■概要
Gmailで受信したお問い合わせや資料請求のメールを、都度Zoho CRMへ手作業で入力していませんか？こうした転記作業は時間がかかる上に、入力ミスや対応漏れが発生する原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、GmailとZoho CRMを連携させ、特定のメールを受信した際にZoho CRMへ自動で連絡先を作成できます。これにより、顧客対応の初動を早め、正確なデータ管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受けた問い合わせをZoho CRMに手入力しており、作業を効率化したい方
- GmailとZoho CRMの連携を自動化し、迅速な顧客対応を実現したい営業担当者の方
- 手作業による連絡先の登録漏れや入力ミスを防ぎたいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール受信からZoho CRMへの連絡先作成までが自動化され、手作業での転記に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業による情報の入力漏れや転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、データ精度の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとZoho CRMをYoomと連携します。
- トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定して、自動化の起点としたいメールの条件を指定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、受信したメールの内容に応じて後続の処理を分岐させます。
- 続いて、オペレーションでテキスト抽出機能を設定し、メールの本文からZoho CRMに登録したい氏名や会社名などの情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでZoho CRMの「連絡先を作成」アクションを設定し、抽出した情報をマッピングして連絡先を作成します。
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、メールの件名や本文に含まれる特定のキーワードなど、任意の条件を設定して処理をコントロールすることが可能です。
- Zoho CRMとの連携設定を行う際、お使いの環境に合わせて任意のZohoドメイン（.com、.jpなど）を設定してください。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
- Gmail、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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