Gmailで特定ラベルのメールを受信したら、Google Workspaceで新規ユーザーを追加する

■概要

Google Workspaceを利用する中で、新しいユーザー追加の依頼をGmailで受け、都度手作業で対応していることはないでしょうか。この作業は定期的でありながら、入力項目が多く手間がかかるうえ、ミスの原因にもなりかねません。
このワークフローは、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信するだけで、AIが内容を読み取りGoogle Workspaceへ自動で新規ユーザーを追加するため、こうした課題を円滑に解決します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Workspaceの管理を担当し、Gmail経由でのユーザー追加作業を効率化したい方
• 人事部門などで入社手続きに関わり、アカウント発行業務の自動化を検討している方
• 手作業でのアカウント発行による、設定ミスや対応漏れなどのリスクをなくしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでの受信を起点にGoogle Workspaceへのユーザー追加が自動化され、手作業の時間を削減できます
• 手動での情報転記が不要になるため、氏名やメールアドレスの入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎます

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle WorkspaceをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します
3. 続いて、オペレーションのAI機能で「テキストからデータを抽出する」を選択し、受信メールから氏名などの情報を抽出します
4. 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「新規ユーザーを追加」を設定し、抽出したデータを活用してユーザーを作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、処理を開始したいメールに付与するラベルを任意で設定してください
• AIによるデータ抽出では、メール本文から氏名や連絡先など、Google Workspaceへの登録に必要な情報を自由に指定して抽出できます
• Google Workspaceへのユーザー追加時、氏名やメールアドレスのほか、所属部署や役職、電話番号などを固定値で設定したり、メールから抽出した情報を変数として埋め込んだりすることが可能です

■注意事項

• Gmail、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
• Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。