Google Driveで特定条件に合うファイルが格納されたら、OCRで読み取りCodaに行を追加する

■概要

Google Driveに格納した請求書などのファイルを、都度Codaのテーブルに手作業で転記していませんか？ファイルの種類を判別し、必要な情報だけを抜き出す作業は手間がかかるだけでなく、ミスの原因にもなり得ます。このワークフローは、CodaとGoogle Driveの連携を自動化し、Google Driveの特定フォルダにファイルが格納されるだけで、内容をOCRで読み取り、Codaのテーブルへ自動で行を追加するため、こうした手作業による転記作業から解放されます。

■このテンプレートをおすすめする方

• CodaとGoogle Driveを日常的に利用し、手作業でのデータ連携に手間を感じている方
• Google Driveに保存した請求書などのファイル情報を、Codaで一元的に管理したい方
• CodaとGoogle Drive間の定型的な情報連携を自動化し、日々の業務を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveへのファイル格納を起点にCodaへの行追加が自動で実行されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による情報の転記がなくなることで、入力内容の間違いや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとCodaをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイル名など特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むように設定します。
4. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、条件に合致したファイルをダウンロードします。
5. その後、オペレーションでAI機能の「OCRで文字を抽出」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキストデータを抽出します。
6. 最後に、オペレーションでCodaの「テーブルに行を追加」を設定し、抽出したデータをCodaのテーブルに自動で追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、自動化の対象とするファイルの条件を任意に設定してください。例えば、ファイル名に「請求書」というキーワードが含まれる場合のみ処理を実行する、といった設定が可能です。
• Codaに行を追加する際に、OCR機能で抽出したどのテキスト情報を、Codaテーブルのどの列に追加するかを任意に設定してください。

■注意事項‍

• Google DriveとCodaのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上、OCRのオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご覧ください。