■概要
Gmailで受け取ったお問い合わせや注文に関するメールを、一件ずつ手作業でSquareの顧客リストに登録する作業に手間を感じていませんか。この手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れの原因にもなり得ます。
このワークフローは、特定の条件に合致するメールをGmailで受信した際に、その内容から自動でSquareに顧客情報を作成するものであり、こうした課題の解決に繋がります。GmailとSquareを連携させることで、顧客管理の初動を自動化し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受けた情報を基に、Squareで顧客管理を手作業で行っている方
- 手作業による顧客情報の転記ミスや、登録漏れといったヒューマンエラーを防止したい方
- GmailとSquareを連携させて、顧客対応のスピードを向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール受信をトリガーにSquareへの顧客登録が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮できます
- システムが情報を正確に転記するため、手作業で発生しがちな入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとSquareをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメッセージを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールの内容などに応じて後続の処理を分岐させます
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメール本文から顧客名や連絡先などの情報を抽出します
- 最後に、オペレーションでSquareの「顧客情報を登録」アクションを設定し、抽出したデータを基に新しい顧客情報を登録します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションでは、受信したメール本文から抽出したい項目（例：氏名、会社名、電話番号など）を任意で設定できます
- Squareの「顧客情報を登録」アクションでは、登録したい項目に対して、前段のAI機能で抽出した値を割り当てたり、固定のテキストを追加したりするなど柔軟な設定が可能です
■注意事項
- GmailとSquareのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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