■概要
Gmailで受信したPDFファイルの内容確認やMicrosoft Teamsへの保存、手作業では時間がかかり、見落としや共有漏れも気になります。このワークフローは、Gmailで特定のラベルが付いたメールに添付されたPDFを自動でOCR処理し、その内容をMicrosoft Teamsの指定チャンネルに通知として保存します。これにより、ルーチンワークの効率化と、重要な情報の迅速な共有を実現し、業務の精度向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信するPDFの処理に多くの時間を費やしているビジネスパーソンの方
- 受信PDFの内容をMicrosoft Teamsで迅速に共有し、確認漏れを防ぎたい方
- 手作業によるPDFのOCR処理やファイル転送のミスを減らしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで受信したPDFを自動でOCRしMicrosoft Teamsへ保存するため、ファイル確認や情報転記、アップロードの手間を削減できます。
- PDFの内容確認やMicrosoft Teamsへの情報共有が自動化され、手作業による見落としや誤送信といったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 続いて、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。この際、対象とするラベルを指定します。
- そのあと、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、トリガーで取得したメールに添付されているPDFファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、OCRで読み取ったテキスト情報を含めて指定したチャネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローが新しいメールを確認する頻度（フローの起動間隔）や、どのラベルが付いたメールを処理対象とするかを任意で設定できます。
- AI機能による文字読み取りの設定では、PDFファイル全体をOCR処理するか、特定のページ範囲のみを対象とするかを選択でき、さらに特定のキーワード周辺のテキストのみを抽出するなど、抽出する情報の範囲を細かく調整可能です。
- Microsoft Teamsへの通知設定では、メッセージを送信するチームIDやチャネルIDを具体的に指定できます。また、通知メッセージの内容は固定テキストだけでなく、OCRで読み取ったテキスト情報（アウトプット）を動的に組み込むなど、柔軟にカスタマイズできます。
■注意事項
- Gmail、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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