Gmailの添付ファイルをOCRで読み取り、Google Driveに自動保存する

■概要

Gmailに届く請求書や契約書などの添付ファイルを、都度手作業で確認しGoogle Driveに保存する業務に手間を感じていませんか?

このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、添付ファイルを自動でOCRが読み取り、内容に応じたフォルダへ自動で保存できます。

これにより、反復的なファイル管理業務の負担を減らすことができ、より重要な業務へ集中できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailに届く添付ファイルの手動保存や管理に課題を感じている方
• 請求書や注文書などの書類を扱う際の、ヒューマンエラーを未然に防ぎたい方
• OCR機能を活用した業務効率化に関心があり、具体的な方法を探している方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailの受信をきっかけにファイル保存までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 自動で処理が実行されることで、ファイルの保存漏れや誤ったフォルダへの格納といったヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. オペレーションでOCR機能を設定し、メールに添付された画像やPDFファイルから文字情報を読み取ります。
4. AI機能を活用し、読み取った情報からファイル名を生成したり、テキストを要約したりします。
5. 分岐機能を設定し、読み取ったテキスト内のキーワードなど、特定の条件に応じてその後の処理を振り分けます。
6. 分岐した処理の先にGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションをそれぞれ設定し、ファイルを適切なフォルダに保存します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、フローを起動する条件を柔軟にカスタマイズできます。
• 特定の送信元メールアドレスや、件名・本文に含まれるキーワード（例：「請求書」「注文書」など）を指定することで、必要なメールのみを対象に自動化を実行できます。

■注意事項

• Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。

• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• 「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。

• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。