■概要
Gmailに届く請求書や契約書などの添付ファイルを、都度手作業で確認しGoogle Driveに保存する業務に手間を感じていませんか?
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、添付ファイルを自動でOCRが読み取り、内容に応じたフォルダへ自動で保存できます。
これにより、反復的なファイル管理業務の負担を減らすことができ、より重要な業務へ集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailに届く添付ファイルの手動保存や管理に課題を感じている方
- 請求書や注文書などの書類を扱う際の、ヒューマンエラーを未然に防ぎたい方
- OCR機能を活用した業務効率化に関心があり、具体的な方法を探している方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信をきっかけにファイル保存までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 自動で処理が実行されることで、ファイルの保存漏れや誤ったフォルダへの格納といったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- オペレーションでOCR機能を設定し、メールに添付された画像やPDFファイルから文字情報を読み取ります。
- AI機能を活用し、読み取った情報からファイル名を生成したり、テキストを要約したりします。
- 分岐機能を設定し、読み取ったテキスト内のキーワードなど、特定の条件に応じてその後の処理を振り分けます。
- 分岐した処理の先にGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションをそれぞれ設定し、ファイルを適切なフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローを起動する条件を柔軟にカスタマイズできます。
- 特定の送信元メールアドレスや、件名・本文に含まれるキーワード（例：「請求書」「注文書」など）を指定することで、必要なメールのみを対象に自動化を実行できます。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- 「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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