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「Gmailで受信したお客様の情報を、都度Googleコンタクトに手で入力している…」
「署名欄から会社名や名前をコピー＆ペーストするのが面倒で、ミスも心配…」
このように、GmailとGoogleコンタクト間での手作業による情報連携に、非効率さやストレスを感じていませんか？
こうした定型的ながらも重要な作業に時間を取られ、本来の業務に集中できなくなることも少なくありません…
もし、<span class="mark-yellow">Gmailで受け取ったメールをもとに、Googleコンタクトに連絡先を自動作成する仕組み</span>があれば、入力ミスや登録漏れのリスクを防げます。
これにより、価値の高い業務に集中できる時間を確保することができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して日々のルーティンワークを効率化させましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">GmailとGoogleコンタクトを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！
GmailとGoogleコンタクトのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた連絡先の登録作業を自動化できます！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにGmailとGoogleコンタクトの連携を実際に体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
Gmailで受信したメールから、会社名、担当者名、メールアドレスなどの情報を抽出し、Googleコンタクトに連絡先を自動作成します。
<span class="mark-yellow">手作業による転記ミスや登録漏れを防ぎ、最新の連絡先情報を維持</span>できます。
「新規問い合わせ」や「セミナー申込」など、設定した条件に合致するメールを受信した際に、Googleコンタクトに連絡先を自動作成します。
<span class="mark-yellow">重要なリード情報を漏れなく迅速に反映し、営業活動や顧客管理の質を向上</span>させます。
それでは、さっそく実際にGmailとGoogleコンタクトを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGmailとGoogleコンタクトの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は、Gmailで受信したメールから情報を抽出してGoogleコンタクトに連絡先を作成するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
まずYoomにログインし画面左側にある「マイアプリ」をクリックします。
「+新規接続」をクリックしたあと、アプリの一覧が表示されるのでGmailと検索してください。
Gmailを選択すると下記の画面が表示されるので「Sign in with Google」をクリックします。
メールアドレスまたは電話番号を入力し「次へ」をクリックします。
※既にGoogleアカウントを使ってマイアプリ連携したことがある場合は、そのアカウントを選択するだけでOKです。
パスワードを入力してもう一度「次へ」をクリックします。
Yoomがアクセスできる情報をチェックボックスから選択し「続行」をクリックします。
これでGmailとYoomの連携完了です！
Gmailと同じ手順でGoogleコンタクトを検索します。
選択すると下記の画面が表示されるので「Sign in with Google」をクリックします。
メールアドレスまたは電話番号を入力し「次へ」をクリックします。
パスワードを入力してもう一度「次へ」をクリックします。
内容を確認して「続行」をクリックします。
これでGmailとYoomの連携完了です！
Yoomにログインし、下記バナーの「試してみる」をクリックしてください。
コピーすると下記画像のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう。
「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリックします。
クリックすると以下の画面に移ります。
アカウント情報と書かれた項目にはステップ1でマイアプリ連携した際の情報が記載されています。
トリガーアクションは「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」のままで次に進みましょう！
Gmailを受信したあと、何分後にこのトリガーを起動させるか設定します。
編集欄をクリックし、5分、10分、15分、30分、60分から任意で選択してください。
ご利用プランにより設定できる最短の間隔が異なるため、ご注意ください。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
※料金プランはこちらからご確認いただけます。
次に、Googleコンタクトに連絡先を追加するためのトリガーとなる特定のキーワードを入力します。
テキストボックス下部の説明に従って、検索演算子を使用することも可能です。
今回は「お問い合わせ」のメールを受信した際に、連絡先を自動で追加するという設定で進めていきます！
そのため、「subject:」演算子を使い、キーワード「お問い合わせ」と入力します。
※検索演算子について詳しくはこちらをご参照ください。
ここまでの設定が完了したらGmailに特定のキーワードを含んだメッセージを送信します。
今回は下記のように送信してみました！ぜひ参考にしてみてくださいね！
Yoomの画面に戻り「テスト」を実行します。
テストに成功すると、取得した値の各項目の横に先ほど送信したGmailの詳細情報が表示されます。
表示されたら「保存する」をクリックしてください。
Gmailからデータを抽出する設定を行います。
「テキストからデータを抽出する」をクリックします。
運用に合わせて変換タイプを選択し「次へ」をクリックします。
対象のテキストを選択します。
編集欄をクリックし、取得した値の「特定のキーワードに一致するメール」から本文を選んでください。
抽出したい項目には、Gmailから抽出したい項目を入力してください。
入力したら、テストをクリックします。今回は、下記のように入力しました。
指示内容を任意で入力します。
特になければ未入力のままでOKです！
ここまでの入力が完了したらテストを実行します。
テストに成功すると、Gmailから抽出した項目が表示されるので「保存する」をクリックします。
最後に、Googleコンタクトに連絡先を作成するための設定を行います。「連絡先を作成」をクリックします。
クリックすると以下の画面に移ります。
Gmailのときと同様ステップ1で設定したアカウント情報が記載されているはずです。
トリガーアクションは「連絡先を作成」のままで次に進みましょう！
各項目に対応する情報を選択していきます。
氏名はテンプレートで既に選択されています。
ミドルネームなど、追加で入力したい情報があれば入力してください。
氏名以降は、編集欄をクリックし「テキストからデータを抽出する」から該当する項目を選択していきます。
下記のイメージです！
※入力が不要な項目は空欄のままでOKです！
その他、チェックボックスから選択できる箇所もあります。
必要な情報を入力しましょう！
必要な情報の入力が完了したら「テスト」をクリックします。
テストに成功したら「保存する」をクリックしてください。
Googleコンタクトに連絡先が追加されました！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
実際にフローボットを起動して、Gmailに特定のキーワード含むメールを送信し、Googleコンタクトに新しい連絡先が作成されるか確認してみてくださいね！
今回はGmailからGoogleコンタクトへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGoogleコンタクトからGmailへのデータ連携を実施したい場合もあるかと思います。
その際は、下記のテンプレートも併せてご利用くださいね！
Googleコンタクトに新しいコンタクトが追加されると、担当者や関係者にGmailで自動通知可能です。
<span class="mark-yellow">チーム内での新規顧客情報の共有が迅速化し、フォローアップ漏れを防止</span>できます。
特定のラベルや会社ドメインを持つコンタクトが追加されると、設定した条件に基づいてGmailで通知を送ります。
<span class="mark-yellow">重要なコンタクトの追加をスピーディーに関係者に通知し、優先的な対応を促進</span>できますよ！
今回ご紹介した連携以外にも、GmailやGoogleコンタクトを活用することで、連絡先の管理やタスク作成、社内通知などの業務をスムーズに進められます。
受信したメールを起点に、他のアプリへの連携や情報登録を自動化することで、手作業の削減と迅速な対応が可能になりますよ！
Gmailでの受信メールを起点にOCRやAIを活用してSalesforceやAsanaなどに情報を連携することが可能です。
内容に応じたタスク追加・通知・議事録作成などが自動で行え、対応漏れや入力ミスを防ぐのに役立ちます！
Googleコンタクトのコンタクト作成をトリガーに、SlackやHubSpot、Google スプレッドシートへと情報を自動連携可能です。
さらに、他システムのデータを基にGoogleコンタクトも同期できるため、手動転記の手間が省けます！
GmailとGoogleコンタクトの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたメールからの情報転記や連絡先登録の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐ</span>ことができます。
これにより、営業担当者やカスタマーサポートは、常に最新で正確な顧客情報に迅速にアクセスできます。
質の高いコミュニケーションを実現することで、コア業務に集中できる環境が整うはずです。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで簡単に構築できます。
もし日々の業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
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