■概要
Gmailに届くお問い合わせや資料請求のメールを、都度Zoho CRMへ手入力していませんか。この定型的な作業は時間を要するだけでなく、コピー＆ペーストのミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をきっかけに、Zoho CRMへ連絡先情報を自動で作成できます。手作業によるデータ登録の手間を省き、顧客管理の初動を効率化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- GmailとZoho CRMを併用し、手作業での顧客情報登録に手間を感じている営業担当者の方
- Zoho CRMへのデータ入力の正確性を高め、リード管理の質を向上させたいチームリーダーの方
- 日々の定型業務を自動化し、より重要な戦略的業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで特定のメールを受信するだけでZoho CRMへ自動で連絡先が作成されるため、これまでデータ入力に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのデータ転記作業がなくなることで、情報の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データ精度の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとZoho CRMをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでテキスト抽出機能を使い、受信したメール本文から氏名やメールアドレスといった連絡先情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでZoho CRMの「連絡先を作成」アクションを設定し、抽出した情報をもとに新しい連絡先を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動させたいメールの件名や本文に含まれるキーワード（例：「お問い合わせ」）を任意で設定してください。
- テキスト抽出機能では、メール本文のどの部分から情報を抽出するかを正規表現などを用いて設定し、ご自身のメールフォーマットに合わせてください。
- Zoho CRMをYoomへ連携する際は、ご利用の環境に合わせてZohoドメイン（.jp、.com、.euなど）を正しく設定してください。
■注意事項
- Gmail、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
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