■概要
Google Driveに格納された請求書や申込書の内容を、一つひとつ手作業でTrelloのカードに転記していませんか？この定型的な作業は時間がかかる上に、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローは、特定のGoogle Driveフォルダにファイルが追加されると、OCR機能が自動でファイル内の文字情報を読み取り、その内容をもとにTrelloへカードを作成します。trelloとgoogle drive間の面倒な手作業をなくし、タスク管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveとTrelloを連携させ、手動での情報転記作業を自動化したいと考えている方
- Google Driveで管理する帳票の内容を、抜け漏れなくTrelloでタスク化したいチームの担当者の方
- trelloとgoogle driveを用いた業務フローにおいて、ヒューマンエラーを減らし生産性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveへのファイル格納を起点に、OCRでの読取りからTrelloのカード作成までが自動処理されるため、手作業による転記業務の時間を削減できます。
- 手動でのデータ入力が不要になることで、転記ミスやタスクの作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとTrelloをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを処理対象としてダウンロードします。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFかた文字を読み取る」を選択し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでTrelloの「カードを作成する」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報をカードのタイトルや説明文に反映させます。
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクションでは、読み取りたいファイルの中からどの項目（例：会社名、金額、日付など）を抽出するかを任意で設定できます。
- Trelloでカードを作成するアクションでは、タイトルや説明欄に前段のオペレーションで取得した情報を埋め込んだり、担当者やラベルなどを固定値として設定したりできます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
- Google Drive、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
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