■概要
名刺交換後の情報入力は、重要な顧客接点である一方、手作業での入力は時間がかかり、入力ミスが発生しやすい業務ではないでしょうか。特に、外出先やイベント後など、多くの名刺情報をまとめて処理する際には大きな負担となりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した名刺の画像ファイルを自動でOCRが読み取り、Salesforceに取引先責任者として登録するため、こうした課題を解消し、顧客情報の管理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GmailとSalesforceを利用し、交換した名刺情報の入力に手間を感じている営業担当者の方
- 手作業によるデータ入力のミスをなくし、顧客情報の正確性を高めたいと考えている方
- 名刺情報のデータ化を迅速に行い、スピーディーな営業アプローチを実現したいチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailに名刺画像が添付されたメールを転送するだけで、Salesforceへの登録が自動で完了するため、データ入力にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による転記が不要になるため、会社名や氏名などの入力間違いや漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、顧客データの精度向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとSalesforceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」フローが起動するように設定します。
- 続いて、オペレーションの分岐機能で、メールにファイルが添付されている場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、添付された名刺画像から会社名や氏名、連絡先などのテキスト情報を読み取ります。
- 読み取った情報をもとに、オペレーションでSalesforceの「取引先責任者として登録」アクションを設定します。
- 最後に、元の名刺画像をSalesforceにアップロードし、先ほど作成した取引先責任者レコードに紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、ご自身の運用に合わせて、ワークフローを起動させるメールのラベルを任意で指定できます。
- OCR機能では、名刺画像から読み取りたい項目（会社名、部署、役職など）を必要に応じてカスタマイズすることが可能です。
- Salesforceへの登録アクションでは、どの項目にOCRで読み取ったどの値を割り当てるか自由に設定でき、固定の値を入力することもできます。
■注意事項
- Gmail、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上、SalesforceおよびAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。その他のプランでは設定したフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
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