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「Gmailに届いた顧客からの問い合わせを、チームで使っているDiscordに毎回コピペして共有している…」
「システムからのアラートメールを見逃してしまい、Discordでの報告が遅れてしまった…」
このように、GmailとDiscord間での情報共有を手作業で行うことに手間やリスクを感じていませんか？
重要な情報だからこそ迅速かつ正確に共有したいものの、手作業ではどうしても限界があります。
もし<span class="mark-yellow">Gmailで受信した特定のメール情報を、人の手を介さずに自動でDiscordの指定チャンネルへ通知する仕組み</span>があれば情報共有の遅延や転記ミスといった課題から解放されますね。
チーム全体の対応速度を向上させながら、より重要な業務に集中する時間を創出できます。
今回ご紹介する自動化は、専門的な知識がなくても簡単に設定できる方法を使います。ぜひこの機会に導入して、日々の業務をさらに効率化させましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">GmailとDiscordを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！
GmailとDiscordのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていたメール内容の確認・転記といった作業を自動化できます。
例えば特定のアドレスからメールを受信した際、その内容を自動でDiscordチャンネルに投稿する、といったことが可能になります。
情報共有のスピードと正確性を向上させるのに役立つでしょう。
ここでは具体的な自動化例を複数ご紹介しますので、気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
顧客からの問い合わせメールを受信するたびに内容を確認し、返信案を考えてからDiscordでチームに共有する、という一連の作業は時間がかかるうえ対応の初動が遅れがちです。
このテンプレートを使えば、Gmailでのメール受信をトリガーとして<span class="mark-yellow">AIが件名や本文の内容にもとづいた回答案を自動で生成し、迅速にDiscordの指定チャンネルへ通知</span>できます。
問い合わせ対応の初動を高速化し、対応品質の均一化も図れます。
全ての問い合わせを通知するのではなく「緊急」や「クレーム」といった特定のキーワードを含む重要なメールだけを迅速にチームへ共有したい場合、手作業でのフィルタリングは手間がかかるうえ見落としのリスクも伴います。
この連携では特定の条件（件名や本文に特定のキーワードが含まれる等）に合致したメールのみをトリガーにできるため、<span class="mark-yellow">緊急性の高い問い合わせに絞ってAIが回答案を作成しDiscordに通知</span>できます。
優先度の高い案件にスピーディーに対応し、対応漏れを防ぎましょう。
それでは早速、実際にGmailとDiscordを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用してノーコードで連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はGmailで問い合わせを受信したら、AIで回答案を作成してDiscordに通知するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、更に「+新規接続」をクリックします。
右上の検索窓からGmailを検索しましょう。
この画面が表示されるので「Sign in with Google」をクリック。
メールアドレスまたは電話番号を入力し「次へ」をクリックします。
※既にGoogleアカウントを使ってマイアプリ連携したことがある場合は、そのアカウントを選択するだけでOKです。
パスワードを入力してもう一度「次へ」をクリック。
「続行」をクリックするとGmailのマイアプリ連携が完了します。
同様にDiscordを検索してください。任意のアカウント名と、取得したアクセストークンを入力し「追加」をクリックするとマイアプリ連携が完了します。
※アクセストークンにはDiscord Developer Portalから取得したBotトークンを設定しましょう。詳細な設定方法はこちら。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」のまま「次へ」をクリックします。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、まずトリガーの起動間隔をプルダウンから選択しましょう。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次にフローボットを起動するためのキーワードを設定してください。
今回は、件名の単語やフレーズでメールを検索する「subject:」という演算子を使っています。
※演算子についての詳細はこちら
最後に、連携したGmailアドレスに上記のキーワードを含むテストメールを送信しておきましょう。
今回は以下のように、件名に「問い合わせ」というワードが入ったメールを送信しました。
ここまで完了したらYoomの設定画面に戻りテストしてください。
成功したら保存しましょう。ここで取得したアウトプットの値は次のステップで活用します。
先ほどの問い合わせメールに対する回答案を生成します。
「テキストを生成」をクリックしてください。
ステップ3と同様、アクションは「テキストを生成｜500文字以内（3タスク）」のまま「次へ」をクリック。
なお、()内のタスクを消費しますので、使用プランやデータの容量によって選択してください。料金プランについて | Yoomヘルプセンター
プロンプトは予め設定されていますが、以下のように取得した値を活用して言語を入力し、テストしましょう。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報を反映できます。
成功したら保存してください。AIが回答案を生成してくれました！
生成した回答案をDiscordに通知します。「メッセージを送信」をクリックしましょう。
ステップ3・4と同様、アクションは「メッセージを送信」のまま「次へ」をクリック。
テキストボックス下部の説明を参考にチャンネルIDを入力してください。
メッセージ内容は予め設定されていますが、必要であれば直接入力する固定値と取得した値を活用してカスタマイズしてください。
※ユーザーIDを取得することでメンションも可能です。取得方法はこちら
設定が完了したらテストしてください。
※「テスト」をクリックすると設定したチャンネルに実際に投稿されます。テストの際はテスト用のチャンネルに投稿したり、事前にメンバーに通知しておくなどがおすすめです。
成功したら保存しましょう。
Gmailでの問い合わせに対する回答案がDiscordに届きました！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、Gmailで問い合わせを受信したら、AIで回答案を作成してDiscordに通知する方法でした！
今回はGmailからDiscordへデータ連携する方法をご紹介しました。逆にDiscordからGmailへデータ連携したい場合も、Yoomなら簡単に自動化できます。
下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Discordのサポートチャンネルに投稿されたユーザーからの問い合わせを担当者がGmailで受け取り、正式なメールとして対応・管理したいというケースもあるかと思います。
このテンプレートを利用すれば、Discordへの投稿をトリガーとして<span class="mark-yellow">AIが回答案を生成し、担当者のGmailへ自動で通知したり下書きを作成したり</span>できます。対応漏れを防ぎ、一貫したメールでの顧客対応が可能になるでしょう。
特定のキーワードを含むDiscord投稿のみをトリガーとして、AIが回答案を作成してGmailに通知するフローです。
Discordチャンネル上の全ての投稿ではなく「不具合報告」や「至急」といった、特定のキーワードを含む重要な投稿だけを効率的に把握したい場合に役立ちます。<span class="mark-yellow">大量のメッセージの中から重要度の高い投稿だけを抽出し、迅速かつ的確に対応できるようサポート</span>します。
Yoomでは、GmailとDiscordに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
GmailとDiscordでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したらGoogleスプレッドシートに追加したり、受信したメールの内容をChatGPTで要約してNotionに追加したりと、メール業務を自動化できます。
Googleフォームの回答内容をDiscordに通知したり、毎日Google AdsのレポートやNotionのタスク情報を取得して通知したりと、チームの情報共有を自動化できます。
GmailとDiscordの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたメール内容の確認とDiscordへの転記作業から解放されますね。これにより、<span class="mark-yellow">ヒューマンエラーを防ぎながら情報共有の速度と正確性を向上させることができるでしょう。</span>
その結果、担当者は単純作業に時間を奪われることなく、顧客への迅速なレスポンスや付加価値の高いコア業務に集中する環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化は、ハイパーオートメーションツールYoomを活用することで、プログラミングの知識がない方でも画面の指示に従って操作するだけで簡単に構築できます。
もし日々の業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録してYoomがもたらす業務効率化の世界を体験してみてください！
Q：AIを使わず、メール本文をそのまま通知できますか？
A：可能です。テキストを生成するアクションを削除し、Discordのアクション設定の「メッセージ内容」欄にGmail本文のアウトプットを設定することで原文をそのまま送信できます。
Q：Gmailの添付ファイルをDiscordに送れますか？
A：Discordのアクションを「ファイルを送信」に変えることで可能です。この場合もメッセージ付きで送信することができます。
Q：件名以外の条件（差出人やラベルなど）でメールを絞れますか？
A：以下の手順で可能です。
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