。
■注意事項
- GaroonとboardのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleカレンダーで予定が作成されたら、Garoonに予定を作成する
試してみる
■概要
GoogleカレンダーとGaroon、両方に同じ予定を手入力するのは手間がかかり、入力漏れや日時の間違いも起こりやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに予定が作成されるだけでGaroonへの予定登録が自動化でき、こうしたスケジュール管理の課題を解消できるので、業務の効率化に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleカレンダーとGaroonを併用し、予定管理を行っている方
- 予定の二重入力や転記作業に手間や時間を取られている方
- 手作業によるスケジュール登録ミスを減らし、業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleカレンダーに予定を登録するだけでGaroonにも自動で予定が作成されるため、これまで手作業で行っていた二重入力の手間を省き、時間を有効活用できます。
- 手作業による予定の転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確なスケジュール共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleカレンダーとGaroonをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が作成されたら」というアクションを設定します。これにより、Googleカレンダーに新しい予定が登録されるとフローが起動するようになります。
- 最後に、オペレーションでGaroonを選択し、「【スケジュール】予定を登録」アクションを設定します。ここで、Googleカレンダーのトリガーで取得した予定情報を利用し、Garoonに予定を登録するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Garoonの「【スケジュール】予定を登録」アクションでは、登録する予定の件名や詳細、参加者などの各項目に対して、Googleカレンダーから取得した情報を変数として設定できます。
- また、特定の情報を固定値として入力したり、Garoon側で用意されている選択肢から値を選ぶといった、運用に合わせた細やかな設定も可能です。
■注意事項
- Googleカレンダー、GaroonのそれぞれとYoomを連携してください。
Notionで登録されたタスク情報をGaroonのカレンダーに登録する
試してみる
■概要
Notionで登録されたタスク情報をGaroonのカレンダーに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Garoonを業務に活用している方
・カレンダー機能を活用し、チームの予定を可視化している方
・登録情報に関連したスケジュール管理をしている方
2.Notionを情報の一元管理場所として使用している企業
・プロジェクトのタスク管理を行う業務担当
・データベースを活用して情報の可視化を行う総務部の担当者
■このテンプレートを使うメリット
Garoonはチーム全体のスケジュールの可視化に有効的なツールです。
Notionで管理するタスクをさらにGaroonに予定登録することで、チーム全体がタスクの期限を認識し業務を進行できます。
しかし、Notionで登録されたタスクの期日をGaroonに毎回手作業で追加するのは、情報の透明性を低下させる可能性があります。
チームに共有する情報の正確性を保ちたい方にこのフローは適しています。
このフローを使うことで、Notionで追加されたタスク情報をGaroonに自動登録するため、手入力によるミスや漏れを未然に防ぐことができます。
また手作業の時間を省きタスク解決に時間を充てることで、スピーディーな業務進行につながります。
■注意事項
・Garoon、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Trelloで登録されたタスク情報をGaroonのカレンダーに登録する
試してみる
■概要
Trelloで登録されたタスク情報をGaroonのカレンダーに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Garoonを業務に活用している方
・カレンダー機能を活用し、チームの予定を可視化している方
・登録情報に関連したスケジュール管理をしている方
2.Trelloを活用して業務を行う方
・タスク管理に活用している方
・プロジェクトの計画、実行、完了までのプロセスの可視化に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
Garoonはチーム内の予定の可視化に有効的なツールです。
Trelloで管理するタスクの期日をGaroonに登録することで、確実なタスク解決へ繋げます。
しかし、Trelloで登録されたタスクの期日をGaroonに手入力で追加するのは、ヒューマンエラーのリスクを高めます。
手入力によるミスを防ぎ、チーム全体の業務進行を円滑に行いたい方にこのフローは適しています。
このフローはTrelloでタスク情報を自動でGaroonに登録するため、手入力によるミスや漏れを未然に防ぐことができます。
また定型業務を自動化することでチーム全体がタスク解決に集中することができるため、生産性向上につながります。
■注意事項
・Garoon、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
Zoomを使った自動化例
Zoomミーティングにまつわる業務を自動化することで、記録・共有・フォローアップの手間を大幅に削減できます。
たとえば、Zoomミーティングが終了したら自動で文字起こし・要約を行い、Salesforceの案件レコードやkintoneに格納することで、会議内容を正確に記録・活用できます。
また、議事録をTrelloに登録することで、タスク管理へのスムーズな移行が可能になります。
Hubspotのフォーム内容をもとにZoomミーティングを作成する
試してみる
■概要
HubSpotのフォームから問い合わせや商談予約が入るたびに、手動でZoomミーティングを設定し、URLを発行する作業に手間を感じていませんか。この作業は時間を要するだけでなく、URLの送り間違いや対応漏れといった人的ミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、HubSpotのフォーム送信をきっかけに、自動でZoomミーティングが作成されるため、こうした定型業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotのフォームからの問い合わせ対応で、Zoomミーティングを手動で作成している方
- フォーム経由の商談設定にかかる工数を削減し、より迅速な顧客対応を実現したい方
- 手作業によるミーティング設定のミスや、お客様への案内漏れを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotのフォームが送信されると、自動でZoomミーティングが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うことで、手作業による情報転記ミスやミーティングの発行漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、特定のフォームが送信されたらフローが起動するように設定します。
- 最後に、オペレーションでZoomを選択し、HubSpotのフォームから取得した情報をもとにミーティングを作成するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- HubSpotのトリガー設定では、連携の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
- Zoomのオペレーション設定では、ミーティングの議題や説明文を自由にカスタマイズできます。HubSpotのフォーム内容を引用することも可能です。
■注意事項
- HubSpotとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Zoomで特定の定例ミーティングが終了したら議事録を作成しTrelloに登録する
試してみる
■概要
定例ミーティング後の議事録作成やタスク管理ツールへの情報登録は、重要な業務でありながら手間がかかる作業ではないでしょうか？特にZoomでの会議後、手作業で内容をまとめTrelloへ登録する作業は、時間もかかり、他の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティング終了後の議事録作成からTrelloへのタスク登録までを自動化し、こうした課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでの定例ミーティングが多く、議事録作成と共有に時間を要している方
- ZoomとTrelloを連携させ、会議後のタスク管理を効率化したいと考えている方
- 手作業による情報登録の手間を削減し、コア業務に集中したいビジネスパーソンの方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomミーティング終了後の議事録作成とTrelloへのタスク登録が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による議事録の記載漏れや、Trelloへのタスク登録ミスといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとTrelloをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定のミーティングIDなど、条件に合致する場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 続いて、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」アクションを設定します。
- さらに、Zoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- ダウンロードした音声データを、AI機能の「音声データを文字起こしする」アクションでテキスト化します。
- 文字起こしされたテキストを、AI機能の「要約する」アクションで議事録として適切な形にまとめます。
- 最後に、オペレーションでTrelloの「新しいカードを作成」アクションを設定し、要約された議事録を指定のボードやリストに登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能のコマンドオペレーションでは、特定のミーティング名や参加者など、処理対象とするミーティングの条件を任意で設定してください。これにより、全てのミーティングではなく、特定の定例ミーティングのみを自動化の対象とすることが可能です。
- AI機能で「要約する」アクションを設定する際に、出力する要約の文量やスタイル（例：箇条書き、報告形式など）をプロンプトで具体的に指示し、調整してください。
- Trelloで「新しいカードを作成」アクションを設定する際に、カードのタイトルや説明に、ミーティング名、日付、出席者、決定事項といった情報を、前段のオペレーションで取得した動的な値と固定値を組み合わせて設定してください。また、登録先のボードやリストも任意で指定が可能です。
■注意事項
- Zoom、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ・ミーティングが終了したら
- ・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398-zoom%E3%81%A7%E3%83%9F%E3%83%BC%E3%83%86%E3%82%A3%E3%83%B3%E3%82%B0%E3%81%AE%E3%83%AC%E3%82%B3%E3%83%BC%E3%83%87%E3%82%A3%E3%83%B3%E3%82%B0%E6%83%85%E5%A0%B1%E3%82%92%E5%8F%96%E5%BE%97%E3%81%99%E3%82%8B%E9%9A%9B%E3%81%AE%E6%B3%A8%E6%84%8F%E7%82%B9
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Zoomミーティングが終了したら会議の文字起こしをしてkintoneに格納する
試してみる
■概要
Zoomでの会議後、録画データから手作業で文字起こしを行い、kintoneに議事録として格納する作業は手間がかかるものです。また、重要な内容の聞き逃しや、転記ミスなどのヒューマンエラーが発生するリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングの終了をきっかけに、AIが自動で音声を文字起こしし、その内容をkintoneへ格納するため、面倒な議事録作成業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでのオンライン会議が多く、議事録の作成に課題を感じているご担当者様
- kintoneで会議のナレッジを管理しており、入力の手間を省きたいと考えている方
- 会議内容の共有や振り返りのプロセスを効率化し、チームの生産性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomミーティング終了後の一連の作業が自動化されるため、手作業での文字起こしやkintoneへの入力にかかっていた時間を削減できます。
- 手作業による文字起こしの聞き逃しや、kintoneへの転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、議事録の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとkintoneをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」を起動条件として設定します。
- 続いて、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」アクションを設定し、対象のミーティング情報を取得します。
- 次に、取得した情報をもとに、Zoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」アクションで録画データを取得します。
- 次に、AI機能の「音声データを文字起こしする」アクションで、ダウンロードした音声ファイルをテキストに変換します。
- 最後に、kintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、生成されたテキストデータを議事録としてkintoneに自動で追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomのトリガー設定では、フローを起動する間隔や、対象となるミーティング主催者のメールアドレスを任意で指定することが可能です。
- 「ミーティングのレコーディング情報を取得」のアクションでは、前のトリガーで取得したアウトプット情報からミーティングIDを動的に指定できます。
- 「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」のアクションでは、前のステップで取得したダウンロードURLを指定します。
- AI機能による「音声データを文字起こしする」では、文字起こし対象のファイルの添付方法や、音声の言語を指定できます。
- kintoneの「レコードを追加する」アクションでは、レコードを追加したいkintoneアプリのIDや、文字起こししたテキストをどのフィールドに格納するかを指定します。
■注意事項
- Zoom、kinotneそれぞれとYoomのアカウント連携が必要です。
- レコーディングを実施しなかった会議の場合、エラーになるためご注意ください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Zoomミーティング後に文字起こし・要約して、Salesforceで録画URLを含む案件管理用のカスタムオブジェクトを作成する
試してみる
■概要
Zoomミーティング後の録画管理、文字起こし、要約、そしてSalesforceへの情報登録は、手間がかかる作業の一つではないでしょうか？
録画データのダウンロードからSalesforceへの入力まで多くの手作業が発生し、本来の業務時間を圧迫することもあります。
このワークフローを活用すれば、Zoomミーティング終了をトリガーに、文字起こしと要約、Salesforceへの案件情報登録までを自動化し、これらの課題解決を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでの商談や会議が多く、Salesforceで顧客情報を管理している営業担当者の方
- ミーティング後の情報整理や共有に時間がかかり、業務効率化を目指すチームリーダーの方
- 手作業による文字起こしやデータ入力の負担を減らし、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- ミーティング後の文字起こしからSalesforceへの情報登録までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮し、他の業務に注力できます。
- 手作業による文字起こしの誤字脱字や、Salesforceへの入力漏れ・間違いといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとSalesforceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」アクションを設定し、録画情報を取得します。
- 次に、Zoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」アクションで録画ファイルをダウンロードします。
- 文字起こし機能の「音声データを文字起こしする」アクションで、ダウンロードした音声ファイルからテキストを抽出します。
- 要約機能の「要約する」アクションで、文字起こしされたテキストを要約します。
- Salesforceの「カスタムオブジェクトのレコードを作成」アクションで、ミーティング情報、録画URL、要約結果などをSalesforceに登録します。
- 必要に応じて、Salesforceの「レコードを更新する」アクションで、作成したレコードにさらに情報を追加・更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomのトリガー「ミーティングが終了したら」では、対象となるミーティング主催者のメールアドレスを任意で設定してください。
- 文字起こし機能では、音声ファイルの長さに応じたアクションの選択や、読み取る音声の言語、使用するAIモデルを任意で設定してください。
- 要約機能では、入力するテキストの文字数に応じたアクションの選択や、要約対象のテキスト、出力する文字数、要約の条件、出力したい言語を任意で設定してください。
- Salesforceでカスタムオブジェクトのレコードを作成するアクションでは、対象のカスタムオブジェクトのAPI参照名、登録するレコード情報（録画URLや要約テキストを格納する項目など）、SalesforceのマイドメインURLを任意で設定してください。
- Salesforceでレコードを更新するアクションでは、更新対象のレコードを特定するための条件や、更新後のレコードの値を任意で設定してください。
■注意事項
- Zoom、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
・ミーティングが終了したら
・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため） - 詳細はこちらをご参照ください。
- 文字起こし機能・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Zoomでミーティングを文字起こし・要約してSalesforceの案件レコードに紐づける
試してみる
■概要
Zoomでのオンラインミーティング後、録画データから文字起こしを行い、内容を要約してSalesforceの案件レコードに情報を手入力する作業は、時間もかかり負担に感じることがあるのではないでしょうか。また、手作業による情報の抜け漏れや入力ミスも気になるところです。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティング終了をトリガーに、録画データの文字起こし、AIによる要約、そしてSalesforceの該当案件レコードへの情報紐付けまでを自動化し、こうした課題の解決に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- ZoomとSalesforceを日常的に利用し、ミーティング記録の管理に手間を感じている方
- ミーティング後の文字起こしや要約作成、Salesforceへの転記作業を効率化したい営業担当者の方
- 手作業による情報入力のミスを減らし、データの精度を高めたいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomミーティング後の議事録作成やSalesforceへの情報反映が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業による文字起こしの誤字脱字や、Salesforceへの情報転記ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、記録の正確性向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、YoomのマイアプリページでZoomとSalesforceのアカウントを連携させます。
- 次に、トリガーとしてZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得する」アクションを設定し、終了したミーティングの録画情報を取得します。
- 次に、Zoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロードする」アクションを設定し、音声ファイルを取得します。
- 取得した音声ファイルをAI機能の「音声データを文字起こしする」アクションで処理し、テキストデータに変換します。
- 文字起こしされたテキストデータをAI機能の「要約する」アクションで処理し、ミーティングの要点をまとめます。
- 最後に、オペレーションでSalesforceの「レコードを更新する」アクションを設定し、文字起こし結果や要約内容を該当の案件レコードなどに紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「要約する」オペレーションでは、ミーティングの文字起こし結果をどのような観点や形式で要約するか（例：決定事項のみを抽出、アクションアイテムをリスト化など）を任意に設定できます。
- Salesforceの「レコードを更新する」オペレーションでは、更新対象のオブジェクトやレコードを特定する方法、そしてどのフィールドにミーティングの文字起こし全文、要約、ミーティング日時といった情報を紐付けるかなどを、固定値または前段のオペレーションで取得した動的な値を用いて詳細に設定することが可能です。
まとめ
GaroonとZoomの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた予定登録やミーティング作成、情報共有といった一連の作業の手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーを防ぐことが可能です。
これにより、会議の準備やスケジュール調整にかかる時間を短縮し、入力ミスや連絡漏れといったトラブルを未然に防ぐことができるため、担当者はより迅速かつ正確に業務を進められ、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単にこのような業務フローを構築できるますよ。
もしGaroonとZoomの連携をはじめとする業務自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
