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「Googleカレンダーで新しい予定を作成するたびに、Google Driveに関連フォルダを手動で作成している…」
「会議やプロジェクトごとに資料をまとめるフォルダを作るのが地味に面倒で、命名規則もバラバラになりがち…」
このように、GoogleカレンダーとGoogle Driveを連携させる際の手作業に、非効率やストレスを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Googleカレンダーに予定を登録するだけで、関連するフォルダがGoogle Driveに自動で作成される仕組み</span>があれば、こうした定型業務から解放され、資料準備の時間を短縮し、より重要なタスクに集中できる時間を生み出すことができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定でき、日々の業務を格段に効率化できるので、ぜひこの機会に導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">GoogleカレンダーとGoogle Driveを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
GoogleカレンダーとGoogle DriveのAPIを連携すれば、手動で行っていたカレンダー情報に基づくフォルダ作成などの作業を完全に自動化できます。
これにより、会議や商談の準備がスムーズになり、情報の整理も効率的に行えるようになります。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、ご自身の業務に近いものや、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Googleカレンダーに新しい予定が登録されたタイミングで、その予定名に基づいたフォルダをGoogle Driveの指定した場所に自動で作成します。
このフローは、<span class="mark-yellow">会議やプロジェクトごとのフォルダ作成の手間を完全に無くし、命名規則を統一できる</span>ため、資料の管理が非常に楽になります。
Googleカレンダーに作成された予定のタイトルや内容をAIが判断し、「商談」「社内会議」「イベント」といったカテゴリごとに分類した上で、Google Drive内の適切な親フォルダに新しいフォルダを自動で作成します。
この連携は、<span class="mark-yellow">手動でのフォルダ整理や分類作業から解放され、より高度な情報管理を自動で実現できる</span>ため、検索性も向上します。
それでは、さっそく実際にGoogleカレンダーとGoogle Driveを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGoogleカレンダーとGoogle Driveの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Googleカレンダーで予定が作成されたら、Google Driveにフォルダを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ステップ1：GoogleカレンダーとGoogle Driveをマイアプリ連携
事前準備
テスト用にGoogleカレンダーに予定を追加しておきます。予定が追加されるとGoogle Driveにフォルダが追加される流れです。
はじめに、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Googleカレンダーの場合
マイアプリから「新規接続」を押した後、Googleカレンダーを検索し、クリックしてください。
「Sign in with Google」をクリックします。
Googleアカウントでログインします。
以下のように表示されたら「次へ」をクリックします。
Googleアカウントへのアクセス権限を全て許可して「続行」をクリックします。
これでGoogleカレンダーのマイアプリ登録は完了です。
Google Driveの場合
同様にマイアプリから「新規接続」を押した後、Google Driveを検索し、選択してください。
「Sign in with Google」をクリックし、Googleカレンダーと同様に設定します。
これでGoogle Driveのマイアプリ登録は完了です。
ここからフローを作成していきます！
あらかじめ用意されているフロー「テンプレート」を使えば、簡単に設定が可能です。
まずはテンプレートをコピーしましょう。
Yoomにログイン後、下のバナーから「試してみる」をクリックしてください。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに追加されます。マイプロジェクトは左のメニューバーから確認できます。
はじめに1つ目の工程をクリックします。
ここではGoogleカレンダーに予定が作成されたらフローボットが起動する設定を行います。
この画面では、以下の項目がすでに設定されているため「次へ」をクリックして進みましょう。
トリガーの起動間隔
フローの起動間隔を選択します。
ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なります。最短は5分間隔で起動できます。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
カレンダーIDのフィールドをクリックし、連携するカレンダーIDを選択してください。
以下のように入力が完了したら「テスト」をクリックします。
テストに成功すると以下のように表示され、取得した値が出力されます。
取得した値についてはこちらの記事も参考にしてください。
確認し「保存する」をクリックしましょう。
次に2つ目の工程をクリックします。
前項で取得した値から、Google Driveでフォルダを作成する設定を行います。
先ほどと同様に、必要な項目はすでに設定されているため、内容を確認してそのまま「次へ」をクリックしましょう。
フォルダ名には、前項で取得した値から「予定のタイトル」を選択しましょう。
以下のように取得した値を設定することで、フォルダ名が固定化されず、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映されます。
作成先のフォルダIDを選択します。
入植が完了したら「テスト」をクリックしてください。
テストに成功したら以下のように表示され、Google Driveにフォルダが作成されます。
確認し「保存する」をクリックしましょう。
すべての設定が完了すると、以下のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動しましょう。
これですべての設定が完了しました！
Googleカレンダーで予定が作成されたら、Google Driveにフォルダを作成する方法は以上です。
今回はGoogleカレンダーからGoogle Driveへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGoogle DriveでのアクションをきっかけにGoogleカレンダーへ情報を連携することも可能です。
ご自身の業務に合わせて、下記のテンプレートもぜひご活用ください。
特定のGoogle Driveフォルダに契約書や請求書などのファイルがアップロードされたことをトリガーに、ファイル名から情報を抽出し、対応期限などを記載した予定をGoogleカレンダーに自動で作成します。
この仕組みにより、<span class="mark-yellow">重要なファイルの処理漏れや対応忘れを防ぎ、タスク管理を徹底する</span>ことができます。
Google Driveにアップロードされた議事録などのドキュメントをAIが読み取り、内容を要約した上で、次のアクションアイテムやフォローアップ会議の日程をGoogleカレンダーに予定として自動登録します。
この高度な連携を活用することで、<span class="mark-yellow">会議後の情報整理やタスク設定の手間を大幅に削減し、プロジェクトの進行をスムーズに</span>します。
Yoomでは、GoogleカレンダーとGoogle Driveに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
GoogleカレンダーとGoogle Driveでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
Salesforceに商談が登録されたらGoogleカレンダーに予定を登録したり、Googleフォームの回答をもとにGoogleカレンダーに予定を追加したりと、スケジュール管理を自動化できます。
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Google Driveにファイルがアップロードされたら、OCRで内容を読み取ってAirtableやGoogleスプレッドシートに追加したり、Trelloにカードを作成したりと、ファイル管理と情報連携を自動化できます。
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GoogleカレンダーとGoogle Driveの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた予定作成に伴うフォルダ作成や資料準備といった一連の作業をなくし、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は面倒な事務作業から解放され、本来注力すべき商談の準備やプロジェクトの計画など、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できますので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：フォルダ名を「日付＋予定名」のようにカスタマイズできますか？
A：可能です。日付はフォルダ名をつける工程で、「日付」のタブから選択してください。
Q：作成先のフォルダを個人のマイドライブではなく「共有ドライブ」に指定できますか？
A：可能です。業務でお使いの共有ドライブを連携してお使いいただけます。
Q：連携がうまくいかなかった場合、エラーに気づく方法はありますか？
A：連携がうまくいかない場合、設定時の不備やアプリ接続の認証切れなどが原因として考えられます。
詳しい設定方法については、以下のヘルプページをご確認ください。
エラー時の対応方法について
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